Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, et plus particulièrement des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est la gestion des documents et l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de l'UNESCO a mis au point un programme à long terme et coordonné le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme, RAMP).
Les grands éléments du programme RAMP correspondent aux thèmes généraux du Programme général d'information. Aussi le RAMP comporte-t-il des projets, études et autres activités visant à:
- élaborer des normes, règles, méthodes et autres instruments normatifs pour le traitement et le transfert de l'information spécialisée et la création de systèmes d'information compatibles;
- permettre aux pays en développement de créer leurs propres bases de données et d'accéder à celles qui existent déjà de par le monde de façon à intensifier l'échange et la circulation de l'information par la mise en oeuvre des technologies modernes;
- promouvoir la mise en place de réseaux régionaux spécialisés d'information;
- contribuer au développement harmonieux de services et systèmes internationaux d'information compatibles;
- créer des systèmes nationaux d'information et améliorer les divers éléments de ces systèmes;
- formuler des politiques et des plans de développement dans ce domaine;
- former les spécialistes et les utilisateurs de l'information et développer le potentiel national et régional d'enseignement et de formation en sciences de l'information, en bibliothéconomie et en archivistique.
L'auteur de la présente étude, réalisée aux termes d'un contrat passé avec le Conseil international des archives (CIA), examine les principes de la gestion des documents et de l'administration des archives en se situant dans la perspective du processus de prise de décision. Il s'emploie à mettre en lumière les aspects de l'archivistique qui devaient être connus des hauts fonctionnaires d'un Etat. Ce document sera utile à la fois aux décideurs et aux archivistes qui ont pour tâche de leur fournir l'information dont ils ont besoin. Il contient d'intéressants appendices, dont l'un - le troisième - met en regard la dotation en personnel des Archives nationales d'un certain nombre de pays et la taille de la population.
Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du Programme général d'information, UNESCO, 7, place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer à la même adresse d'autres études réalisées dans le cadre du RAMP.