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Table des
matières - Précédente - Suivante
5.1 Le principe de provenance et de respect de
l'ordre primitif
5.2
Les accroissements
5.3 L'entrée des documents aux archives
5.4 Le classement et l'inventaire
5.5
La communication
5.6 Le caractère prioritaire des archives
5.1 Le principe de provenance et de respect de l'ordre primitif
Lorsque, après un tri, des documents sont jugés posséder une valeur permanente et durable, ils acquièrent la qualité d'archives au sens propre du terme. Les critères régissant leur admission dans cette nouvelle catégorie, de même que le moment où ils satisfont aux conditions requises à cette fin, varient sensiblement en fonction de la situation particulière de tel ou tel pays ou institution. Les modalités de versement des documents aux Archives ainsi que les procédures relatives à leur traitement, leur conservation et leur communication différent aussi fortement, et les divergences d'opinion ne manquent pas à leur sujet.
Depuis la fin du XVIIIe siècle et jusqu'à la période, relativement récente, qui a immédiatement suivi la seconde guerre mondiale, deux principes directeurs ont été universellement admis et appliqués. Tout d'abord, les archives étaient créées par des organismes bien distincts au cours de l'exercice normal de leur activité. De ce fait, elles se rapportaient à la fois aux fonctions de ces organismes et à leurs diverses unités et activités. A ce titre, elles n'avaient de sens que les unes par rapport aux autres. Le compte rendu d'une réunion, par exemple, expliquait les directives qui étaient diffusées ultérieurement ou la suite qui était donnée aux demandes formulées. D'autre part, le compte rendu de chaque réunion était considéré comme unique pour l'entité concernée en dépit du fait qu'il pouvait en exister plusieurs exemplaires. Son caractère unique découlait de l'ordre dans lequel il s'insérait dans la vie de cette entité et dans la documentation connexe qui y était produite à ce moment-là. Pour comprendre la position adoptée par certaines personnalités officielles lors de la réunion, ou pourquoi les décisions qui y avaient été prises avaient été adoptées sans enthousiasme, il fallait rapprocher ce compte rendu des autres documents de l'entité concernée. Laisser ce compte rendu se perdre au milieu de la documentation d'autres unités revenait à lui ôter toute signification car il était ensuite pratiquement impossible de retrouver le lien qui le rattachait à l'entité dont il était issu. En simplifiant à l'extrême, ce serait aussi aberrant que de déchirer le troisième chapitre de 10 ouvrages distincts, d'en faire un volume et d'attendre d'un éventuel lecteur qu'il y trouve un sens.
Ainsi est né le principe de provenance, plus connu sous le nom de principe de respect des fonds, qui a été énoncé pour la première fois par l'archiviste français de Wailly au milieu du XIXe siècle. En vertu de ce principe, les documents d'une même provenance forment un tout et doivent être conservés groupés parce que c'est le seul moyen de rendre compréhensibles la structure et le fonctionnement de l'organisme qui les a créés. Le temps passant et le rythme de production de documents ne cessant de s'accélérer, la nécessité de conserver groupées toutes les archives d'un même service a commencé de soulever des difficultés. Certains archivistes considéraient que le respect du principe de provenance impliquait de considérer les archives d'un service comme un tout, aussi bien pour les inventorier que pour les ranger sur des rayonnages ou les stocker dans un magasin. Si l'inventoriage ne posait guère de problèmes, il n'en allait pas de même pour le stockage, étant donné qu'il était très difficile de prévoir à quelle cadence les documents provenant de certains services allaient s'accumuler et, par conséquent, de combien d'espace il faudrait disposer au dépôt pour loger ces archives. Au cours des années 60 et 70, quelques institutions, notamment les Archives nationales d'Australie et de Rhodésie, ont abandonné le deuxième volet de ce principe et préféré préserver l'unité du service d'origine en maintenant la totalité de ses archives groupées dans les instruments de recherche, mais en les classant sur les rayonnages par masse dans l'ordre des versements. Les archives d'un même service étaient donc groupées dans les instruments de recherche mais stockées en différents points du dépôt. Cette dérogation à la règle établie a suscité de vives polémiques, en particulier à la fin des années 50 et au cours de la décennie suivante.
