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Les décideurs ont besoin, dans l'exercice de leurs fonctions, de consulter des fonds de documents et d'archives. Pour parvenir sans tarder à de bonnes décisions, il leur faut disposer d'une information qui leur permette de prendre auparavant en considération tous les facteurs et problèmes pertinents. Mais l'accès à cette information dépend de la manière dont les fonds de documents et d'archives sont organisés. Cette organisation résulte de l'application de techniques particulières de gestion. La bonne exploitation des documents et des archives dans le processus de décision est donc conditionnée, à la fois, par leur degré d'organisation et leur gestion et par la possibilité qu'ont les décideurs d'y accéder et de les utiliser.
Nous nous sommes efforcés ici d'esquisser les grands principes gouvernant la gestion des documents et l'administration des archives, de déterminer les besoins des décideurs en information et d'évaluer la manière dont les fonds de documents et d'archives sont actuellement traités et la mesure dans laquelle les besoins des décideurs se trouvent satisfaits. Nous soulignons le rôle déterminant des documents et archives dans le processus de décision, les avantages résultant de leur utilisation ainsi que les inconvénients que risque d'entraîner le défaut de consultation.
La présente étude devrait être utile à la fois aux décideurs et aux archivistes. Si nous ne nous attardons pas sur le processus de décision, nous y faisons en revanche un examen approfondi de la pratique archivistique, afin que les décideurs puissent se rendre compte de la manière dont un document devient archive et saisir l'intérêt des archives pour la prise de décision. Nous examinons aussi les pratiques archivistiques pour voir dans quelle mesure elles permettent d'offrir aux décideurs les services dont ils ont besoin, en espérant que les carences que cette étude pourrait révéler auront au moins l'intérêt d'expliquer pourquoi, actuellement' les archives sont si peu exploitées dans le processus de décision et d'indiquer la voie à suivre pour procéder aux améliorations nécessaires.
Le processus de décision diffère naturellement suivant les institutions et suivant les pays, de même que les pratiques archivistiques. On ne saurait donc attendre de la présente étude qu'elle rende justice à toutes les situations et éventualités ou qu'elle ait une valeur universelle. Il existe une grande différence de pratiques entre les pays industrialisés et les pays en développement, c'est un fait dont on prend véritablement conscience aujourd'hui. On s'aperçoit aussi que le rôle de l'archiviste ne reçoit généralement pas la même interprétation d'un pays ou d'une région à l'autre. Les principales conclusions de la présente étude n'en sont pas moins valables pour les archivistes des pays industrialisés comme pour ceux des pays en développement. L'insuffisance des ressources les touche, semble-t-il, les uns comme les autres. Il semble de même que le conservatisme et la résistance aux méthodes et techniques nouvelles soient un problème universel, tout comme est partagée la tendance à négliger le recours aux archives dans le processus de décision. Il paraît donc indispensable que les archivistes du monde industrialisé comme du monde en développement revoient leurs pratiques et procèdent à des réajustements fondamentaux.
Le présent document a été établi essentiellement à partir d'information et de données recueillies au moyen de deux questionnaires qui ont été diffusés au début de 1989. Le premier de ces questionnaires a été adressé à tous les membres de la catégorie A du Conseil international des archives. Il en a été expédié 158 exemplaires et le nombre des réponses reçues a été de 74. Mais dès que ces dernières ont commencé à arriver, il est clairement apparu qu'il fallait aussi demander leur opinion à ceux qui créent les documents et les archives ainsi qu'à ceux qui les utilisent pour prendre des décisions.
C'est ainsi qu'un deuxième questionnaire a été adressé aux Archives nationales d'un certain nombre de pays - République fédérale d'Allemagne, Australie, Botswana, Canada, Kenya, Royaume-Uni, Singapour et Yougoslavie -, qui ont été invités à le diffuser auprès des ministères administrations publiques ainsi que ceux des autres institutions éventuellement concernées. Ce questionnaire a par ailleurs été adressé aux ministères et administrations publiques du Zimbabwe. Le nombre des réponses reçues a été de 12 pour l'Australie, de 24 pour le Botswana, de 5 pour Singapour, de 4 pour la Yougoslavie et de 10 pour le Zimbabwe. Ces chiffres, évidemment assez décevants, n'ont pas facilité l'établissement d'échantillons statistiquement valides. Us ont toutefois permis de dégager quelques exemples.
