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4. Le texte de la politique

4.1 La politique de conservation fera l'objet d'un document détaillé exposant un certain nombre de directives à appliquer en fonction des besoins. Y seront notamment décrits:

  1. les mesures de prévention destinées à ralentir la détérioration des documents;
  2. les opérations de routine nécessaires pour assurer la propreté et la protection des documents et en prolonger l'existence;
  3. les programmes de formation du personnel et des usagers conçus pour les encourager à manier et transporter les documents avec toutes les précautions nécessaires;
  4. les mesures de sécurité et les plans d'intervention et de sauvetage en cas de sinistres;
  5. les mesures de protection consistant, par exemple, à placer les documents dans des cartons, à les relier ou à les envelopper, de façon à en limiter l'usure;
  6. un programme de remplacement des originaux de valeur ou d'une très grande fragilité par des copies, microformes par exemple;
  7. les traitements à appliquer aux originaux endommagés en vue de les restaurer;
  8. des tableaux d'élimination des documents ayant perdu toute utilité;
  9. les procédures à suivre pour la reproduction des originaux;
  10. les conditions dans lesquelles les documents peuvent être exposés, à l'intérieur de l'établissement ou à l'extérieur, en cas de prêt.

4.2 Les mesures préventives

4.2.1 L'environnement matériel dans lequel les documents sont entreposés influe sensiblement sur leur longévité. Les conditions ambiantes, et notamment la température, l'humidité, l'éclairage et la pollution atmosphérique, peuvent altérer les matériaux organiques dont sont faits les documents de bibliothèque et d'archives.

4.2.2 Le but de la politique de conservation doit être d'assurer aux documents les meilleures conditions possibles d'entreposage, d'exploitation et d'exposition, autant de choses qui dépendent des moyens financiers, magasins et espaces disponibles ainsi que du climat local.

4.2.3 Une des conditions fondamentale de bonne conservation des documents de bibliothèques et d'archives est la stabilité des conditions atmosphériques dont toute variation importante, en particulier de la température et de l'humidité, doit être évitée. Il ne doit pas y avoir de différence sensible entre le jour et la nuit ou entre l'atmosphère des espaces de stockage et des salles de lecture. La température doit rester en permanence comprise entre 16°C et 21°C et l'humidité relative entre 40 % et 60 %. On installera des thermomètres et des hygromètres afin de mesurer ces variables et de les maintenir dans des limites acceptables.

4.2.4 Même s'il est souhaitable de prévoir des dispositifs de régulation, tels qu'un système de climatisation, certaines mesures élémentaires donnent d'excellents résultats dès lors que le personnel les applique correctement et avec régularité. On peut ainsi se servir des fenêtres et de ventilateurs pour assurer une circulation convenable de l'air, de matériaux isolants pour réguler la température, de stores pour atténuer la lumière ou de déshumidificateurs pour assainir les endroits où règne une forte humidité.

4.2.5 Dans les régions où la poussière et la saleté sont particulièrement envahissantes, fenêtres et portes doivent fermer hermétiquement, sans qu'aucun interstice ne laisse passer l'air dans un sens ou dans l'autre. Si nécessaire, on prendra la précaution supplémentaire de poser des joints d'étanchéité.

4.2.6 La lumière, et plus spécialement le rayonnement ultraviolet, peuvent causer des dégâts particulièrement importants aux documents. Il est impensable de réguler la quantité de lumière à laquelle ces documents sont exposés. Les magasins doivent demeurer dans l'obscurité et les sources d'éclairage utilisées par le personnel seront éteintes sitôt les recherches terminées. Par ailleurs, il ne faut pas oublier que la plupart des sources lumineuses dégagent aussi de la chaleur et que la température s'élève par conséquent dans leur voisinage.

4.2.7 On aura recours à des photomètres pour mesurer la quantité de lumière naturelle (lumière solaire) ou artificielle tombant sur les documents. Les fenêtres seront munies de stores et les lampes fluorescentes de filtres destinés à en réduire la luminosité et la chaleur. Les sources lumineuses émettant des rayons ultraviolets d'une intensité supérieure à 75 microwatts par lumen seront équipées de filtres. L'éclairage des salles de lecture doit être suffisant pour ne pas fatiguer les yeux tout en restant modéré, et les documents présentés dans les salles d'exposition ne pas être soumis à un éclairement de plus de 50 lux.