Le principe de provenance avait une conséquence logique. Si les archives ne pouvaient être interprétées et comprises que dans le contexte des services qui les avaient créées il faudrait, pour pouvoir les interpréter à un stade ultérieur, être en mesure d'établir comment elles avaient été créées et organisées. Les archives d'une même provenance étaient reliées entre elles par la façon dont elles avaient été organisées lors de leur création. Elles avaient un caractère organique et les archivistes devaient donc en respecter l'ordre primitif. C'est ainsi que le principe du respect de l'ordre primitif est né. Après la seconde guerre mondiale, plusieurs aménagements ont été apportés à ces principes afin de répondre à des exigences et à des besoins particuliers. Mais, dans une grande mesure, quels qu'aient été ces aménagements? ces grands principes n'ont jamais été complètement abandonnés et ce sont eux qui continuent pour l'essentiel de régir le classement et l'inventaire des archives.
L'une des tâches fondamentales de l'archiviste est de veiller à l'accroissement des fonds. Dans certaines circonstances, ce processus commence au moment où l'archiviste s'emploie à la gestion des documents courants et semi-courants puisque c'est à ce stade que des décisions sont prises au sujet du classement et du tri, qui départage les documents qui doivent être éliminés et dans quel délai et ceux qui seront conservés indéfiniment et versés aux archives. Même si les opinions diffèrent et si l'on a pu soupçonner certains responsables de la gestion des documents de vouloir empiéter sur les prérogatives des archivistes, et inversement, il semble bien que la qualité des archives formées à l'issue d'un processus planifié et systématique de gestion des documents soit supérieure à celle d'archives composées de documents qui ont survécu de façon fortuite. Lorsque l'archiviste n'intervient pas dans les phases active et semi-active de la vie des documents, soit il adopte une attitude passive et attend les versements, soit il effectue un recensement périodique des documents afin de déterminer ceux qui devraient être versés aux archives. Dans ce scénario, les documents risquent d'avoir subi des dégâts irréparables et irréversibles, avant d'être versés aux archives, surtout dans le cas de documents lisibles par machine. En réponse au deuxième questionnaire, 31 personnes ont indiqué que la manière dont les documents traités dans leur institution leur paraissait satisfaisante, tandis que 14 signalaient des carences et des risques de détérioration. Parmi celles qui étaient plutôt satisfaites, plusieurs ont jugé utile de nuancer leur réponse en précisant que la manière dont les documents étaient traités leur paraissait acceptable, eu égard à la situation et aux difficultés existantes.
Par ailleurs, certaines archives ne sont pas versées aux dépôts d'archives. Très souvent, les fonds des services d'enregistrement des contrats ou du fichier central des sociétés sont conservés par les administrations pendant la durée d'existence des biens ou des entreprises auxquels ils se réfèrent. Les ministères et administrations publiques qui choisissent de conserver ces archives devraient néanmoins rester en contact avec les services d'archives centraux, qui devraient être habilités à veiller à leur maintien en bon état. Pour ce qui concerne les archives informatiques, le versement et le stockage d'une bande mère aux archives devraient être exigés.
La nécessité de conserver des archives dans les ministères et les administrations publiques ne devrait cependant pas être exagérée. Le critère essentiel devrait être la mesure dans laquelle ces archives sont encore nécessaires à leur bon fonctionnement. La conservation prolongée de documents dans l'administration soulève souvent aussi de sérieuses difficultés, du fait notamment que les responsables n'ont pas conscience de la valeur archivistique de ces documents. Pourtant, les réponses aux deux questionnaires montrent clairement que les organismes d'origine conservent une fraction importante de leurs archives ou que le versement intervient très tardivement.
Si, d'une manière ou d'une autre, les documents ont survécu et parviennent aux archives, ils doivent alors y être traités puis stockés, conservés et mis à la disposition du public. Ces différentes opérations supposent le recours à diverses techniques qui, malgré certaines variantes propres à des institutions et sociétés déterminées, présentent dans l'ensemble des caractéristiques générales communes.
