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5.6 Le caractère prioritaire des archives
La difficulté pour les décideurs est de tirer pleinement parti de l'information disponible afin d'améliorer le processus d'élaboration des décisions. L'exploitation incomplète des fonds d'archives est en partie due au fait que leur existence n'est pas connue de leurs utilisateurs éventuels ou ne leur est pas signalée. La faute n'en incombe cependant pas uniquement aux services d'archives, qui fonctionnent avec des moyens matériels et financiers laissant beaucoup à désirer.
Trente-neuf institutions ont signalé que sur le plan des allocations budgétaires, elles étaient plutôt favorisées par rapport à d'autres services, mais d'autres, en nombre très important - 27 - ont affirmé le contraire. Parmi les premières, 21 ne disposaient pas d'un personnel suffisant. Trois seulement, l'Archivo Nacional d'Equateur, les Archives nationales du Luxembourg et l'Archivo Historico de Macau, ont pu indiquer qu'elles bénéficiaient d'une priorité élevée dans la répartition des ressources budgétaires. La majorité, 45, occupaient une place moyenne dans l'ordre des priorités, tandis que 19 étaient reléguées à une rang très bas.
Parmi les institutions qui estimaient bénéficier d'une très haute priorité, deux seulement, l'Archivo Historico de Macau et l'Archivo Nacional d'Equateur, ont indiqué aussi qu'elles avaient un personnel suffisant, contrairement à 23 de celles qui se trouvaient dans une situation moyenne.
Le caractère tout juste suffisant, sinon insuffisant, des moyens dont disposent certains services d'archives exerce naturellement une influence défavorable sur la qualité de leurs prestations. Ce ne sont pas des organismes autofinancés ou à but lucratif. Ils sont tributaires de l'organisation dont ils relèvent pour l'obtention des fonds qui leur sont nécessaires. Ce financement est évidemment calculé en fonction de ce qui semble être l'importance du service d'archives, et c'est là que réside le paradoxe. Les décideurs qui, d'une manière ou d'une autre, sont impliqués dans la répartition des ressources, déclarent que le service d'archives leur paraît important et mériter un rang de priorité élevé. Les archivistes eux-mêmes sont également convaincus de l'importance de leur tâche et de la priorité qui doit lui être accordée. Et pourtant, en dernière analyse, la réalité est bien différente.
La véritable raison de ce défaut de reconnaissance provient certainement du fait qu'indépendamment de leur importance déclarée ou professée, les services d'archives ne sont pas, à l'heure actuelle, en mesure de rivaliser avec d'autres besoins et tâches prioritaires. La fourniture de services d'aide sociale, l'augmentation des effectifs de police nécessaires pour lutter contre la criminalité, la construction de cliniques et d'écoles, autant d'impératifs auxquels il faut répondre avant de pourvoir aux besoins des services d'archives. Il n'y a là rien de surprenant puisque nous avons constaté que les fonds d'archives étaient peu consultés et que nul n'avait apporté la preuve de leur importance cruciale pour la prise de décisions ou la conduite des affaires courantes des organismes créateurs de documents.
Pour que les services d'archives se voient attribuer une part plus grande des ressources nationales, ils devront élargir leur champ d'activité. Cela ne signifie pas qu'ils devront réduire ou négliger leurs tâches traditionnelles et coutumières, qui consistent à veiller à ce que les documents créés par les organismes publics, qui appartiennent donc au domaine public, soient conservés et communicables à toute personne désireuse d'en prendre connaissance, de telle sorte que les autorités soient rendues publiquement comptables de leur action. Il s'agit là d'une mission aussi noble qu'indispensable. Les historiens et les chercheurs, les généalogistes et les spécialistes des sciences sociales peuvent tous légitimement prétendre avoir accès aux fonds de documents et d'archives.
Le droit du public de prendre connaissance des archives nationales a été affirmé à l'époque de la révolution française vers la fin du XVIIIe siècle. Aujourd'hui, la plupart des législations relatives aux archives proclament ce principe qui, dans certains pays, a été poussé plus loin et a donné naissance à la "liberté de l'information". Il existe fondamentalement deux grandes conceptions de la communicabilité des archives. Certains pays autorisent l'accès à tous les documents au moment de leur création, à l'exception de catégories désignées et spécifiées. D'autres appliquent un délai général de communicabilité en vertu duquel l'accès à tous les fonds de documents et d'archives est interdit pendant un certain nombre d'années, généralement entre 20, 25 et, plus couramment, 30 ans. Ce système est plus facile à gérer, mais il présente un inconvénient qui saute aux yeux, à savoir qu'il existe certainement beaucoup de documents dont il n'y a pas lieu d'interdire la communication pendant aussi longtemps.
Mais on peut se demander si la question de la communicabilité et de ses délais a de l'importance pour les décideurs, à la fois pour ce qui est de l'information qu'ils génèrent et de celle que d'autres créent à leur intention. Les responsables en quête d'information se rendent tout d'abord dans leurs propres services de documentation afin de déterminer comment leurs prédécesseurs ont fait face à certains problèmes et situations. Ensuite, ils s'adressent aux bibliothèques afin de savoir comment d'autres chercheurs ont abordé certains problèmes et y ont apporté des solutions. Les livres, les périodiques et les articles qu'ils consultent à la bibliothèque n'en sont pas moins, somme toute, le fruit du labeur du public, en général, lequel se heurte à certaines restrictions dans sa quête d'information. Il arrive que des chercheurs obtiennent communication de documents détenus dans les centres de préarchivage et dans les services d'enregistrement de certains organismes publics, mais c'est alors l'exception et non la règle. En général, le chercheur conduit ses travaux sur le terrain et vient ensuite confronter les résultats obtenus avec les données contenues dans les sources disponibles, publiées ou non. Si un délai de communicabilité excessif l'empêche d'accéder aux archives publiques, il se trouve freiné dans ses travaux et n'est pas en mesure de les orienter comme il aurait pu le faire s'il avait disposé de ces informations. Dans cette mesure, la communication différée des archives a une influence défavorable sur la production des chercheurs, et ainsi sur la qualité des sources extérieures consultées par un responsable pour prendre ses décisions.
Il conviendrait donc d'adopter des mécanismes propres à faciliter la communication précoce des archives au public. Certes, il faut prévoir des contrôles appropriés afin de veiller à ce que des documents "sensibles" ou confidentiels ou de nature à entraver la conduite des affaires publiques ne soient pas divulgués. Mais les décideurs doivent se rendre compte qu'il est dans leur intérêt de mettre ces matériaux à la disposition du public dans les plus brefs délais.
Les archives intéressent au premier chef ceux qui les ont créées. Si ces derniers affirment qu'ils en ont besoin, il faut donc leur en permettre l'accès. Mais pour cela il ne suffit pas d'élaborer des instruments de recherche et de les mettre dans la salle de lecture à la disposition de ceux qui s'aventureraient jusqu'aux archives. Maints décideurs sont beaucoup trop occupés pour faire cette démarche, à moins de savoir ou d'être assurés qu'ils y trouveront l'information qu'ils recherchent. Les services d'archives devront réviser leurs méthodes, leurs pratiques et leurs orientations afin de s'adapter aux besoins de ceux qui sont leur première raison d'être.