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4. La gestion des documents

4.1 Introduction
4.2 Les systèmes de classement
4.3 L'entreposage des documents
4.4 Les magasins
4.5 Le Retrait des bureaux des documents qui ne sont plus d'usage courant
4.6 L'archiviste et la gestion des documents
4.7 Les centres de préarchivage
4.8 L'évaluation et le tri
4.9 L'accès aux documents dans les centres de préarchivage

4.1 Introduction

La gestion des documents est une discipline relativement nouvelle dont l'origine remonte aux premières années du XXe siècle et qui n'est véritablement bien établie que depuis la seconde guerre mondiale. Elle a pour objet la création, la réception, le traitement, la conservation, la recherche, la diffusion, l'utilisation et le tri, pour destruction ou versement aux archives, des documents. Elle englobe une grande diversité d'opérations et de branches dont chacune répond à des besoins particuliers, comme la gestion du courrier, de la correspondance, des rapports, des doubles, des imprimés administratifs et des directives, et elle traite toutes sortes de supports: papier, bandes audio, bandes vidéo, bandes magnétiques, disques magnétiques, disques optiques et microfilms.

Si la gestion des documents en tant que discipline distincte est un phénomène qui appartient au XXe, la création et le traitement des documents existent bien sûr depuis que ceux-ci sont apparus, dans l'Antiquité. La création de documents accompagne les processus de fonctionnement des pouvoirs publics: élaboration des lois, préparation des budgets, réalisation d'études, rédaction de rapports, formulation et publication d'instructions, réception de courrier, rédaction de réponses à des demandes de renseignements, compilation de statistiques, recrutement, promotion, rétrogradation et mise à la retraite du personnel, enregistrement des naissances, des mariages et des décès, perception des impôts et autres contributions, formulation de plans économiques, délivrance de licences, construction de crèches et d'écoles, délivrance de diplômes, et diverses autres activités.

La raison d'être première des fonds de documents administratifs réside dans la nécessité de garder la trace de certaines opérations. Le processus aboutissant à leur création, la manière dont ils sont créés et celle dont ils sont traités diffèrent naturellement d'une institution, d'un pays et d'une zone géographique à l'autre. Les méthodes de traitement des documents ont aussi subi des changements avec le temps depuis l'époque de la registrature, dans les débuts de l'Europe moderne, où toutes les pièces étaient inscrites dans des registres lors de leur réception, à la situation actuelle, où le courrier peut être suivi électroniquement. Il est difficile de donner de la gestion des documents une description qui ait une valeur universelle, car les pratiques en la matière sont étroitement lices aux particularités des mécanismes administratifs et institutionnels, qui diffèrent suivant les pays et les régions. Il existe cependant des pratiques fixes qui se prêtent à un certain degré de généralisation, dans les limites mentionnées plus haut.

Les pouvoirs publics ne sauraient fonctionner sans documents. S'il existe des documents et qu'ils ne sont pas bien gérés, il leur est tout aussi difficile de fonctionner efficacement. Le degré d'efficacité de la machine gouvernementale est étroitement lié à celui du programme de gestion des documents. Cette gestion comprend plusieurs grands éléments.

4.2 Les systèmes de classement

Une organisation doit disposer d'un mécanisme pour traiter le courrier qu'elle reçoit ainsi que les documents créés en son sein. Le courrier doit être trié. Il faut le classer de manière à réunir les pièces et sujets en rapport les uns avec les autres, afin que l'on puisse les traiter, les mettre de côté une fois les mesures qu'ils appellent prises et les retrouver en cas de besoin. Si les documents sont mal classés ou si des sujets apparentés sont classés séparément, il devient impossible de répondre aux demandes d'information ou de prendre les décisions voulues. La correspondance expédiée ainsi qu'une grande partie de la documentation produite à des fins internes sont dactylographiées en plusieurs exemplaires - le plus souvent, un original plus deux copies, l'original étant expédié et les copies conservées pour mémoire. L'une de ces deux dernières est habituellement classée dans le dossier correspondant, l'autre dans ce qui est aujourd'hui généralement connu sous le nom de chrono.

