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4.9 L'accès aux documents dans les centres de préarchivage

Lorsque différents ministères et différentes administrations déposent des documents dans un centre de préarchivage, on se trouve en présence d'un ensemble de fonds de diverses origines. L'une des règles fondamentales de gestion des centres de préarchivage est que les documents qui y sont conservés doivent demeurer confidentiels et à l'usage exclusif de l'institution qui les a déposés. Il n'y a rien là que de normal. Il est même des cas où la chose est poussée à de malencontreux extrêmes, les documents demeurant la propriété des déposants, qui sont donc libres par exemple de les retirer à tout moment. Quoi qu'il en soit, les centres de préarchivage offrent aux décideurs une possibilité unique d'élargir les assises de leurs décisions. Que le système de préarchivage soit manuel ou automatisé, les bordereux de transfert sont là pour leur montrer quels autres fonds ont été déposés. Dans un centre automatisé, il devient facile de repérer les documents utiles existant dans les autres ministères et administrations. Ce type de service doit être offert à tous les décideurs, sous réserve, et cela est important, qu'une fois les documents localisés, le centre de préarchivage n'en ouvre pas directement l'accès mais adresse ceux qui souhaitent les consulter à l'institution d'origine afin qu'ils obtiennent son autorisation.

On voit donc que le retrait systématique des bureaux des documents qui ne sont plus d'usage courant et leur dépôt dans les centres de préarchivage sont profitables au processus de décision. Mais le problème, semble-t-il, est qu'il n'existe pratiquement pas, pour le moment, de mécanismes de nature à faciliter l'accès des décideurs à cette information. Tout d'abord, nous l'avons noté plus haut, 34 des répondants n'avaient même pas de dépôt de préarchivage et, plus grave encore, ceux qui en avaient un n'étaient pas en mesure de faire connaître l'existence de l'information placée sous sa garde aux décideurs susceptibles d'en avoir besoin.

L'un des principaux services que doivent offrir les centres de préarchivage consiste à faciliter aux décideurs l'accès à l'information contenue dans les fonds de documents et d'archives. Dans la plupart des cas, le principal instrument qui permet à l'institution d'origine de savoir quels documents ont été transférés au centre de préarchivage ou versés aux archives est l'exemplaire du bordereau de transfert ou de versement conservé dans ses bureaux. Quarante-six institutions ont indiqué que ces bordereaux étaient aisément accessibles dans les institutions d'origine, 16 répondant par la négative. Il est intéressant de noter également que seules 19 institutions possédant un dépôt de préarchivage étaient en mesure d'affirmer qu'elles offraient des services permettant aux décideurs des ministères et administrations de savoir quels documents avaient été déposés au centre de préarchivage par d'autres ministères et administrations. Trente-six institutions n'offraient pas ce type de service, ce qui veut dire que les décideurs n'avaient accès pratiquement qu'aux documents qu'ils avaient eux-mêmes créés. L'automatisation des instuments de recherche documentaire est bien sûr indispensable pour faciliter et élargir l'accès aux fonds de documents et d'archives. Cependant, seules 18 institutions, contre 47, avaient automatisé ou commencé à automatiser leurs outils de recherche. Cette situation est manifestement loin d'être satisfaisante, compte tenu en particulier de la baisse considérable du coût des nouvelles technologies de l'information depuis dix ans. Si un homme d'affaires peut aujourd'hui se permettre de voyager en avion avec un ordinateur portable, il n'y a pas vraiment de raison pour que les institutions d'archives ne se rallient pas aux techniques modernes en commençant à informatiser leurs outils de recherche. Il est vrai que l'information à traiter exige une importante capacité de mémoire sur disques ou sur bandes magnétiques, mais il devrait être possible de mettre le processus en route, ne serait-ce qu'en automatisant les index des répertoires ou en mettant en mémoire un sommaire des intitulés des documents en dépôt.

Pour les décideurs, le message est simple. Les centres de préarchivage contiennent une masse d'information dont ils ont besoin pour prendre leurs décidions. Actuellement, cette information est pour l'essentiel inaccessible, ce qui entrave le processus de décision, soit qu'il s'appuie sur une information incomplète, soit qu'il exige un travail qui autrement n'aurait pas été nécessaire. Il faut encourager les centres de préarchivage à faciliter l'accès des décideurs à cette information et leur affecter les ressources nécesaires pour qu'ils puissent moderniser leurs installations à cette fin. Le coût de ce type d'investissement serait justifié par les économies qui résulteraient de la réduction ou de la suppression d'un travail inutile et de l'élimination d'erreurs coûteuses. Nous avons déjà montré quelques-unes des conséquences que peut entraîner le fait de ne pas avoir accès aux informations dont on a besoin.

Il a été généralement reconnu dans différentes enceintes internationales que le plus urgent en la matière est d'ouvrir aux décideurs l'accès à la masse d'information non publiée et inaccessible contenue dans les centres de préarchivage et les Archives. L'information publiée dans les livres, périodiques et articles est aisément accessible par l'intermédiaire des bibliothécaires, qui ont mis au point des méthodes et des infrastructures perfectionnées. Aujourd'hui, il est facile et d'usage courant d'identifier la totalité des publications produites dans un pays donné. Les bibliographies, index et résumés analytiques sont là pour faire connaître le plus largement possible l'existence de ce type d'information. Il est même relativement aisé de retrouver des publications très anciennes, de déterminer où elles ont été publiées et de vérifier si elles sont encore disponibles.

Il en va différemment de l'information inédite conservée dans les centres de préarchivage. Non seulement, on l'a déjà vu, chaque ministère et administration ignore quelle information les autres ont produite, mais il arrive souvent qu'à l'intérieur d'un même ministère ou d'une même administration on ne sache pas exactement qui possède quoi, ni ce que contiennent les bureaux, magasins et dépôts de préarchivage.

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