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Table des matières
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6. La planification dans l'administration des archives
6.1 Le processus de planification
6.2
Les besoins de locaux
6.3
Les besoins de personnel
6.4
Les besoins de matériel
6.5 Le
budget
6.1 Le processus de planification
Les services d'archives, comme toue autre institution, ne peuvent se passer de planification. Ils doivent formuler des plans clairs et concis à long, moyen et court terme, puis mettre en place des mécanismes de contrôle afin de suivre et d'évaluer les progrès et de procéder aux ajustements nécessaires. La planification doit porter sur ces opérations fondamentales que sont la prise en charge des versements, le traitement, l'emmagasinage, la conservation et la fourniture de services de renseignements.
De nombreux services d'archives ne procèdent à aucune planification: ils se contentent de survivre au jour le jour. Le processus de planification exige que les objectifs du plan soient clairement énoncés, que la méthodologie qui sera employée soit définie, que les résultats ou produits attendus soient présentés en tableaux et chiffrés. Les ressources nécessaires à la réalisation du plan doivent également être indiquées.
On a dit et répété que la prise en charge ne devait pas commencer au moment où les organismes d'origine téléphonent pour dire qu'ils souhaitent opérer un versement, ou lorsqu'un camion chargé de documents se présente à la porte. La participation de l'archiviste devrait commencer dès le stade initial de la création de ces documents. Que l'achiviste soit ou non associé à la gestion proprement dite des documents courants, il faudrait qu'il ait, en tout cas, un certain droit de regard ou de supervision sur ce processus. Le plan devrait donc inclure une évaluation quantitative de la production attendue de documents et, par voie de conséquence, du volume des versements que le service d'archives peut s'attendre à recevoir. Pour procéder à cette évaluation, il faut étudier l'organisation des ministères et administrations et prévoir l'augmentation ou la diminution de la capacité de création de documents sur des périodes déterminées. C'est là de toute évidence, une activité complexe; elle est cependant indispensable si l'on veut savoir, par exemple, de quels moyens de stockage, de quel personnel, et de quelles infrastructures on aura besoin dans les centres de préarchivage et les dépôts d'archives, et prendre les mesures nécessaires pour en disposer en temps utile. Pour évaluer la capacité de création de documents, il faut évaluer les dotations en personnel des ministères et administrations, ainsi que le taux d'utilisation de fournitures telles que papier, crayons, registres, carbones, bandes et disques magnétiques. Les chiffres correspondants sont faciles à obtenir dans les administrations, il suffit de les collecter et de les collationner.
On ne dira jamais assez combien il est important de procéder à ce travail. Dans le monde des affaires, nul n'envisagerait de créer une usine sans faire au préalable une étude de marché. Supposer que la demande est là sans que cela ait été établi de façon précise pourrait avoir des conséquences désastreuses: on risquerait, par exemple, d'acheter et d'installer une usine d'une capacité telle qu'elle produirait, en une semaine, de quoi couvrir la consommation de toute une année. De même, s'agissant de services d'archives, les demandes de locaux et d'installations supplémentaires devraient toujours se fonder sur des prévisions très précises des besoins. A l'heure actuelle, bien rares sont les institutions qui aient ainsi procédé à une évaluation quantitative de leurs besoins; aussi les plaidoyers en faveur d'une augmentation des ressources allouées sont-ils pas souvent entendus. Il faut chiffrer la production annuelle de documents et son évolution prévisible à moyen ou long terme. En rapprochant ces chiffres de la capacité des installations existantes, on aura de solides arguments pour démontrer la nécessité de disposer de moyens supplémentaires afin de faire face aux besoins.