Mais il faut un système de classement pour faciliter le regroupement des documents. Ce système doit tout d'abord avoir une structure cohérente permettant d'opérer des distinctions d'une manière tout à fait analogue à celle à laquelle on recourt dans les bibliothèques pour orienter le lecteur du général vers le particulier, autrement dit lui permettre, au plus haut degré de généralité, de distinguer entre les grandes disciplines que sont les sciences et les lettres, puis, successivement, entre géographie et histoire et, parmi les livres d'histoire, entre histoire de l'Antiquité et histoire médiévale ou histoire moderne ou encore entre histoire de l'Afrique et histoire de l'Asie. Les systèmes de classement, qu'ils soient numériques, alphabétiques, alphanumériques ou géographiques, visent essentiellement à conduire au dossier dans lequel se trouvent les documents sur le sujet que l'on a en tête. Dans une organisation commerciale, les grandes distinctions opérées concerneraient les finances, le marketing, l'administration générale, la production et la gestion des ressources humaines, cette dernière étant à son tour subdivisée, par exemple, en gestion du personnel et formation.

Une fois en place, un système de classement doit servir à faciliter le fonctionnement de l'appareil gouvernemental. Il doit permettre de traiter et de diffuser rapidement l'information auprès de ceux qu'elle intéresse. Les rubriques de classement doivent être parlantes et exactes de manière à permettre à ceux qui ont pour tâche de classer l'information ainsi qu'à ceux qui l'utiliseront de se repérer aisément. Que le système de classement soit manuel ou automatisé, l'exactitude est tout aussi nécessaire. Les pouvoirs publics ont besoin de recevoir l'information voulue à temps pour pouvoir réagir aux problèmes et prendre leurs décisions. Cependant, on constate que leur fonctionnement est souvent entravé pour les raisons suivantes:

4.2.1 Le système de traitement de l'information qui leur parvient ou qui en émane devient lourd et peu maniable, si bien que l'information tarde à parvenir à ses destinataires. Il arrive que les fonctionnaires assistent à des réunions ou répondent à des demandes de renseignements avec en main des informations incomplètes ou trouvent sur leur bureau telle information dont ils avaient besoin pour une réunion, une fois celle-ci terminée, c'est-à-dire une fois l'information en question devenue inutile.

4.2.2 Le système de classement peut devenir si compliqué que les fonctionnaires passent leur temps à rechercher une information impossible à repérer. Il se peut en effet que la structure du fichier soit devenue inadéquate et comporte des divisions illogiques et des rubriques inexactes. Chacun se souvient alors que l'information est bel et bien là, mais personne ne sait où on l'a classée.

4.2.3 Lorsque plusieurs fonctionnaires ont simultanément besoin d'un même dossier, cela peut poser des problèmes. Si les mécanismes de distribution et de communication des documents sont déficients, il devient difficile, tout d'abord, de déterminer qui a le dossier entre les mains et, d'autre part, de permettre à plusieurs fonctionnaires d'accéder au même dossier en même temps. Cependant, il arrive que la fragmentation du dossier ne soit pas possible ou qu'elle empêche de réunir toute l'information voulue pour prendre une décision en toute connaissance de cause sur l'affaire en question.

L'une des conditions fondamentales d'une bonne administration est donc que toutes les décisions soient prises compte tenu de la totalité des informations connues et accessibles. Si cette condition n'est pas remplie, cela nuit au processus de décision.

4.3 L'entreposage des documents

Une fois l'information traitée, diffusée et utilisée, il faut la conserver en vue d'une utilisation ultérieure. Dans les systèmes manuels, cette information est conservée dans des classeurs, par exemple, tandis que dans les systèmes automatisés, elle est mise en mémoire sur des bandes ou des disques magnétiques. On notera toutefois que ce n'est pas là un but en soi. On conserve l'information parce que l'on pense en avoir encore besoin, et c'est là que peuvent se poser d'épineux problèmes.