4.3 L'entretien

4.3.1 L'observation de règles simples concernant le nettoyage des magasins et l'entretien des documents permet d'améliorer considérablement les conditions de milieu et de prolonger la durée de vie des ouvrages. La politique de conservation doit préciser la fréquence et la nature des opérations de nettoyage convenant dans chaque cas.

4.3.2 Il importe de nettoyer régulièrement les espaces de stockage afin de lutter contre la saleté sous toutes ses formes et d'éliminer la poussière et les déchets organiques qui favorisent les moisissures et les attaques d'insectes et de rongeurs. On tiendra compte, dans les instructions données à ce propos, des dégâts que risquent de causer appareils et produits de nettoyage. On indiquera les précautions à prendre - par exemple ranger les détachants liquides hors des magasins; ne jamais vider ou remplir un récipient à proximité d'un document. Pour éviter que les livres rangés au bas des rayonnages ne soient éraflés et endommagés au cours des opérations de nettoyage, on peut fixer une hauteur minimale de rangement ou proscrire l'utilisation de l'étagère la plus basse.

4.3.3 Le nettoyage des documents doit être effectué par des personnes qualifiées et étroitement encadrées. Si l'on dispose d'un personnel ayant la formation voulue, on peut également lui confier le soin d'astiquer les reliures en cuir et d'effectuer de menus travaux de réparation, comme la remise en place des pages détachées, la restauration des pages déchirées ou la fixation des plats arrachés.

4.3.4 Le contrôle de l'état matériel des différents documents relève de la responsabilité commune de tous les personnels ayant accès aux collections. Chacun doit avoir appris à reconnaître les problèmes existants ou potentiels et à y remédier. En pratique, on ne contrôle guère les ouvrages qu'au moment de les ranger ou de les communiquer aux lecteurs. Cela ne suffit pas. Il est nécessaire d'organiser un contrôle systématique de l'ensemble des documents présents dans les rayons, afin que toute dégradation soit signalée et que les pièces concernées soient envoyées au laboratoire pour y subir un traitement approprié. Les vérifications de ce type peuvent être faites à l'occasion d'une inspection générale effectuée dans le cadre des mesures de sécurité.

4.4 Les programmes de formation

4.4.1 Si les conditions dans lesquelles les documents sont placés ou exposés peuvent être à l'origine de dégâts importants, le danger est plus grand encore lorsque ces documents se trouvent entre les mains du personnel ou des lecteurs. En les manipulant sans précaution ou de façon désinvolte, ces derniers risquent de leur infliger de graves dommages matériels, parfois par ignorance plus que par malveillance.

4.4.2 On doit donc leur faire prendre conscience de la fragilité des documents qui leur sont confiés, d'une part, en leur proposant une formation en règle et, d'autre part, en formulant à leur intention des consignes ou des instructions simples. Il importe non seulement d'indiquer les précautions et les règles à observer lors de la manipulation des documents, mais encore de s'assurer que les conditions de travail du personnel lui permettent de s'y conformer.

4.4.3 On montrera aux employés comment procéder pour sortir les documents des rayons ou les y réintégrer, et on leur conseillera d'éviter d'en transporter un trop grand nombre à la fois et d'en déposer dans des endroits où ils seraient exposés à des dégradations. Les agents doivent disposer d'espaces de travail suffisants et de bancs ou de tables sur lesquels les documents seront en sécurité; ainsi, ils n'auront pas la tentation de les poser sur le plancher, des échelles, des chaises ou toute autre surface où des accidents sont vite arrivés. Les chariots et autres appareils de manutention doivent être judicieusement conçus de façon à ne faire courir aucun risque aux documents acheminés. Par-dessus tout, des stages de formation réguliers doivent faire prendre conscience au personnel du rôle qui est le sien dans la préservation et la protection des documents placés sous sa responsabilité.