5.3 L'entrée des documents aux archives
Les entrées aux archives doivent en un premier temps être prises en charge. Il existe différentes modalités de versement mais elles reposent sur les mêmes principes de base. Le versement est l'opération matérielle et administrative par laquelle les documents sont transférés dans les locaux du dépôt d'archives qui les prend en charge. Il suppose de vérifier l'état matériel des documents et de prendre les mesures d'urgence qui s'imposent lorsqu'il est très défectueux voire déplorable, de procéder, le cas échéant, à une désinfection par fumigation, par exemple en présence de poux, afin d'éviter la contamination des magasins du dépôt par ces ennemis déclarés des archives. Il faut aussi établir un document de prise en charge, ou bordereau de versement, comportant des indications précises sur les archives versées. Que ces détails soient consignés sur un registre d'entrée ou d'une autre manière, ils doivent inclure l'origine des archives, une description et une mention de leur contenu, une estimation chiffrée de leur volume, la période sur laquelle elles portent, les conditions de communicabilité et l'adresse topographique, c'est-à-dire l'endroit où elles sont rangées. Lorsque leur traitement n'est pas immédiat, on peut indiquer leur rang de priorité. Bien souvent, les archives sont placées dans un local temporaire en attendant leur classement et leur inventaire détaillé, mais les modalités varient ici quelque peu en fonction du volume des versements en attente. L'importance des opérations de prise en charge est évidente. Si la communication de ces documents était demandée pendant cette phase préliminaire, ils pourraient au moins être localisés, recherchés et mis à disposition. C'est une nécessité pour les décideurs qui ne peuvent à aucun moment se permettre de perdre la trace de leurs documents d'archives. Il est tout aussi impératif pour l'archiviste de procéder rapidement au traitement des versements car cela lui facilite la tâche. La règle veut que, lorsque des archives doivent être stockées provisoirement en attendant leur classement et leur inventaire, il y ait un mécanisme qui en signale la présence aux utilisateurs éventuels, et cette règle ne souffre aucune exception.
5.4 Le classement et l'inventaire
Le classement et l'inventaire constituent la pierre angulaire de l'archivistique. Les principes régissant ces opérations font l'objet de nombreux guides, manuels et études. Les méthodes proprement dites se sont métamorphosées au fil des années, passant des inventaires analytiques détaillés du début de l'époque moderne en Europe aux états sommaires par fonds et répertoires de l'archivistique contemporaine. D'une manière générale, le classement des documents d'archives suit les principes de provenance et de respect de l'ordre primitif mentionnés plus haut. Dans la pratique courante, les archives sont classées au premier chef en fonction de l'organisme d'origine, dont on établit souvent l'historique afin de montrer comment ces fonds ont été créés et accumulés. L'histoire du ministère ou de l'administration d'origine peut se révéler très utile aux décideurs, dont beaucoup ignorent souvent comment ledit organisme s'est développé. Ce rappel historique permet aussi d'expliquer les incohérences et les contradictions que recèlent parfois les archives et d'orienter le chercheur vers des fonds qui peuvent présenter un intérêt. On ne trouve généralement pas l'équivalent dans les administrations et c'est l'un des précieux moyens de recherche que les services d'archives offrent aux décideurs.
Le mode de classement vise à grouper les fonds d'archives des administrations centrales et locales d'abord d'après le ministère dont elles relèvent, puis en fonction du service et de l'unité effectivement concernés. Un corollaire de l'opération de classement est la nécessité d'identifier des ensembles de documents afin qu'à un stade ultérieur les documents du même ensemble puissent être regroupés.
Après avoir été classés, les versements doivent être inventoriés. Il s'agit d'une opération complexe qui soulève nombre de difficultés. Au temps où le rythme de production de l'information était assez lent, le volume des archives était également limité. Dans l'Europe médiévale et au début de l'époque moderne, il était possible de procéder à une analyse minutieuse des pièces archivées et d'établir des inventaires détaillés, mais une fois que le rythme de création de l'information s'est accéléré, que le volume des documents versés aux archives a augmenté, il n'a plus été possible pratiquement d'inventorier les éléments d'un fonds dans le détail. On a procédé de plus en plus par grandes subdivisions et non plus par dossiers isolés. Certains services d'archives ont dû se résigner à abandonner les anciens inventaires détaillés et à adopter une démarche intermédiaire consistant à faire un état sommaire des fonds d'archives publiques, tout en continuant à établir une analyse détaillée des archives privées ou de ce qu'on a appelé les manuscrits historiques.
