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7. Résumé

7.1 Tenir une bibliothèque implique deux types de dépenses: les dépenses initiales d'acquisition et les dépenses courantes de stockage et de conservation. En règle générale, le coût du stockage et de l'entretien d'un ouvrage, étalé sur toute la période où la bibliothèque le conserve en rayons, est bien supérieur au prix d'achat initial. En ce qui concerne les services d'archives, il n'y a pas, normalement, de coût d'acquisition, puisque les documents leur parviennent par voie de versement de l'administration créatrice, en vertu de la politique de gestion des documents de celle-ci. Restent cependant les coûts de récolement, de tri et d'accroissement, auxquels s'ajoutent les dépenses courantes de stockage et de conservation matérielle. Ils auront une incidence sur les politiques de gestion et de conservation des fonds adoptés.

7.2 Les espaces de stockage, la régulation climatique dans les magasins, la sécurité, le nettoyage, les travaux de conservation et les autres volets du programme de conservation décrits dans la section 4, tout cela coûte fort cher. La décision d'acquérir des documents et de les conserver un certain temps - spécifié ou non - doit avoir pour corollaire l'affectation à la conservation d'un budget renouvelable permettant d'apporter à ces documents les soins prévus dans la politique de conservation.

7.3 Normalement, la décision d'acquérir un ouvrage et de le garder se prend pour l'une des trois raisons suivantes:

  1. le document est utile aux lecteurs;
  2. il appartient au patrimoine national;
  3. il manque à la collection.

Comme nous l'avons vu dans la section 3, c'est de la politique de gestion que relève le choix des pièces à acquérir et des délais de conservation à assigner pour chacune.

7.4 Les ressources disponibles pour la mise en oeuvre d'un programme de conservation influeront sur la politique de gestion adoptée. De nombreuses institutions, qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour acquérir des ouvrages très diversifiés devront revoir leurs collections et sélectionner davantage les documents qu'elles acquièrent ou reçoivent et conservent. Pour certaines d'entre elles, par exemple une bibliothèque de recherche spécialisée ou le service d'archives d'une entreprise, il n'est pas trop difficile de mieux cerner son champ d'activité: il suffira bien souvent d'éliminer les documents de référence trop généraux ou les ouvrages sans rapport avec le domaine universitaire couvert. La chose sera infiniment moins simple pour une bibliothèque nationale ou un service d'archives national, ou pour une grande bibliothèque de recherche "généraliste".

7.5 Aux Etats-Unis et au Royaume-Uni, de nombreuses bibliothèques ont adopté la méthode du tableau synoptique pour déterminer les points forts de leurs collections. Cela leur permet de continuer à développer leurs collections à partir de ces points forts, et de réduire les acquisitions dans les autres domaines. Rares sont toutefois les bibliothécaires qui prennent ce genre de décisions de gaieté de coeur: la question de savoir ce qu'il faut garder et ce dont il faut se débarrasser continuera longtemps à agiter les esprits.

7.6 Il existe peu d'institutions qui puissent apporter à toutes les pièces de leurs collections la même qualité de soin et de protection. Aussi faut-il classer les pièces par catégories et leur assigner un ordre de priorité selon leur valeur, l'exploitation qui en sera faite et les traitements de conservation à leur appliquer, de façon que le programme de conservation réponde aux objectifs énoncés dans la stratégie de gestion des collections.

7.7 Les programmes de mise en carton, de reliure, de microfilmage de substitution, de conservation et autres traitements de protection active devront être adaptés à la nature et à l'état des pièces. On fera le choix des pièces qui peuvent être remplacées par des copies de substitution, de celles à soumettre à un traitement de conservation restauration complet, de celles qui méritent une protection accrue (ce peut être la mise en carton) mais ne nécessitent pas pour autant des traitements plus durables. Ce sont des décisions et des choix de priorité qui doivent s'inscrire dans la cadre de la stratégie générale de gestion, et être repris dans la politique de conservation.

7.8 Il y a trois volets à l'activité de conservation:

  1. la prévention: établir de bonnes conditions de milieu en régulant la température et le degré hygrométrique et en luttant contre la pollution atmosphérique; nettoyer les bâtiments et les documents de la poussière et de la saleté; apprendre aux lecteurs et au personnel à prendre soin des ouvrages et à les manipuler correctement; assurer la sécurité (protection contre le vol et le vandalisme);
  2. la protection: mise en cartons, reliure ou établissement de copies des documents fragiles;
  3. le traitement: conservation-restauration.

Ces activités ne s'excluent pas mutuellement. La liste qui en est donnée n'est pas exhaustive, et certaines d'entre elles peuvent relever de plusieurs de ces trois catégories.

7.9 Les ressources humaines, financières et matérielles affectées au programme de conservation commanderont l'ampleur des actions qui pourront être engagées et qu'il faudra réviser à la baisse si les ressources sont limitées. Lorsqu'on ne peut, pour des raisons financières, appliquer à un original tous les traitements de laboratoire dont il aurait besoin, on pourra, pour en éviter l'usure, recourir à la solution moins coûteuse qui consiste à en établir une copie de substitution. Placer un document dans un carton peut prolonger sa durée de vie utile en lui assurant une protection accrue en réserve et lors des déplacements vers la salle de lecture.

7.10 Le réajustement des priorités peut s'opérer au niveau plus élevé de la stratégie de gestion des collections. Les documents donnés en prêt courent davantage de risques que ceux qui sont réservés à la consultation sur place. Réduire encore la liste des pièces pouvant être communiquées et déplacées, c'est réduire d'autant l'obligation de les envoyer au laboratoire ou à l'atelier de reliure. Le service des acquisitions devrait réfléchir à la question des achats de documents originaux; les livres reliés coûtent en général plus cher que les livres brochés, mais ils sont plus solides et exigeront moins de soins par la suite.

7.11 Equilibrer un budget, fixer des priorités, répartir les ressources, rien de tout cela n'est facile. Les différents départements d'une bibliothèque ou d'un service d'archives ne peuvent prendre ce genre de décision seuls, sans tenir compte de leur incidence possible dans d'autres secteurs. Il essentiel de définir une politique de gestion des collections nette et une politique de conservation correspondante comportant un énoncé des priorités. Mais il faut aussi affecter au programme de conservation les crédits nécessaires pour répondre aux besoins et si cela est impossible, réviser la politique de conservation tout en restant dans le cadre de la politique générale de gestion du fonds.

7.12 Pour être efficace, une politique doit être représentative des activités courantes de l'établissement et rester dans la logique de ses buts et de ses objectifs. Si la finalité d'une politique est d'établir un programme à l'horizon vaste et lointain, cela n'interdit en rien de la réviser et de l'actualiser pour tenir compte des changements intervenus au sein de l'institution et des progrès de la technologie et des méthodes de conservation.


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