4.4.4 S'il ne faut pas trop attendre des lecteurs qu'ils se plient à la même discipline que le personnel, aucun effort ne doit être épargné pour les responsabiliser et créer un climat d'étude fondé sur la rigueur. L'éducation du public suppose à la fois la rédaction des consignes écrites et la mise en oeuvre d'un dispositif de surveillance. Certaines "règles" vont de soi et sont généralement bien acceptées: par exemple, défense d'écrire sur les livres ou de consommer des boissons dans la salle de lecture ou de consultation. Mais de nombreux lecteurs ne comprennent pas pourquoi il leur est interdit d'empiler les livres sur le plancher ou de s'appuyer sur le texte qu'ils sont en train de consulter. Il faut donc tenir compte de ce type de problème et inscrire dans la politique de conservation des programmes de sensibilisation des lecteurs, tout en s'efforçant de réduire ou supprimer le maximum de risques.

4.4.5 On offrira aux lecteurs les conditions de travail voulues pour qu'ils puissent consulter les documents sans risquer de les endommager. Lorsque cette consultation nécessite des appuis-livres ou que des documents doivent être étudiés de près à l'aide de loupes et de lampes, le matériel requis doit pouvoir être immédiatement fourni, être propre et accompagné d'instructions adéquates. Si l'on exige des usagers qu'ils se lavent les mains ou enfilent des gants de coton avant de manipuler les documents, il faut les en informer clairement et mettre à leur disposition des lavabos et/ou des gants. Lorsque le règlement précise que seuls les crayons sont autorisés dans les salles de lecture ou de consultation, les lecteurs doivent pouvoir se procurer sur place crayons et taille-crayons afin de ne pouvoir prétexter de leur ignorance ou d'un oubli pour se servir de stylos bille ou à encre.

4.5 Les mesures de sécurité

4.5.1 Il est de la plus haute importance de mettre les collections à l'abri du vol, du vandalisme, des sinistres d'origine naturelle et des incendies. Pour se prémunir contre ces risques, il n'y a guère d'autre solution que de disposer d'un bâtiment bien construit, équipé d'un système d'alarme faisant l'objet de contrôles périodiques, de mettre en place un dispositif de surveillance et de vérification des locaux et de leurs aménagements, et d'assurer une vigilance de tous les instants.

4.5.2 On doit spécifier dans la politique de conservation le degré de protection souhaité contre le vol, l'incendie, le vandalisme et les dégâts des eaux, ainsi que les effectifs nécessaires pour assurer la sécurité: fermeture des portes, fenêtres, etc.; armement du système d'alarme; surveillance des locaux; rattrapage des erreurs lorsque cela s'avère nécessaire.

4.5.3 On précisera quels sont les documents nécessitant des mesures de protection particulières: pièces devant être entreposées dans une chambre forte, ne pouvant être consultées qu'en présence d'un agent ou ne devant en aucun cas quitter les locaux, etc.

4.5.4 Il convient de prévoir un plan d'intervention en cas d'incendié ou d'inondation ou dans l'éventualité d'une catastrophe naturelle mettant en danger les collections. Ce plan comportera des instructions concernant la mise en oeuvre d'un ensemble de procédures destinées à sauver les documents en leur évitant toute détérioration supplémentaire. Le personnel doit apprendre à trier, manipuler ou faire sécher les documents endommagés, et être tenu informé de toutes nouvelles dispositions prises en la matière.

4.5.5 Le plan d'intervention doit contenir un tableau des agents spécialement formés pour intervenir en cas de sinistre et pouvant si nécessaire se rendre rapidement sur les lieux. Pour parer à toute éventualité, une permanence sera assurée 24 heures sur 24 par un membre du personnel qui saura comment alerter les secours ou ses collègues qualifiés. La liste de ces personnels, avec leur adresse, sera tenue à jour afin qu'il soit possible de les convoquer d'urgence.

4.5.6 On trouvera à l'appendice I une liste des facteurs à prendre en considération pour améliorer la sécurité des collections.