L'inventaire est, par nature, un instrument destiné à permettre aux chercheurs d'identifier les documents d'archives existants et à localiser ceux dont ils ont besoin. Il est étroitement lié à la méthode de classement et la forme sous laquelle il se présente dépend du mode de conservation des documents. D'une manière générale, on peut dire néanmoins que cette opération revient à définir le type d'archives dont il s'agit - correspondance, mémoires, rapports ou minutes - puis à donner quelques indications sur la forme sous laquelle elles se présentent manuscrits, textes dactylographiés ou enregistrés sur support magnétique. On essaie aussi de donner des indications qui permettent aux chercheurs d'avoir une idée du volume de l'information à consulter. Ce travail conduit normalement aussi l'archiviste à mentionner les dates extrêmes des documents, à en analyser le contenu et à signaler, le cas échéant, s'il y a eu restructuration parce que l'ordre primitif n'a pu être reconstitué.
Après avoir été inventoriés, les fonds doivent être indexés afin d'en faciliter l'accès aux lecteurs. Le processus d'indexation proprement dit prend beaucoup de temps, mais il est indispensable parce que beaucoup de lecteurs ignorent souvent où trouver l'information dont ils ont besoin. Même lorsqu'ils en ont une certaine idée, ils ne savent pas où chercher d'autres renseignements qui pourraient leur être utiles. Lors de l'indexation, l'archiviste est en mesure de rendre à l'usager le précieux service de regrouper toutes les archives ayant trait à un sujet donnée, ce qui lui permet d'avoir accès aux multiples sources existantes. Le décideur est donc à même d'accéder à des archives produites par différents rouages de l'administration et d'identifier, par exemple, les projets pertinents qui pourraient avoir été exécutés par des services autres que ceux de son propre organisme. Les chevauchements d'activités sont ainsi évités et les décisions sont prises en meilleure connaissance de cause après consultation de toutes les sources archivistiques disponibles.
Les responsables, nous l'avons vu, ne tirent pas pleinement parti, malgré tout, du potentiel archivistique qui est à leur disposition. Il ressort des estimations fournies que le pourcentage de décideurs qui consultent les archives est très faible par rapport au nombre total d'usagers.
5.5.1 Trente-six institutions ont été en mesure d'évaluer approximativement le pourcentage de décideurs qui consultaient les archives par rapport à l'ensemble des usagers. Leurs estimations varient de 0,05 à 100 % Une analyse plus poussée permet de dégager les conclusions suivantes:
5.5.1.1 Dans sept institutions, le pourcentage de décideurs est égal ou inférieur à 1 %.
5.5.1.2 Dans 18 institutions, il se situe entre 1 et 10 %.
5.5.1.3 Dans huit institutions, entre 10 et 50 %.
5.5.1.4 Deux institutions ont communiqué des taux très élevés: 85 % pour les Karnataka State Archives, Inde, et 100 % au Centro de Información Documenta de Archivos de Madrid.
5.5.1.5 La Direction des archives d'Australie a été la seule à pouvoir donner une information plus précise, à savoir: 17 % des demandes de renseignements, 13 % des entrées et 57 % de toutes les pièces communiquées dans la salle de consultation.
5.5.1.6 Nombre d'institutions ont éprouvé des difficultés à répondre, certaines expliquant qu'elles n'établissaient pas ce genre de statistiques, n'étaient pas en mesure de fournir des estimations chiffrées ou avaient beaucoup de mal à déterminer ce pourcentage. Quant au Riksarkivet de Norvège, il a déclaré nettement qu'il lui était "impossible de répondre".
Il n'en importe pas moins de connaître le nombre des décideurs qui consultent les archives. L'un des principes d'archivistique communément admis est que les documents d'archives sont en général destinés à répondre aux besoins de personnes autres que celles qui les ont créés.