La deuxième étape du processus de planification est l'évaluation quantitative des pratiques de gestion des documents dans les ministères et administrations. Cette analyse est nécessaire car elle permet d'examiner comment les documents sont reçu et traités, comment ils sont utilisés et rangés, comment ils sont retirés des bureaux au moment où ils passent de l'âge actif à l'âge semi-actif. On peut ainsi identifier les domaines dans lesquels la gestion des documents courants présente des faiblesses graves, établir un lien entre certaines de ces faiblesses et l'efficacité de l'appareil administratif et en déterminer les conséquences pour les fonds qui seront plus tard versés aux archives. Ceux qui allouent les ressources budgétaires ne comprennent pas souvent la nécessité d'améliorer les services d'archives. C'est ainsi que, n'ayant pas réussi lors de la présentation de son budget, à convaincre les fonctionnaires du Ministère des finances de la réalité de ses besoins, un archiviste décida de procéder différemment l'année suivante. Accompagné d'un photographe, il se rendit dans différents centres de province, prit des photographies de magasins où régnait un désordre épouvantable, se procura celles de documents endommagés par l'eau, les insectes ou les rats, nota des cas de pièces perdues ou "portées disparues", revint et présenta les résultats de son enquête, au moyen de diapositives, aux fonctionnaires des finances compétents. Ceux-ci admirent sans difficulté l'ampleur du problème et lui accordèrent les ressources nécessaires pour ouvrir et faire fonctionner des services d'archives à l'échelon régional. Ce cas - qui n'a rien d'inhabituel illustre bien la nécessité absolue d'une planification systématique, laquelle à son tour exige un travail approfondi de recherche et l'établissement des faits pertinents. Ce que nous voulons dire ici, en ce qui concerne les services d'archives, c'est que, pour pouvoir dresser des plans et présenter un dossier convaincant, rien ne vaut une évaluation très complète des structures et systèmes de création de documents des organismes d'origine. Aucun éducateur ne peut formuler de plans à moyen ou long terme sans étudier les tendances démographiques, la répartition géographique et les schémas de concentration de la population; à partir de là, il peut évaluer les besoins éducatifs à moyen et long terme. Combien de services d'archives se sont-ils livrés à ce genre de recherche ? Combien ont-ils en leur possession les organigrammes et structures d'organisation des administrations versantes ? Combien connaissent-ils le nombre des employés de bureau de ces administrations ? Combien connaissent-ils le nombre des secrétaires en activité ou savent-ils seulement avec précision quelles catégories de documents sont produites, en quelles quantités ? L'expérience de la plupart des archivistes, c'est qu'ils demandent des ressources importantes et que ces ressources leurs sont refusées. Estimant que l'on ne reconnaît pas la valeur de leur travail, ils se laissent gagner par le découragement. S'il en est ainsi, pourtant, ce n'est pas parce que les services d'archives méritent un rang faible ou moyen de priorité, c'est parce que ces institutions n'ont pas été capables de démontrer pourquoi on devrait leur accorder un rang de priorité élevé.
Une fois les schémas de création des documents déterminés et les prévisions établies, il convient d'examiner les moyens dont disposent le centre de préarchivage et les archives, pour faire le bilan de la situation à un moment donné, puis procéder à des comparaisons sur une certaine période. Les rapports annuels des services d'archives sont bourrés de chiffres sur le volume des versements, le nombre des chercheurs qui consultent les archives, le nombre des archives consultées, le nombre des entrées aux expositions, le nombre des demandes de renseignement téléphoniques ou écrites reçues et auxquelles il a été donné suite, pour ne citer que quelques exemples. Il arrive bien souvent que ces chiffres soient comparés aux chiffres correspondants de l'année précédente, mais il est rare que l'on pousse la comparaison plus loin pour évaluer l'évolution de la situation au cours des cinq ou dix dernières années, ou pour déterminer ce que seront vraisemblablement les tendances au cours des cinq ou dix années suivantes. Il faut ensuite juger des infrastructures existantes en fonction des administrations productrices de documents, en établissant si les ressources et infrastructures archivistiques existantes sont ou non adéquates et en montrant ce que seront les besoins à moyen et long terme.
