Ch03

Les archives existent depuis que l'humanité sait fixer l'information par écrit. Pour en trouver les origines, il faut remonter à l'époque où les civilisations de l'Antiquité ont commencé à tenir des registres des naissances, à dresser des cadastres, à constituer des recueils de textes législatifs, à conserver des archives monétaires et fiscales, à établir des registres du commerce public ou privé pour faciliter la conduite des affaires et pour les besoins de l'éducation, de la religion et de la famille. Le support sur lequel cette information était enregistrée différait selon la société et l'époque; il y eut d'abord les tablettes d'argile de l'Empire assyrien et de l'Empire babylonien, au troisième millénaire, précédant les tablettes de bois qui sont apparues en Grèce, les rouleaux de papyrus de l'Egypte, puis le parchemin et le vélin de l'Europe médiévale.

Les raisons pour lesquelles on tenait des archives étaient on ne peut plus évidentes. Pour prouver que l'on jouissait d'un droit de possession sur une parcelle de terrain, on avait besoin de titres de propriété; pour déterminer la taille de la population administrée et par conséquent le produit des impôts qu'il fallait collecter, on avait besoin des registres de l'état civil; pour faire appliquer la législation et la réglementation officielle, il était nécessaire de garder trace des lois, des décrets et des édits. Les archives étaient donc moins un luxe qu'une nécessité, dont dépendait la capacité de conserver le pouvoir et de jouir de droits et de privilèges. On gardait aussi des archives pour permettre ceux qui étaient gouvernés de faire la preuve de leurs droits et privilèges. Lorsque, par exemple, l'Egypte faisait partie de l'Empire romain, il y avait dans chaque capitale provinciale (ou nome) des archives centrales appelées demosia bibliotheke où les fonctionnaires étaient tenus de verser certains documents relatifs au recensement de la population, à l'impôt, aux opérations foncières et autres de caractère officiel. Ces archives étaient ouvertes au public qui pouvait venir consulter les registres.

Cependant, la croissance et le développement des archives ne se sont pas faits de façon uniforme. Comme cela se produit en général, des compétences ont été acquises par certaines sociétés plus tôt que par d'autres. Celles qui ont été les premières à se doter de structures organisées ont souvent créé des institutions d'archives pour garder trace de leurs activités. Les premières sociétés qui ont été capables de conserver des archives sont donc celles qui ont appris à écrire et à garder des traces écrites. Certes, ces sociétés ne se sont pas développées de façon isolée et, par exemple, les pratiques archivistiques de l'Egypte romaine avaient emprunté des éléments à l'Empire romain et aux Empires d'Asie; néanmoins, la nature même des archives faisait que, dans une large mesure, chaque société avait ses pratiques de gestion bien à elle et tout à fait différentes de celles qui étaient utilisées par d'autres.

Il n'y a rien là qui doive étonner, puisque c'est l'essence et la spécificité même des archives, qui sont le sous-produit des activités d'une entité déterminée. Si leur création peut résulter d'une décision délibérée et réglementée, elles ne sont jamais créées pour elles-mêmes, à la différence du livre ou du récit écrit par un auteur. Elles sont le produit d'activités de nature éminemment diverse: gouverner un pays, diriger une entreprise, fabriquer des produits, vendre des marchandises, gérer des fonds, des biens et des personnes. La tenue d'archives, essentielle au demeurant, n'est jamais la raison déterminante qui a amené à entreprendre ces activités. Mais ces activités génèrent de l'information; cette information demande à être organisée et gérée; d'où la naissance de cette discipline que constitue l'archivistique.

2.2 Documents et archives

Les discussions que nous établissons aujourd'hui entre les "documents" (records, ou archives courantes et "archives intermédiaires") et les "archives" (archives, ou "archives définitives") n'ont pas toujours existé, pas plus que l'on ne peut affirmer qu'elles sont aujourd'hui universellement applicables ou acceptables. Les auteurs sont loin d'être d'accord sur la définition de l'information, des documents et des archives. Le mot "archives" remonte à la Grèce antique, où "archeion" désignait les documents officiels appartenant à un service. Cependant, l'usage a évolué au fil des siècles et le mot archives est aujourd'hui couramment utilisé pour désigner soit tout ou partie d'un édifice à l'intérieur duquel sont conservées des archives, soit un organisme ou un service administratif responsable de l'administration des archives, soit encore l'information qui, après différentes opérations et à certaines conditions, a été identifiée comme ayant une valeur archivistique justifiant sa conservation permanente.

Parfois cependant il est très difficile d'établir une distinction entre documents administratifs (records) et archives. Au Royaume-Uni et dans plusieurs pays qui, à une époque ou à une autre, ont été des colonies britanniques, le mot records désigne ce que dans des pays comme les Etats-Unis on appellerait des archives. C'est ainsi qu'au Royaume-Uni, la principale institution où les archives officielles centrales sont conservées s'appelle le Public Records Office. Aux Etats-Unis, au contraire, l'institution correspondante s'appelle la National Archives and Records Administration, et il en va de même dans beaucoup de pays dotés de ce que l'on appelle des Archives nationales.