L'un des principes fondamentaux de la gestion des documents est qu'il faut distinguer dans le cycle de vie de l'information trois phases différentes. A partir de leur création et aussi longtemps qu'ils sont utilisés couramment, les documents sont dits "actifs". Au fur et à mesure que leur fréquence d'utilisation diminue, ils passent à la phase intermédiaire ou "semi-active", puis ils perdent toute utilité administrative courante et deviennent "inactifs". A ce stade, il devient nécessaire de décider s'il convient de les éliminer ou non. On fait souvent l'erreur d'assimiler les documents "inactifs" aux archives proprement dites; or, les deux termes ne sont nullement équivalents. Aux différents stades de leur vie, les documents devraient être rangés dans des lieux différents. Pendant leur phase active, les dossiers sont conservés au bureau compétent de l'administration concernée, où il est possible de les obtenir facilement sur demande. Dans leur phase intermédiaire, ils doivent être retirés de ce bureau et entreposés ailleurs. En général, ils sont transportés en premier lieu dans des magasins ou chambres fortes situés dans les locaux de l'institution qui les a créés, et de là dans un dépôt de préarchivage. Mais le passage de l'information de la phase courante à la phase intermédiaire comporte toutes sortes de problèmes qui lui sont propres et constitue souvent une étape critique de la vie d'un document.

4.4 Les magasins

Il arrive souvent que l'on accorde toute son attention au transfert des dossiers de l'institution qui les a créés au dépôt de préarchivage sans prendre garde à cette phase obscure qu'est le séjour dans les magasins, période de transition durant laquelle on peut perdre entièrement le contrôle de la situation. C'est manquer du sens des réalités de penser que l'on peut transférer directement les documents des bureaux au dépôt de préarchivage, surtout lorsque ce dernier ne fait pas partie de l'institution d'origine ou s'il n'est pas situé dans les mêmes locaux. Quand, malgré tout, cela se produit, ce qui se passe en fait, c'est que les documents restent dans les bureaux longtemps après qu'ils ont perdu leur utilité courante. De nombreux centres d'archives ont indiqué que les institutions conservaient parfois leurs documents jusqu'à 15 à 25 ans.

Le transfert des documents hors des bureaux est souvent pratiqué de manière non systématique et incontrôlée. Rares sont ceux qui savent qu'il existe certaines conditions préalables à cette opération. Tout d'abord, il faut, de même que pour tout autre mouvement ou transfert de documents, un mécanisme permettant d'identifier les documents déplacés et le lieu de leur transfert. Dans la plupart des cas, on se contente de les reléguer dans les magasins sans contrôle aucun. Il s'ensuit qu'une fois là, la recherche d'un document particulier devient un cauchemar, et c'est ce qui fait que tant de gens répugnent à laisser les documents quitter les bureaux.

Lors du transfert de documents des bureaux dans les magasins, il faut respecter deux règles essentielles. Il importe en premier lieu d'enregistrer sur un bordereau le détail des documents transférés et l'endroit exact où l'on pourra les trouver. Il faut ensuite aménager les magasins destinés à les accueillir.

4.4.1 Il est indispensable de disposer de rayonnages pour faciliter le rangement, faute de quoi il devient difficile de trouver les documents dont l'on a besoin.

4.4.2 Il est également nécessaire de numéroter les étagères. A cet égard, les deux principales méthodes sont les suivantes:

4.4.2.1 L'une consiste à conserver dans les magasins le système de classement par exemple alphanumérique, utilisé dans les bureaux. De cette façon, un dossier qui n'est plus dans les classeurs des bureaux se trouvera à la place correspondante dans les magasins.

4.4.2.2. Mais ce système peut poser des problèmes, dans la mesure où il est difficile de prévoir à quel rythme certaines suites de documents vont s'allonger ou s'accumuler. Pour parer cette difficulté, on peut utiliser un système de localisation consistant simplement à numéroter séquentiellement les étagères et à y ranger les documents dans l'ordre où ils arrivent dans les magasins. La place des documents sur les étagères est alors inscrite sur le bordereau de transfert, qui devient le principal outil de recherche. Ce système d'accès indirect résout de nombreux problèmes et est d'une utilisation simple, même lorsque des documents sont détruits et que des vides apparaissent dans les étagères. C'est le système en usage dans la plupart des centres de préarchivage.