Une fois menées à bien les tâches décrites ci-dessus, il sera possible de formuler les plans à court, moyen et long terme de l'institution. Ces plans comprendront certains éléments essentiels, tenant compte des besoins fondamentaux. Un service d'archives ne peut fonctionner que s'il possède les locaux nécessaires. En l'absence de magasins suffisants, par exemple, il n'est pas possible de continuer à recevoir des archives. Dans les réponses aux questionnaires, 37 institutions ont déclaré posséder des locaux adaptés et suffisants, tandis que pour 34 autres, tel n'était pas le cas. Un nombre important de services d'archives fonctionnent donc à partir de locaux inadéquats et insuffisants, quelque fois à partir de locaux qui n'ont jamais été destinés à emmagasiner des archives. A l'autre extrémité du spectre, il y a évidemment ceux qui ont gagné la bataille des locaux et disposent de beaucoup d'espace. Quelle que soit la situation, toutefois, il faut quantifier les besoins de locaux, en tenant compte de l'espace nécessaire pour loger non seulement les archives elles-mêmes mais aussi le personnel, le matériel et les chercheurs. Chacun sait que certains services d'archives ont bien réussi à obtenir de nouveaux locaux, mais que parfois ces locaux étaient remplis ou ne correspondaient plus à l'utilisation que l'on voulait en faire avant même d'être utilisés. De toute évidence, la planification laissait à désirer.
Le plan devrait indiquer avec précision les effectifs qui seront nécessaires à différents niveaux. Les besoins de personnel devront évidemment être étroitement rattachés au travail qui doit être fait aux quantités et types de documents d'archives qui doivent être reçus, traités et conservés et aux activités de soutien requises: dactylographie, achats, gestion matérielle et nettoyage. La difficulté, à l'heure actuelle, est que l'on établit ces besoins en personnel sans s'appuyer sur une démonstration empirique de leur nécessité. Comment peut-on faire valoir que l'on a besoin de 10 archivistes qualifiés de plus si l'on est incapable de quantifier la production de chaque archiviste et de la comparer au rythme prévu des entrées ? Sans modèle permettant de relier le nombre des archivistes à celui des assistants et techniciens et du personnel de soutien, comment peut-on énoncer des besoins en personnel pour l'avenir ? Sans un mécanisme permettant d'évaluer le volume moyen des documents traités par membre du personnel d'encadrement, comment peut-on être sûr que les retards accumulés en matière de traitement tiennent au volume excessif des documents d'archives pris en charge et non à un système de traitement inefficace ? Ce n'est pas par hasard que certaines usines ont adopté le système de la chaîne de production. Elles ont vu que, si l'on a un volume déterminé de biens à produire et un nombre déterminé de personnes pour les produire, il est bien plus rapide et plus efficace de confier à chaque ouvrier une petite partie des tâches requises par l'ensemble du processus de production, plutôt que la fabrication du produit du début à la fin. Dans les services d'archives, on tient en général pour acquis que chacun s'acquitte d'une bonne journée de travail. Il est rare que l'on fasse appel à des analystes du travail pour analyser les opérations, identifier et éliminer les domaines d'inefficacité et isoler les cas dans lesquels le personnel s'acquitte de sa tâche de façon inefficace.
Ce que nous cherchons à faire comprendre, c'est que la planification devrait être l'occasion pour les services d'archives d'examiner leurs résultats d'ensemble, afin d'améliorer leur efficacité et de faire preuve d'objectivité lorsqu'ils demandent un surcroît de ressources. Chaque institution doit examiner de près la manière dont les ressources dont elle dispose sont réparties et utilisées.
Pour s'acquitter des tâches que suppose l'administration des archives, le personnel doit recevoir la formation voulue. On sait depuis longtemps que c'est là un travail extrêmement spécialisé, et que les moyens et ressources de formation nécessaires à cet égard font souvent défaut. La formation de certains personnels subalternes est relativement facile, étant assurée par divers établissements. C'est ainsi que l'on peut recruter des secrétaires, des dactylographes, des comptables et des réceptionnistes qualifiés, puis leur faire suivre un stage de perfectionnement.