Les différences qui existent au niveau de la terminologie peuvent sembler secondaires et artificielles. En réalité, elles ont une influence importante sur la façon dont les responsables des fonds de documents et d'archives et des institutions d'archives elles-mêmes perçoivent leur rôle, leur mission à l'égard des archives. Il existe des différences qui, au cours des années 1950 et 1960, ont opposé les travaux et la réflexion de Hilary Jenkinson et de Theodore Schellenberg. Sur le plan chronologique, historique et géographique, elles en sont arrivées à refléter les différences qui opposent l'archivistique classique pratiquée dans les institutions d'archives ayant derrière elles une longue tradition en fait de création et de gestion de documents et les institutions plus récentes dont la création ne remonte qu'à quatre ou cinq siècles. Ces différences ont eu une influence déterminante sur la définition et le champ de l'archivistique ainsi que sur les activités et les services que l'on peut attendre des archivistes. Elles sont à maints égards fondamentales pour expliquer la situation actuelle: d'un côté les créateurs et les utilisateurs des fonds de documents et d'archives; de l'autre, les archivistes; entre les deux: un fossé.

Pour comprendre la position dans laquelle se trouvent aujourd'hui les archivistes et les institutions d'archives, il est nécessaire d'examiner brièvement l'évolution de la pratique archivistique. Les archivistes de l'Antiquité - de Babylone, d'Egypte, de Grèce, ou de Rome ne faisaient pas les distinctions subtiles qui existent aujourd'hui. A mesure que des documents se créaient, des mécanismes se mettaient au point pour les conserver et c'est ainsi que les pratiques de la gestion des archives se sont solidement implantées et ont fini par gagner les autres régions du monde. Les évolutions qui se sont produites en Europe ont marqué de leur empreinte la pratique archiviste, avec la période du Haut Moyen Age, les monarchies barbares, dépendantes qu'elles étaient des ecclésiastiques, le rôle des monastères, les déplacements des rois de France qui au XIVe et au XVe siècle emportaient les chartes dans leurs bagages, l'enregistrement des documents. l'importance croissante des corps de fonctionnaires et la création d'écoles d'archivistique, que ce soit l'Ecole des Chartes ou celle de Marbourg: ce sont là autant de tournants qui ont établi et fixé les grandes orientations de la gestion des archives. Cependant l'événement qui fait date dans l'histoire de l'archivistique, c'est la décision prise sous la Révolution française de créer les archives nationales, incarnation du principe selon lequel c'est aux pouvoirs publics qu'il incombe de conserver les archives et aussi du droit du public à la communication des archives nationales.

En règle générale, les archivistes qui ont travaillé à cheval sur le XIXe et le XXe siècle ont constitué un corps de règles théoriques et pratiques pour s'orienter dans leurs activités. Leurs tâches étaient délimitées et comprises dans leurs grandes lignes; elles englobaient les accroissements, l'enregistrement, le classement, la description (ou inventorisation) et la conservation des archives ainsi que leur communication aux chercheurs, aux lecteurs et autres usagers. Les archivistes se souciaient essentiellement des archives de l'administration centrale et de diverses institutions publiques comme les collectivités locales. Les archives des entreprises existaient et étaient souvent prises en charge et conservées avec les papiers personnels, qui étaient en général considérés comme des manuscrits historiques mais d'un intérêt relativement secondaire par rapport à la conservation des papiers publics. Le travail de l'archiviste était un travail savant; il exigeait un personnel doté d'un solide bagage scientifique et d'un sens aigu de l'histoire. L'archiviste ne s'occupait pas des documents "actifs" ou "semi- actifs" conservés dans les services qui les avaient créés. Il était appelé, en revanche, à aider les services créateurs à prendre les décisions de tri préalables au versement aux archives des documents d'intérêt durable à conserver en permanence. Au XXe siècle, la gestion des documents administratifs, ou archives en formation, a peu à peu gagné en importance et l'on a vu apparaître des "gestionnaires de documents", mais leur métier était perçu comme une tâche manifestement moins noble et qui ne supportait en aucun cas la comparaison avec la profession d'archiviste.

De toute évidence, ce dont on se souciait c'était de répondre aux besoins et aux demandes des savants et des chercheurs. Certes les producteurs et créateurs de documents avaient à l'occasion besoin de consulter les archives, mais ce n'était qu'à une très petite échelle. On ne voyait pas que, si les documents d'archives étaient là pour répondre aux besoins de ceux qui les créaient, il fallait alors tenir compte de ces besoins dans leur traitement et dans leur gestion.

Aux fins de la présente étude, le mot "documents" (records) désigne les documents administratifs "actifs", couramment utilisés (current records, ou "archives courantes") ou "semi-actifs", occasionnellement utilisés (semi-current records, ou archives intermédiaires") et le mot "archives" (archives, ou "archives définitives") désigne les documents ayant cessé d'avoir une utilité courante qui, après un processus de tri, sont jugés posséder une valeur permanente et durable et mériter, par conséquent, d'être conservés à perpétuité. Il convient de noter que le mot "archives" ainsi défini n'est pas synonyme de l'expression "documents inactifs" (non current records, ou "archives ayant perdu leur utilité administrative courante"), dans la mesure où celle-ci désigne à la fois les documents versés aux archives et d'autres documents qui gardent une utilité durant une période déterminée, après laquelle ils sont éliminés.

Table des matières - Précédente - Suivante