4.5 Le Retrait des bureaux des documents qui ne sont plus d'usage courant

Mais le principal problème est encore de savoir à quel moment transférer les documents des bureaux dans les magasins ou dans la chambre forte. La méthode la plus sûre consiste à évaluer la fréquence d'utilisation des dossiers pour déterminer quand, de courante, elle devient occasionnelle. Pour cela, on examinera les fiches ou les registres de sortie ou tout autre système employé pour contrôler les mouvements des documents. Les recherches ont montré que la vie active d'un document, quel qu'il soit, était relativement brève - pas plus de 90 jours, d'après certaines estimations. Mais il n'est pas possible de faire passer les documents de la catégorie courante à la catégorie intermédiaire en prenant cette période comme référence, tout simplement parce que ces documents sont classés ensemble et ne peuvent donc être séparés sur cette base.

Pour ceux qui ne sont pas en mesure de déterminer la fréquence d'utilisation des documents, il existe une deuxième méthode, qui consiste à examiner périodiquement les dossiers pour voir à quelle date on y a pour la dernière fois ajouté des pièces. Malgré son caractère apparemment rudimentaire, cette méthode est un moyen raisonnablement précis de faire passer les documents de la phase active à la phase semi-active de leur vie. Dans un système manuel où prédomine l'utilisation des chemises classiques de format A4, il est généralement possible de distinguer le profil d'activité suivant. D'un côté, il y a les dossiers très fréquemment utilisés dans lesquels des pièces sont régulièrement classées. Ces dossiers sont très vite pleins, ce qui oblige à les clore. Ils ne posent donc pas de problèmes, puisque leur clôture s'impose comme un fait. Le problème réside dans les dossiers peu utilisés ou minces, où aucun changement n'intervient pendant des périodes exceptionnellement longues. Parce qu'ils sont là et qu'ils ont souvent l'air net, étant rarement manipulés, ces dossiers ne retiennent l'attention de personne et restent tout simplement là où on les a mis dans leurs classeurs. Leur fréquence d'utilisation va en diminuant suivant le schéma ci-après, la plupart des pièces qu'ils contiennent concernant la période de leur ouverture.

Composition typique d'un dossier inactif

Le fait qu'ils soient restés si longtemps ouverts n'est que le reflet de leur inactivité, car s'ils avaient été fréquemment utilisés, ils auraient été remplis et clos. Il y a de nombreuses raisons à cela, par exemple le classement de l'affaire, suivi d'occasionnelles demandes de renseignements, l'inexactitude de l'intitulé, qui a conduit à classer des pièces dans d'autres dossiers, ou encore une évolution de la situation qui, avec le temps, a amené à classer les nouvelles pièces dans de nouveaux dossiers. Quoi qu'il en soit, il est clair que ces dossiers doivent être clos et sortis des classeurs.

Le transfert des documents qui ne sont plus d'usage courant des bureaux dans les magasins ou la chambre forte est absolument nécessaire si l'on veut améliorer le fonctionnement d'un système documentaire, quel qu'il soit. Si l'on n'y pourvoit pas, cela aboutit à alourdir le système et à le surcharger d'information qui n'a rien à y faire. Le retrait de cette information en vue de son transfert dans un centre de préarchivage est la principale raison d'être de ce type d'établissement, qui a pour but de décharger les bureaux en accueillant et en entreposant à meilleurs prix des documents qu'il faudrait autrement conserver dans de coûteux locaux de bureaux et dans des meubles de classement plus onéreux encore. Conserver des documents semi-actifs et inactifs dans les bureaux a pour effet de ralentir la recherche de l'information. L'un des principes qui régissent la recherche documentaire est que plus les pièces parmi lesquelles elle s'effectue sont nombreuses, plus elle est lente. En d'autres termes, il est plus rapide de trouver un dossier dans un classeur qui en contient 15 que dans un classeur qui en contient 150. De même, il est plus rapide de retrouver un dossier dans deux classeurs que dans 50.