4.6 La protection des documents

4.6.1 On peut, pour un coût relativement modeste, prolonger sensiblement la durée de vie des documents; il suffit de les placer dans des cartons, chemises, enveloppes ou étuis fabriqués dans des matériaux solides et inertes. Cela permet de réduire les salissures, de regrouper les feuilles volantes, de soutenir une reliure endommagée ou d'assurer une meilleure protection des documents pendant leur transport.

4.6.2 La reliure est un autre moyen de regrouper ensemble des pièces éparses ou de renforcer la couverture en papier ou en carton de faible épaisseur des périodiques ou des livres brochés. Bien que cette solution soit en général plus onéreuse, elle est considérée comme présentant de nombreux avantages par rapport au rangement dans des cartons, en particulier lorsqu'il s'agit de conserver en bon état et dans un ordre donné des feuillets volants ou les numéros d'une publication en série.

4.6.3 On peut offrir une protection supplémentaire aux feuilles volantes - qu'il s'agisse de documents constitués d'un seul feuillet isolé ou des éléments d'un ensemble - en les montant sur onglet et en les plaçant ensuite dans une reliure mobile. Ils sont ainsi solidement maintenus en place, mais peuvent néanmoins être consultés à loisir. Le système permet en outre de sortir les documents séparément et de les remettre ensuite en place, chose impossible avec une reliure classique.

4.6.4 La solution retenue dépendra de la nature des originaux, de l'exploitation qui en est faite et des possibilités financières. Les caractéristiques des matériaux de fabrication des cartons, enveloppes et reliures, et des instructions quant à leur utilisation seront spécifiées dans la politique de conservation. On profitera - cela aussi sera spécifié dans le texte de la politique de conservation - de la mise sous protection temporaire des documents en attente d'un traitement en laboratoire ou d'une séance de photographie, microfilmage ou photocopie pour vérifier si l'on ou l'autre ne mérite pas des soins plus approfondis.

4.6.5 Quand un carton, une chemise ou une enveloppe contient des documents non reliés, il faut vérifier qu'ils ont été correctement remis dans l'ordre par les lecteurs. La procédure instituée à cet effet en salle de lecture doit être décrite dans le document énonçant la politique de conservation.

4.6.6 Une description des pièces de la liasse ainsi constituée doit être faite pour faciliter la tâche du personnel et des lecteurs. Ce travail n'est généralement pas effectué par les responsables de la conservation matérielle, mais c'est à eux qu'il appartient de demander la création de cette description quand ils procèdent, pour leur apporter une protection accrue, à la mise en carton ou en liasse de documents non reliés.

4.7 Substitution

4.7.1 Lorsqu'un original est en mauvais état ou qu'il est souhaitable d'en restreindre la consultation, on peut, pour la communication au lecteur, lui substituer une copie. Le type de copie de substitution le plus courant est la microforme, mais avec les progrès de la technologie, d'autres systèmes sont apparus. Certains établissements sont partisans de la photocopie sur papier archives. Les machines spéciales insolant pardessus permettent de photocopier des documents fragiles en prenant moins de risques de les endommager qu'avec une simple photocopieuse de bureau.

4.7.2 Le lecteur préfère d'ordinaire avoir en mains l'original plutôt qu'une copie. En conséquence, quand l'établissement a pour politique de mettre uniquement des copies à disposition des lecteurs, il importe de fournir à ceux-ci des installations convenables pour l'étude de copies et de les aider par des instructions écrites et des conseils individuels à manipuler correctement les machines, si besoin est. Une section de la politique de conservation sera donc consacrée au matériel, à sa mise en place et à son entretien, ainsi qu'aux instructions à donner aux utilisateurs.

4.7.3 Il revient en général moins cher d'établir une copie de substitution d'une pièce que de soigner un original et, parfois, c'est la seule façon d'en sauvegarder le contenu. D'ordinaire, les lecteurs acceptent plus facilement de se voir confier des copies d'originaux lorsque l'adoption d'une telle politique leur paraît nécessaire. Englober un programme d'éducation de l'usager - exposition d'affiches, distribution de brochures explicatives - dans la politique de conservation peut grandement faciliter la mise en oeuvre des programmes d'établissement de copies de substitution.