Si l'on se fie aux indications susmentionnées, sans perdre de vue leur caractère approximatif, il est clair que les décideurs sont une très faible fraction des usagers. Selon 25 institutions, le pourcentage serait inférieur à 10 %; plusieurs autres, dans l'incapacité de fournir une estimation, ont néanmoins signalé que le nombre des décideurs qui consultaient les archives était limité, très faible, voire négligeable.
Faut-il en conclure que, somme toute, les archives n'intéressent pas les décideurs ? Les décideurs eux-mêmes, comme nous l'avons indiqué plus haut, ont affirmé qu'ils n'utilisaient guère les documents qui se trouvent normalement dans les dépôts d'archives, à savoir ceux qui ont plus de 25 années d'existence.
La réponse se situe peut-être sur deux plans. Si les décideurs n'exploitent pas les fonds d'archives, c'est en réalité parce qu'ils ignorent l'information qu'ils contiennent. Il est probable que très souvent ceux qui sont en quête d'une information fouillent partout, mais en vain, ne sachant pas qu'ils pourraient se la procurer facilement aux archives. En raison de leur nature même, les dépôts d'archives sont généralement construits à l'écart du centre très animé des villes, où l'atmosphère est polluée. Ils sont souvent situés dans un environnement calme et préservé de la pollution, loin des organismes producteurs de documents. Les décideurs s'habituent donc à se passer des archives. Ils n'ont pas facilement accès aux instruments de recherche, dont très peu de services d'archives se sont souciés de déposer des exemplaires dans les organismes versants. Même à l'heure actuelle, dans une société axée sur la technologie où l'accès en ligne à l'information est relativement facile à implanter, les organismes créateurs de documents ne sont pas reliés par des terminaux aux dépôts d'archives où sont conservés les documents. Certes, il est impossible de transférer directement sur le support informatique l'information proprement dite contenue dans les documents d'archives, mais il est relativement aisé d'informatiser les instruments de recherche afin que les usagers soient immédiatement renseignés sur l'existence de l'information dont ils ont besoin. Dix-huit institutions interrogées seulement ont informatisé ou commencé à informatiser leurs instruments de recherche; 47 n'en ont rien fait. Il est également remarquable que seules 19 institutions aient pu affirmer que les organismes auxquels appartenaient leurs usagers possédaient des installations leur permettant de savoir quels documents pertinents avaient été créés par leurs propres services, ou par d'autres, ou bien avaient été déposés au centre de préarchivage. Trente-six institutions ont répondu négativement sur ce point.
Le noeud du problème est que, pour emprunter une expression courante dans le secteur privé, les services d'archives n'ont pas une politique de marketing agressive. Une telle politique se fonde sur l'idée qu'il faut porter le produit sur le marché et non attendre que le marché vienne vers le produit. Mais comment imaginer que des services d'archives agissent ainsi sans nuire à l'image traditionnelle d'institution savante qu'ils ont héritée de générations d'archivistes et d'une longue pratique archivistique ? Et s'ils le faisaient, quelles en seraient les incidences pour les décideurs ? Nul doute qu'à l'heure actuelle il existe, entre la pratique archivistique et la prise de décisions, un fossé qui pourrait être comblé par l'adoption de nouvelles stratégies aussi bien de la part des archivistes que de celle des décideurs.
Il importe avant tout d'analyser et d'évaluer avec précision les besoins des responsables. Des décisions sont prises à tout moment et à tous les niveaux de l'appareil étatique. Le type de décision tout comme la qualité de la décision dépendent évidemment de la nature du rouage administratif au sein duquel elle est prise et de la catégorie à laquelle il appartient. Certaines décisions doivent être prises rapidement, alors que d'autres exigent de longues consultations préalables. Certes, la vitesse à laquelle ces décisions sont prises et le laps de temps nécessaire aux consultations varient. L'objectif fondamental n'en est pas moins toujours de prendre les décisions aussi rapidement que possible, qu'il soit ou non nécessaire de procéder à des consultations.