La diffusion des questionnaires auprès des créateurs et utilisateurs de documents et d'archives ainsi qu'auprès de ceux qui en ont la garde, a permis d'obtenir des informations et données intéressantes. Il fait peu de doute que ces deux groupes de destinataires attachent une très grande importance aux fonds de documents et d'archives. Ils sont aussi d'accord pour considérer qu'il convient de leur conférer le plus haut degré de priorité. Mais il est clair que les ressources qui leur sont affectées ne sont pas à la hauteur de l'importance qu'on leur accorde et l'impression qui se dégage des réponses est que, pour réunir, conserver, sauvegarder et mettre à la disposition des utilisateurs les documents et archives dont ceux-ci ont besoin pour prendre des décisions, les institutions doivent affronter de multiples difficultés financières et matérielles. En raison de cette insuffisance de ressources, en raison aussi des politiques suivies par les institutions d'archives, les fonds de documents et d'archives ne jouent pas dans le processus de décision le rôle central qui leur revient.
Les questionnaires ont été conçus dans une optique et suivant une démarche délibérément contraires à l'orthodoxie, d'où cette remarque d'un distingué confrère, qui ne voyait pas l'intérêt d'y répondre: "Il est impossible", m'écrivait-il, "de vous donner un aperçu correct de notre situation en remplissant le questionnaire... Je vous souhaite beaucoup de succès dans votre entreprise. Malheureusement, j'ai quelque doute à ce sujet, ainsi qu'en ce qui concerne l'objectif recherché et la méthode employée". Mais à ma grande reconnaissance, ce confrère a eu l'idée de joindre à sa lettre une documentation sur son établissement, d'où j'ai pu tirer d'intéressantes informations.
Ces questionnaires étaient en effet conçus de façon à extraire les archivistes de leurs occupations traditionnelles et habituelles et à leur ouvrir des domaines de réflexion et d'action peut-être nouveaux. Us visaient à déterminer quelles étaient les ressources financières et matérielles à la disposition des institutions considérées, leurs politiques et leurs pratiques en matière de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs, la mesure dans laquelle elles avaient évalué et quantifié les besoins des décideurs et la mesure dans laquelle elles offraient à ceux-ci l'accès voulu aux documents et archives dont ils avait besoin dans l'exercice de leurs fonctions. Les questionnaires avaient aussi pour but d'établir dans quelle mesure les services d'archives se considèrent, malgré leur évidente spécialisation, comme placés sur le même pied que n'importe quelle autre institution en matière d'administration générale, ainsi que de déterminer leur attitude à l'égard des techniques modernes de gestion des achats de matériel, de fournitures et de services, de gestion des stocks, de marketing des produits et services et de gestion des ressources humaines. Il est apparu que l'amélioration de la gestion des institutions d'archives était jugée indispensable pour mettre celles-ci en mesure de fournir aux créateurs et utilisateurs de documents les services dont ils ont besoin.
Il ressort des réponses reçues que, dans l'ensemble, les services d'archives n'ont à peu prés rien changé à leur mode de fonctionnement depuis des générations. Pourtant, si c'est bien un service de gestion des documents et des archives qu'ils prétendent offrir à des administrations publiques modernes, il leur faudra, pour survivre et répondre aux besoins, prendre acte des changements intervenus au sein des institutions créatrices de documents et de ceux qui ont affecté la demande et les besoins des décideurs, rendant ainsi nécessaires des ajustements correspondants de la part de ceux qui ont la garde des documents et des archives. Il est manifestement nécessaire que les institutions d'archives revoient et harmonisent leurs pratiques afin de mettre à la disposition des décideurs les services qu'ils attendent d'elles.
Les réponses reçues émanent de toutes les régions du monde - Afrique, Australie, Asie, Europe, Amérique et Océanie - et de pays industrialisés comme de pays en développement. J'ai observé avec plaisir que la plupart du temps les questionnaires avaient été remplis ou visés par les responsables des établissements auxquels ils avaient été adressés ou par leurs adjoints. Etant donné que le premier a été adressé essentiellement aux Archives nationales et à des institutions opérant au niveau de l'Etat, des régions et des collectivités locales, l'expression "services d'archives" désigne donc, aux fins du présent document, des organismes opérant à ces différents niveaux. De même, l'expression "les décideurs" s'entend exclusivement des responsables travaillant dans des services de l'Etat et des administrations publiques, en particulier au niveau ministériel.
On notera, dans l'analyse des réponses, de nombreux cas où le nombre des réponses ne correspond pas à celui des questionnaires reçus. Cela tient essentiellement au fait que les établissements n'ont pas tous répondu à toutes les questions et que certaines des réponses n'ont pu être utilisées aux fins de l'analyse et de la comparaison statistique.