En revanche, la formation d'archivistes, de spécialistes de la gestion des documents et de techniciens pose davantage de problèmes. Dans les pays en développement, en particulier, il se peut qu'il n'existe pas d'établissement d'enseignement spécialisé ou encore, s'il en existe, ce sera seulement à l'échelon régional. Dans ce cas, on se heurte à des difficultés d'un autre ordre, puisqu'il faudra trouver des devises pour envoyer des stagiaires à l'étranger. Le plan, toutefois, doit consigner les besoins généraux de formation, l'existence d'établissements de formation, les prévisions en matière de recrutement et d'augmentation du nombre des postes et les ressources financières requises. Ces besoins doivent être progressivement inscrits dans le plan et répartis sur toute sa durée. Il convient de prendre en considération des facteurs comme les déperditions provoquées par le départ de personnel formé, attiré par des perspectives plus alléchantes.
Le plan indiquera aussi les besoins en matériel de l'institution. Pour les services d'archives, ces besoins se situent à deux niveaux. Il leur faut, d'une part, comme à toute administration, du matériel de bureau: machines à écrire, machines de traitement de texte, duplicateurs, photocopieuses, téléscripteurs et télécopieurs. Il est intéressant, là encore, de noter que, dans l'ensemble, les services d'archives se sont mis moins vite que les autres secteurs aux technologies nouvelles. Bien rares sont ceux qui possèdent un téléscripteur, par exemple, et plus encore, un télécopieur. Des machines de traitement de texte sont utilisées, mais dans une mesure très limitée. Est-ce parce que les services d'archives n'ont pas réussi à obtenir ce genre de matériel ou parce que celui-ci n'apparaît pas comme indispensable à leurs opérations ? C'est difficile à dire; on voit bien pourtant l'immense progrès que représente le télécopieur pour l'organisme versant, qui peut ainsi obtenir instantanément un accès visuel à des documents d'archives conservés à une très grande distance.
Une deuxième catégorie de matériel est nécessaire aux services d'archives. Il se répartit en trois grands groupes. Il y a, tout d'abord, le matériel nécessaire à la conservation. Le premier devoir de l'archiviste est de conserver et de préserver les archives de façon à leur assurer une survie aussi longue que possible. Sitôt reçues au dépôt, les archives doivent être désinfectées et désinsectisées. Il va sans dire que les magasins doivent être pourvus de dispositifs de régulation de l'environnement qui réduiront ou élimineront la poussière et la saleté, protégeront les documents de la lumière directe du soleil, limiteront l'amplitude et la fréquence des variations de température et assureront que l'air ambiant ne soit ni trop humide ni trop sec. De bonnes conditions d'emmagasinage prolongent la vie des archives mais d'autres facteurs n'en sont pas moins à considérer. Bien souvent, avant même d'avoir atteint leur destination, les documents d'archives auront été gravement endommagés ou fragilisés. D'autre part, l'utilisation constante par les chercheurs peut provoquer leur détérioration. Pour ces raisons, notamment, il est donc nécessaire de prévoir des installations de restauration et de remise en état.
De façon générale, les services d'archives possèdent des ateliers de restauration, dans lesquels les pièces endommagées peuvent être réparées et restaurées. Ces ateliers ont besoin de beaucoup de matériel divers, depuis les hygromètres, appareils à mesurer le degré d'acidité, bacs à laver et rayons de séchage, jusqu'aux machines à laminer et presses à relier. Les besoins de matériel doivent être identifiés et quantifiés, compte tenu de l'accumulation organique de documents prévue dans le plan et des travaux de restauration nécessaires.