La nature des structures étatiques varie aussi énormément, comme la voie suivie pour parvenir à une décision. L'efficacité de l'appareil bureaucratique et sa lenteur ou son insuffisance sont à la fois une question d'opinions et de valeurs. Il est donc très difficile de préconiser des solutions de nature à améliorer la prise de décisions dans tous les cas de figure. Les besoins des décideurs sont fonction des circonstances et ils doivent toujours être analysés.
C'est ainsi que se dégage la spécificité de ces besoins. En général, l'information est nécessaire à la conduite des affaires publiques sous tous ses aspects: élaboration, présentation et contrôle des budgets, recrutement, gestion, promotion et licenciement du personnel, achat, réception, entreposage et distribution de marchandises, formulation et mise en oeuvre de projets, autant d'opérations qui sont tributaires de l'information et exigent des décisions à différents stades. Qui recruter, promouvoir ou licencier, à quel projet donner la priorité ou affecter des ressources supplémentaires, avec quels pays établir ou rompre des relations diplomatiques, quelles orientations donner à la politique économique, quels systèmes choisir en matière de services de base, tels que santé, éducation et sécurité sociale, l'importation et l'exportation de certains produits, le développement et la promotion de la jeunesse, des sports et de la culture, toutes ces tâches supposent la prise de décisions.
Il s'agit d'un processus délicat parce qu'il est souvent difficile de prévoir avec précision les conséquences d'une décision. Tous les responsables espèrent prendre les décisions les plus judicieuses. Or, pour ce faire, il est nécessaire de prendre en considération tout un ensemble de facteurs, ce qui suppose que l'on soit en mesure de rassembler toutes les informations pertinentes.
Les décisions sont d'autant plus délicates que l'on s'élève dans les échelons de l'administration. L'essor des systèmes intégrés de gestion et des systèmes d'aide à la décision atteste la nécessité de disposer de bases de données propres à contribuer au bon déroulement du processus de gestion et de prise de décision.
Outre qu'il convient d'évaluer les besoins des décideurs en matière d'information, il faut aussi déterminer les conséquences défavorables découlant de l'absence ou du non-usage de l'information. Pourtant, la plupart des services d'archives ne font pas cet effort. Ils ne nouent pas avec leurs usagers le dialogue qui leur permettrait d'être en permanence avertis de leurs besoins. De leur côté, les usagers ne se soucient pas non plus d'engager ce dialogue, qui les aiderait dans leurs décisions. Pour que les services d'archives puissent vraiment faire prendre conscience aux usagers de l'existence de la masse d'information qu'ils détiennent, ils doivent avoir une certaine idée des activités menées par les différents rouages de l'administration. Ils doivent pouvoir suivre l'évolution des politiques et des projets des pouvoirs publics, les orientations envisagées, la réussite ou l'échec des programmes ainsi que les secteurs où l'information fait défaut. De toute évidence ce doit être une veille continue, associée à un mécanisme d'information en retour; peut-être même serait-il utile que les services d'archives soient physiquement présents auprès du ministère ou du service concerné. Une autre solution consisterait à désigner des membres du personnel de l'administration qui seraient sensibilisés au rôle et à l'existence des archives et pourraient ainsi se tenir au courant à la fois de l'évolution des activités archivistiques et de la situation régnant dans les services publics et assurer la liaison entre les uns et les autres.
La surveillance continue des besoins des décideurs ou la communication en temps voulu des documents d'archives qui leur sont utiles peut aussi se faire par l'intermédiaire des outils technologiques modernes. Si les instruments de recherche archivistique étaient automatisés, il serait possible de fournir l'information en ligne aux usagers ou aux administrations versantes, ce qui permettrait aux décideurs de consulter l'éventail complet des sources d'information disponibles avant de prendre des décisions, et les y inciterait. Pour être valable, une décision doit intervenir après consultation de toute l'information pertinente existante, telle qu'elle est contenue dans les fonds de documents, qu'ils soient actifs, semi-actifs ou inactifs. Un bon décideur devrait donc, avant tout, rechercher quelle information est contenue dans les documents classés dans les bureaux et au service d'enregistrement. Ensuite, il devrait vérifier si l'information pertinente figure dans les dossiers conservés dans les magasins ou les chambres fortes de son administration, dans ceux qui ont été transférés au centre de préarchivage ou dans ceux qui ont été versés aux archives. Il devrait pouvoir déterminer facilement les documents qui ont été éliminés afin de ne pas perdre de temps à rechercher ceux qui ne sont plus disponibles. Pourtant, maints décideurs n'ont ni les connaissances ni les moyens nécessaires pour repérer les ressources documentaires disponibles et y accéder. Il n'est pas indispensable d'être raccordé à un système en ligne pour être tenu au courant de l'existence et des ressources des fonds d'archives. Des listes peuvent être imprimées régulièrement et distribuées aux bureaux concernés. Lorsque de nouveaux documents ont été versés aux archives ou transférés au centre de préarchivage, ou encore versés du centre de préachivage aux archives, les décideurs doivent en être avisés.