4.8 Conservation-restauration

4.8.1 Savoir entretenir et restaurer des documents graphiques requiert une connaissance des propriétés physiques des pièces à sauvegarder et une habileté manuelle très diversifiée. Les travaux prennent du temps et sont par conséquent onéreux. Nombreuses sont les pièces dont la restauration s'impose; c'est souvent le cas des pièces uniques ou de celles qui font partie du patrimoine, voire de celles dont il faut conserver l'aspect physique et la forme. Le choix des originaux à conserver est une décision qui relève de la politique de gestion des collections.

4.8.2 Sous réserve qu'ils disposent des ressources nécessaires, la plupart des conservateurs de bibliothèques et d'archives préféreront toujours conserver une pièce que la remplacer par une copie et toujours lui appliquer le traitement de restauration qu'elle requiert que se contenter de la protéger par une boîte ou une chemise. Mais il est bien rare que leurs ressources soient illimitées et l'on est bien obligé de définir, dans le cadre de la politique de gestion des collections, les catégories prioritaires de documents à sauver.

4.8.3 De nouvelles techniques de conservation-restauration sont apparues ces dernières années et les services compétents disposent désormais de tout un éventail de matériaux et d'équipements. Le type de traitement à appliquer aux différentes pièces d'un groupe de pièces sera spécifié dans la politique de conservation. Par ailleurs, il importe que les bibliothécaires et les archivistes travaillent en étroite collaboration avec le laboratoire et s'assurent que les traitements appliqués conviennent à l'article en cause, compte tenu de sa valeur bibliographique et historique et de l'exploitation qui en sera faite.

4.8.4 Si l'on peut parfois prescrire les traitements applicables à une série de documents, il arrive aussi qu'un document relève de traitements spécifiques. La politique de conservation doit spécifier précisément le type de traitement à appliquer ou les modalités des consultations à mener avant d'entreprendre les travaux.

4.8.5 Dans les établissements ne disposant pas de service technique spécialisé, il importe d'inclure dans la politique de conservation un cahier des charges concernant les traitements à faire à l'extérieur ou bien de prévoir l'organisation de consultations de haut niveau garantissant l'exécution de travaux correspondant à la nature de la pièce à l'aide des matériaux appropriés.

4.8.6 Il sera prévu un système de notation de tous travaux de conservation-restauration effectués sur un article. La nature des travaux et la description de la constitution antérieure du document, voire des procédés de fabrication d'origine découverts au moment du démontage de la reliure, sont autant d'éléments qui intéressent nombre de chercheurs et en particulier les bibliographes. Tous les renseignements concernant les traitement appliqués, la date des travaux et les matériaux utilisés seront consignés à l'intention du conservateur actuel de la collection et au bénéfice des conservateurs, techniciens-restaurateurs et chercheurs de l'avenir.

4.9 Elimination

4.9.1 En l'absence de toute politique de conservation ou faute d'articulation entre la politique de conservation et la politique de gestion des fonds, on peut s'attendre à ce que de nombreuses pièces restent sans soins aucun. Or les ouvrages qui dorment sur leurs rayonnages sans qu'aucun traitement de conservation leur soit appliqué peuvent se détériorer au point de nécessiter, le jour où il faudrait les communiquer à un lecteur, d'importants et coûteux travaux de restauration.

4.9.2 Avec une politique de conservation, le cas ne devrait pas se produire, sauf de propos délibéré. On donnera dans la politique de gestion des collections la liste des documents à conserver indéfiniment, un délai de conservation étant assigné aux autres. Quant à la politique de conservation, son rôle est de garantir l'exploitabilité des documents tant que le délai d'élimination n'est pas expiré.

4.9.3 Eliminer est une opération que les bibliothèques et les services d'archives devraient envisager sérieusement. Les documents qui ont perdu leur utilité ne devraient pas encombrer les magasins et disputer à des pièces plus utiles les ressources trop rares des services de conservation-restauration. Cela étant, si la destruction physique des livres et des papiers peut être du ressort de ces services, c'est au conservateur, responsable de la stratégie générale de gestion des fonds, qu'il appartient de prendre la décision d'éliminer ou non tel ou tel article.