Les services d'archives ont en outre besoin de matériel de reprographie. Tous sont amenés à reproduire des documents, pour une raison ou pour une autre: par exemple, donner aux chercheurs des copies des pièces qui les intéressent, établir des copies de sécurité, ou réduire le volume physique des documents conservés. Une unité reprographique aura donc généralement le matériel nécessaire pour reproduire des cartes et des photographies, des diapositives ou des films, et possédera aussi du matériel de microfilmage. Il importe que l'unité de reprographie soit équipée de tout le matériel nécessaire, car c'est l'une des chevilles ouvrières de l'institution. Comme toutes les autres technologies, celle de la reprographie n'est pas statique. La planification doit donc viser à la fois à remplacer le matériel parvenu à la fin de sa durée de vie utile et à acquérir un nouveau matériel, correspondant à l'évolution de la technologie. L'acquisition de matériel reprographique approprié, offrant toutes les possibilités de la technologie moderne, peut améliorer l'accès des décideurs aux archives. Pourtant, peu d'institutions font usage des systèmes de recherche assistée par ordinateur, par exemple, pour leurs collections de microfilms.
Les services d'archives s'informatisent progressivement. Il est vrai que des 65 services qui ont répondu à la question 18 seulement s'étaient déjà informatisés ou étaient en train de le faire. L'informatisation est néanmoins un processus inévitable, d'autant plus qu'elle est en cours dans les administrations créatrices de documents. La nature des documents informatiques est telle que toute institution qui en reçoit doit elle-même avoir une capacité informatique. Les services d'archives ont aussi eux-mêmes plusieurs applications possibles pour l'ordinateur. Ils peuvent informatiser leurs instruments de recherche, pour faciliter et accélérer l'accès aux archives. Ils peuvent encore mettre en mémoire certaines catégories de documents, qui pourront ainsi être consultés en direct par ceux qui les ont déposés. Les évolutions qui sont en train de se produire à l'heure actuelle avec les systèmes de gestion de l'image (IMS) auront certainement des répercussions et augmenteront considérablement l'accès à l'information. Enfin, l'ordinateur peut aussi être utilisé pour prendre en charge les documents lisibles par machine qui auront été déposés par les ministères et administrations. Il n'y a plus que très peu de pays, sinon aucun, dans lesquels les ordinateurs ne soient pas utilisés d'une manière ou d'une autre pour certaines fonctions.
Les documents lisibles par machine sont semblables aux documents manuels à de nombreux égards, mais ils présentent aussi des différences très marquées. Du point de vue de l'archivage, ils sont différents dans la mesure où il est possible de les effacer ou de les modifier et aussi parce qu'ils ne sont accessibles qu'au moyen d'un certain matériel. Dès lors que des documents de ce genre sont créés, il faut examiner la question de leur archivage et de leur conservation dans leur organisme d'origine. Pour des bandes ou disques magnétiques, le danger de destruction par le feu ou d'effacement accidentel est tel que le dépôt de doubles dans un service d'archives est une nécessité impérieuse. Ce dépôt procurera également aux déposants une certaine sécurité et apaisera leurs inquiétudes. Avant d'élaborer un plan, il faut donc, en premier lieu, effectuer une enquête sur les applications de l'ordinateur dans les ministères et administrations afin d'identifier les domaines qui ont été informatisés, les types de documents qui sont produits, le matériel informatique et les types de logiciels qui sont employés. Même lorsqu'un service d'archives reçoit et emmagasine déjà des documents lisibles par machines, la technologie de l'information change si vite qu'il faut étudier la situation en permanence pour veiller à ce que les installations ne soient pas dépassées par les évolutions qui interviennent dans les administrations versantes. Le plan doit donc prévoir les installations d'emmagasinage et de traitement requises ainsi que les possibilités d'accès.