Le transfert des documents semi-actifs dans les magasins ou les chambres fortes n'est pas sans conséquences pour les décideurs. Si les transferts sont systématiques et accompagnés de formalités de contrôle appropriées, les décideurs n'ont à aucun moment de difficultés pour obtenir l'information dont ils ont besoin. Un outil comme le bordereau de transfert permet d'avoir des informations sur les documents qui, après être sortis des bureaux, se trouvent encore dans les magasins, sur ceux qui ont été éliminés depuis et sur ceux qui ont été transférés au centre de préarchivage. Il sert aussi d'instrument de tri dans la mesure où il permet d'identifier et d'isoler les documents qui deviennent inactifs et dont il convient de décider s'ils seront détruits ou conservés. S'il importe que les opérations de tri soient supervisées par les archives nationales, de manière à ce que les documents présentant une valeur archivistique puissent être identifiés et préservés, il est cependant nécessaire qu'après cette consultation des mécanismes soient mis en place au niveau de l'institution créatrice pour éliminer automatiquement les documents désormais privés d'utilité. Il est vain et inutilement coûteux de conserver des documents devenus inutiles. Il est absurde, par exemple, de transférer dans un centre de préarchivage les doubles d'un chrono ou les borderaux de livraison des coursiers.

Ce qu'il faut - nous y avons insisté à diverses reprises - c'est prévoir un temps de transition entre la période où un document est d'utilité courante et où il est conservé dans les bureaux et son transfert dans un centre de préarchivage. Durant cette phase de transition, les documents doivent être logés dans des magasins ou chambres fortes situés dans les locaux de l'institution qui les a créés. Bien sûr, pendant cette période, l'archiviste doit veiller à ce qu'aucun document ne soit détruit sans autorisation et à ce que les fonds documentaires soient organisés de manière à faciliter le transfert au centre de préarchivage. Il est intéressant de noter que, parmi les centres d'archives qui ont indiqué qu'ils s'occupaient de la gestion des documents semi-actifs (ou d'âge intermédiaire), 35 ont dit avoir un droit de regard sur les documents entreposés dans les magasins des institutions créatrices, 31 ayant répondu par la négative sur ce point.

4.6 L'archiviste et la gestion des documents

Cela fait des dizaines d'années que la question de savoir jusqu'où les archivistes doivent intervenir dans la gestion des documents fait l'objet d'une controverse acharnée. D'un côté, il y a les archivistes traditionnels, qui prétendent que la gestion des documents relève des gestionnaires, qu'elle constitue une discipline distincte qui n'a rien à voir avec l'archivistique et que c'est faire preuve de la plus grande inconscience que de vouloir étendre à la gestion des documents actifs et semi-actifs les attributions de l'archiviste, qui a déjà de la difficulté à s'acquitter correctement de ses tâches traditionnelles et bien définies, à savoir prendre en charge, traiter et conserver des archives et répondre aux besoins des usagers. C'est là une position assez typique des sociétés qui ont une longue tradition archivistique et où cela fait peut-être des générations que les fonctions de l'archiviste ont été définies et délimitées.