4.10 Reprographie

4.10.1 La reprographie est une opération fort utile puisqu'elle permet à un usager de disposer d'un document dont il a besoin pour ses recherches tandis que l'original peut être mis à la disposition d'autres lecteurs. Toutefois, la reprographie exige du soin car il faut manipuler les documents avec précaution tout en veillant à ce que la chaleur et la lumière diffusées par la machine ne les détériorent pas. On précisera dans la politique de conservation les limites et les interdictions applicables en matière de reprographie à certaines pièces isolées ou à des groupes de pièces.

4.10.2 Il existe dans les collections des articles dont la copie est à proscrire; c'est le cas par exemple des manuscrits enluminés tandis que d'autres peuvent être copiés sans risque à la condition d'être correctement manipulés. On indiquera dans la politique de conservation les restrictions apportées à la reproduction de documents et on mettra à la disposition du personnel ou des usagers le matériel approprié.

4.10.3 S'agissant des documents tels que les revues scientifiques qui sont souvent photocopiées, il faut prévoir dans la politique de conservation de les protéger quelque peu contre les dommages matériels qui pourraient s'ensuivre. Il est plus facile par exemple de photocopier un article de revue dans un fascicule isolé que lorsque toute la série se présente en un épais volume relié. Mieux vaut donc assurer aux fascicules une protection individuelle que les relier.

4.10.4 Les documents s'abîmeront sans doute moins si les photocopies sont faites à la demande des lecteurs par du personnel qualifié appartenant à l'établissement. C'est là néanmoins une politique coûteuse qui ne peut être adoptée inconsidérément.

4.11 Expositions et prêts

4.11.1 La politique de conservation énoncera les règles applicables pour l'exposition des documents: conditions de sécurité, installation dans les vitrines ou sur les présentoirs, conditions atmosphériques. On prévoira notamment la pose d'appareils de mesure dans les vitrines d'exposition et le gardiennage.

4.11.2 Les documents exposés doivent être présentés sur des appuis-livres de manière à éviter toute fatigue excessive de la reliure. Lorsqu'un livre doit être présenté ouvert, on peut placer en travers de la page ouverte un ruban de toile maintenu à l'aide d'un petit poids placé loin. Les trombones ou tout autre objet susceptible de déchirer ou d'endommager de toute autre manière l'article présenté sont à proscrire.

4.11.3 Il n'est pas conseillé de laisser les livres indéfiniment exposés. Toutefois, lorsque cela se produit, il convient de tourner les pages de temps à autre pour éviter une fatigue excessive de la reliure et une décoloration des pages due à l'exposition à la lumière. Il est possible dans certaines circonstances de remplacer les originaux par des fac-similés de belle qualité.

4.11.4 Les conditions d'éclairement, de température et d'humidité dont il est question à la section 4.2 sont aussi valables pour les documents en exposition. Lorsque les pièces sont exposées dans des vitrines hermétiquement fermées, il importe de procéder à des mesures de la température et du degré hygrométrique à l'intérieur des vitrines étant donné que chaque vitrine possède alors son propre "microclimat" et que les conditions peuvent varier d'une vitrine à l'autre.

4.11.5 Les documents exposés ne doivent pas être soumis à un éclairement supérieur à 50 lux. Toutes les pièces, mais surtout celles qui contiennent des éléments en couleur ou des aquarelles, qui sont extrêmement fragiles, ne doivent pas être exposées à un éclairement cumulé de plus de 50.000 lux par an (soit 50 lux pendant 1.000 heures).

4.11.6 Les conditions d'exposition des pièces prêtées à d'autres établissements doivent être les mêmes que lorsque les pièces sont exposées dans l'établissement prêteur. On prévoira des procédures garantissant l'acceptation de ces conditions par l'établissement emprunteur et, si possible, des modalités de vérification de leur respect.

4.11.7 Les pièces prêtées à l'extérieur doivent être acheminées dans des conditions garantissant leur protection et, le cas échéant, escortées par des employés de l'établissement prêteur. Dès règles concernant la sécurité, le conditionnement et le transport des pièces prêtées seront donc inscrites dans la politique de conservation à cet effet.


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