A l'heure actuelle, les services d'archives s'efforcent de faire connaître l'information contenue dans leurs collections en publiant toutes sortes de catalogues. L'habitude a été prise depuis quelque temps de produire des catalogues qui décrivent des collections spécialisées ou fondées sur un support déterminé: photographies, cartes, diapositives et films. Il s'agit là d'un service capital, mais la distribution de ces publications pose un problème. Elles devraient normalement être déposées dans les bibliothèques des différents services de l'administration publique. C'est ce qui serait souhaitable. Il est pourtant à craindre que ce soit rarement le cas. On peut imaginer le changement et l'avantage que cela représenterait pour les responsables que chacun des bureaux des ministères ait à sa disposition, aux fins de référence, des copies des bordereaux de transfert des documents qui se trouvent dans les magasins ou les chambres fortes, ou encore au centre de préarchivage. Quelle différence également si, dans les différents services, on pouvait trouver des exemplaires des instruments de recherche ou des catalogues produits par les services d'archives. Le processus de prise de décision se trouverait aussi profondément amélioré si les décideurs recevaient périodiquement des mises à jour indiquant les versements qui viennent d'être traités ou d'entrer aux archives, ou s'ils pouvaient être tenus informés en permanence des travaux accomplis par d'autres organismes publics. S'ils sont, par exemple, sur le point de procéder à l'étude d'une zone géographique déterminée afin de décider de l'emplacement d'une roue ou d'un barrage, ils devraient être conscients des recherches déjà effectuées sur les mêmes lieux, serait-ce à d'autres fins, qui ont permis de recueillir des données et une information capitales et fiables.
La question de l'emplacement d'un barrage ou d'une route est un exemple très intéressant. Dans cette perspective, non seulement il faut étudier le terrain et déterminer le trajet ou l'emplacement le plus favorable, mais le choix du site dépend en outre des répercussions qu'il pourrait avoir sur la population, et aussi sur la végétation et les animaux. Très souvent, l'administration chargée de la construction des routes et des barrages étudie les facteurs socio-économiques, la répartition de la population, la situation des fermes et des villages, les infrastructures économiques et sociales ainsi que l'impact, les avantages et les inconvénients de différents emplacements. Ces recherches risquent d'être faites en toute ignorance de celles, analogues, que d'autres services ont pu conduire de leur côté. Le ministère du logement peut avoir étudié les tendances démographiques afin de décider où construire un nouveau village ou bien un nouvel ensemble immobilier. Le ministère de l'éducation peut avoir entrepris des recherches afin d'essayer de trouver le meilleur emplacement possible pour une école, un collège technique ou une université. Le Ministère de la santé peut également avoir exécuté certains travaux à l'occasion de la construction d'infrastructures médicales supplémentaires, telles que cliniques et hôpitaux.
Les services publics ont bien des attributions spécifiques, mais ils ne s'en trouvent pas moins tous, en l'occurrence, concernés par la même zone géographique. Chacun a une approche différente de sa mission, mais il ne faut pas perdre de vue que, dans une région donnée, ils ont tous à traiter avec la même population et les mêmes infrastructures. Nous avons déjà vu que les réponses aux questionnaires font apparaître d'évidents chevauchements d'activité, des catastrophes qui étaient évitables et des erreurs commises pour n'avoir pu accéder aux ressources documentaires disponibles.