D'autres affirment au contraire tout aussi péremptoirement que la qualité des archives dépend essentiellement de la manière dont les documents ont été gérés dans la phase active et semi-active de leur vie. Ils soutiennent qu'en restant passif, l'archiviste va à l'encontre du but recherché. Mieux vaut ne pas laisser le temps faire son oeuvre, car au moment où les documents arriveront entre les mains de l'archiviste, s'ils y parviennent, ils seront si endommagés et mutilés que l'archiviste ne pourra plus jouer un rôle véritablement utile. Les tenants de cette thèse voient l'intervention de l'archiviste dans la gestion des documents comme le prolongement naturel de son rôle et de ses fonctions. Mais parmi eux, les avis diffèrent largement quant à l'étendue effective de cette intervention. Certains l'acceptent, mais seulement en ce qui concerne les documents semi-actifs, pour lesquels l'archiviste devrait offrir des services de préarchivage. Et encore y a-t-il divergence entre ceux qui considèrent le dépôt de préarchivage comme "bassin de décantation" dépendant du seul archiviste et ceux qui se contentent de mettre ses installations au service des institutions qui ont besoin d'espace d'entreposage. L'exemple des dépôts intermédiaires (limbo) du Royaume-Uni entre dans cette catégorie, puisque les documents qui y sont entreposés restent administrés par le personnel de l'institution qui les a créés. Enfin, d'autres encore estiment que l'archiviste doit intervenir y compris au niveau de la création des documents, des systèmes et du matériel de classement, de la réception et du traitement du courrier, de la circulation de l'information, de la conception des imprimés administratifs et du contrôle des copies.

On voit donc que le rôle de l'archiviste dans la gestion des documents courants est passablement controversé. Il n'empêche qu'un nombre étonnamment élevé d'institutions d'archives interviennent aujourd'hui dans ce domaine. C'est le cas de 42 institutions, qui ont dit considérer une telle intervention comme faisant légitimement partie de leurs attributions, contre 9 seulement qui étaient de l'avis contraire. Un nombre encore plus grand, à savoir 59 institutions, ont dit participer à la gestion des documents d'âge intermédiaire, contre 7 seulement qui n'intervenaient pas à ce niveau. S'agissant des documents courants, il est intéressant de comptabiliser les réponses reçues suivant le degré exact d'intervention des institutions interrogées.

Il est clair, d'après ces réponses, que les archivistes ont avec le temps intensifié leur intervention dans la gestion des documents courants. Si certaines institutions ont tempéré leurs réponses en précisant qu'elles n'intervenaient que sur demande, il est tout de même intéressant de noter qu'elles sont en mesure de le faire, ce qui suppose qu'elles s'en sont donné les moyens. Or, elles n'ont pu acquérir ces moyens qu'en engageant des spécialistes ou des personnes ayant l'expérience de la gestion des documents ou en formant des archivistes pour qu'ils acquièrent les compétences nécessaires en la matière.

4.7 Les centres de préarchivage

Lorsqu'ils ont séjourné pendant un certain temps dans les magasins et les chambres fortes de l'institution créatrice, que des formalités comme la vérification des comptes ont été effectuées et que, d'occasionnelle, leur utilisation est devenue extrêmement rare, les documents doivent être transférés dans un centre de préarchivage. Il va sans dire que ce type d'établissement n'a pas pour fonction d'entreposer des documents dont l'institution qui les a créés a encore assez fréquemment besoin.

L'idée de dépôt de préarchivage n'a rien que de logique. Généralement, les bureaux et magasins ne sont pas assez spacieux pour que l'on puisse y loger tous les documents dont on a besoin pour différentes raisons et pendant des périodes de temps variables. Dans ces circonstances, il devient nécessaire de disposer d'un centre de préarchivage. Celui-ci peut être au service d'une seule et même organisation ou de plusieurs institutions. Ces centres obéissent à un certain nombre de règles.

4.7.1 Ils sont édifiés en dehors des centres urbains, dans des zones où le terrain est relativement bon marché.

4.7.2 Ils sont implantés dans des zones où la pollution atmosphérique est le plus faible possible.

4.7.3 Les rayonnages y sont très denses, de manière à utiliser au mieux la superficie au sol et à réduire les coûts d'entreposage.

4.7.4 Ils assurent aux documents un milieu abrité de la poussière, de la saleté, de la chaleur, de l'humidité et de la lumière du jour.

4.7.5 Il offrent des services d'accès permettant aux déposants de récupérer des documents quand ils en ont beoin.

4.7.6 Ils peuvent aussi faire fonction de "bassins de décantation", en permettant d'identifier et d'éliminer les documents d'un intérêt éphémère et de protéger et conserver ceux qui ont une valeur durable.