C'est à partir des plans à court, moyen et long terme que l'on déterminera les ressources financières requises. Si les plans ont été correctement élaborés et présentent de façon claire, dans une suite logique, la situation du service d'archives par rapport aux administrations dont il reçoit les documents, en faisant apparaître les changements qui ont toute chance de se produire pendant la période considérée et en justifiant les demandes de crédits formulées, il devrait être relativement aisé de solliciter et de recevoir des ressources accrues. Rien ne dit que tout ce qui est demandé sera accordé, car cela n'arrive que très rarement; il faudra donc tenir compte de cet aléa dans le budget proposé, de sorte que même inférieurs au montant demandé, les crédits alloués soient raisonnablement proches des besoins effectifs.
Pendant la mise en oeuvre du plan, il convient de le suivre, de le contrôler et de l'ajuster périodiquement. Le plan à court terme concerne l'exercice financier à venir. En cours d'exercice, on procédera à des évaluations périodiques. Les résultats obtenus par le service d'archives pendant cet exercice financier, le fait que certains programmes seront ou ne seront pas achevés détermineront les ajustements à apporter aux plans à moyen et long terme. Les plans à moyen terme couvrent en général une période comprise entre trois et cinq ans. Leur contenu devra être déterminé essentiellement par les priorités et les besoins du service. Dans le monde en développement, toutefois, où il existe de nombreuses contraintes tenant aux ressources disponibles et en particulier au volume de devises que l'on pourra obtenir, il est utile de relier le plan à moyen terme au plan à moyen terme du Conseil international des archives. 11 sera ainsi plus facile de planifier, mais aussi de passer en revue et de suivre les progrès. Il est indispensable, par ailleurs, que les plans mis en oeuvre grâce à des programmes du Conseil international des archives aient une dimension régionale et internationale. Même s'ils sont destinés à être appliqués par l'institution considérée, ces plans peuvent déterminer ses programmes et priorités et mettre à sa disposition divers moyens - ateliers de formation, matériels et ressources - par exemple, si des projets pilotes sont exécutés. Les plans à long terme concernent des périodes d'une durée qui peut être de 10 ans, par exemple, ou de 15.
Lorsque l'on présente un budget, il est indispensable de le justifier. Il faut bien sûr rendre compte de la manière dont les crédits antérieurs ont été dépensés. Nous avons dit plus haut combien il était important de donner une évaluation quantitative de la production du personnel: on peut en dire autant, à plus forte raison, de l'utilisation des ressources financières. Le paiement du personnel, les commandes de fournitures, la réception des marchandises, les sorties de stock et la facturation des services rendus doivent faire l'objet de procédures établies. De nombreux services d'archives étant des administrations publiques, ils sont souvent prisonniers de strictes règles bureaucratiques: leurs ressources doivent être votées par le Parlement, et leurs recettes versées dans les coffres de l'Etat. Cela leur crée souvent des difficultés. En effet, ils peuvent même apporter la preuve que la demande de services de reprographie augmente et que ces services procurent aux finances publiques des recettes supérieures aux dépenses, ils ne peuvent affecter eux-mêmes leurs recettes à l'achat des matériels reprographiques dont ils ont besoin, et on leur refuse les moyens de procéder à ces achats. La facture des postes et télécommunications peut aussi être une source de difficulté: en effet, lorsque le service reçoit des demandes de renseignements par écrit, ou par téléphone, auxquelles il doit répondre par le même moyen, les frais peuvent devenir élevés; d'autre part, il arrive que, faute d'accès à un téléphone payant, les chercheurs doivent utiliser celui du service d'archives; ils règlent le montant des communications obtenues, mais ces recettes sont versées au budget général et ne sont pas prises en considération lorsque l'on détermine les crédits à allouer au poste ''télécommunications".
Les principaux postes à inscrire au budget sont les traitements et salaires, les primes et indemnités, les frais de voyage et indemnités de subsistance, les dépenses d'équipement et les dépenses de fonctionnement des différents services. Il est à regretter que de nombreux archivistes ne prévoient pas, dans leur budget, la participation à diverses rencontres, et préfèrent compter sur des offres dans lesquelles ils seront défrayés de tout. Il faudrait inscrire ce poste au budget, en particulier au titre de la participation à des rencontres régionales.