Le degré d'intervention des institutions d'archives dans la gestion des documents d'âge intermédiaire est extrêmement variable, comme les réponses ci-après le montrent.

4.8 L'évaluation et le tri

Les centres de préarchivage permettent de soumettre les documents à un certain nombre d'opérations. C'est un des principes les plus fondamentaux de la gestion des documents que chaque document doit avoir une destination précise et clairement identifiée. Omettre ce type de précision revient à monter dans un autobus ou dans un train dont la destination n'est pas connue. Il faut évaluer tous les documents pour déterminer la durée pendant laquelle ils conserveront leur valeur. Pour cela, on examine à la fois leur valeur primaire et leur valeur secondaire et on prend en considération une multiplicité de facteurs allant de leur utilité pour l'institution d'origine et de la nécessité de respecter un certain nombre de prescriptions et de formalités de caractère juridique ou financier à leur utilité pour la recherche. Absolument nécessaire, le tri doit aboutir à la définition d'un ensemble claire d'instructions permanentes concernant le traitement des suites continues de documents. C'est un processus complexe qui a des incidences multiples et de très grande portée, et il importe de prévoir un dispositif obligeant à prendre en considération autant de facteurs et de prescriptions que possible avant toute décision quant au sort à réserver aux documents. Le principal artisan de ce travail est généralement une commission qui réunit des personnes de différents niveaux et horizons et comprend des représentants des institutions d'origine et du centre d'archives.

La décision est en partie fondée sur la prise en considération des précédents. Les précédents sont contenus dans les documents relatifs aux affaires passées. Mais il est souvent difficile de déterminer à l'avance quels sont les documents qui contiennent des précédents potentiellement utiles. C'est pourquoi il importe d'avoir un système de tri approprié, puisque c'est là le seul moyen qui permette aux décideurs d'avoir la certitude que les documents ne sont éliminés qu'après l'examen le plus minutieux. Son absence nuit gravement au processus de décision. Même dans le meilleur des cas, il est toujours difficile de déterminer ce qui constitue l'exemplaire de référence d'un document. Il est difficile aussi de savoir s'il faut conserver les différentes rédactions successives d'un rapport, par exemple, ou seulement la version finale. Des éliminations anarchiques risquent d'aboutir à la destruction de pièces qui auraient été d'une utilité capitale par la suite.

Le dépôt des fonds de documents dans un centre de préarchivage facilite le tri. Le centre de préarchivage veille non seulement à ce qu'il ait lieu, mais aussi à ce que l'opération de transfert elle-même soit l'occasion d'un travail de recensement et de description, qui est une composante essentielle du tri. Les systèmes de préarchivage automatisés offrent en outre des avantages secondaires considérables.

Le système peut être capable d'identifier les documents de même nature ou portant sur un sujet analogue qui ont été déposés antérieurement ou, au contraire, en révéler l'absence, signalant ainsi la nécessité de conserver des pièces qui n'ont pas encore été déposées. Il peut aussi rendre de précieux services aux décideurs. L'une de leurs grandes difficultés consiste en effet à savoir s'il existe, dans les autres ministères ou administrations, des informations qui leur seraient utiles. On appréciera l'ampleur de ce problème si l'on sait que, même à l'intérieur d'un ministère ou d'une administration, il n'est pas toujours facile d'accéder aux documents des autres services. Les petites jalousies comme les rivalités les plus féroces conduisent souvent à limiter l'accès à l'information. A un autre niveau, les ministères et administrations sont souvent en rivalité, chacun s'évertuant à passer pour plus novateur que les autres et à se faire attribuer le mérite de telle ou telle initiative. En fait, alors que, suivant les régimes politiques, il y a bien échange d'informations, par exemple au niveau ministériel, chaque ministère et administration n'en cherche pas moins à justifier son existence et à s'assurer une part aussi importante que possible des ressources disponibles. Dans ces circonstances, il faut monter bonne garde autour de l'information que l'on possède, si bien que celle-ci devient d'un accès difficile pour les fonctionnaires des autres ministères.

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