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7. La législation

7.1 La législation relative aux archives
7.2 Les compétences qui doivent être reconnues aux services d'archives
7.3 L'autorité de tutelle

7.1 La législation relative aux archives

Les archives sont des services, dont l'existence se justifie par la nécessité d'assurer la conservation des documents qui ont été créés par les administrations. Ces administrations qu'elles soient fédérales, centrales ou locales - se composent elles-mêmes d'un certain nombre de services, dont chacun a des compétences propres, précisément délimitées. Les archives sont extérieures à ces services, ne faisant partie d'aucun d'entre eux et n'en desservant aucun en particulier. Elles ont donc besoin d'une base bien définie pour s'acquitter de leurs fonctions.

Dans la plupart des pays, les institutions d'archives sont régies soit par une loi, soit par un décret, qui en définit les compétences et les habilitent à s'acquitter de ses fonctions. Celles-ci sont nécessairement déterminées par les pouvoirs qui lui sont ainsi conférés. De diverses études et comparaisons des législations en vigueur dans différents pays, il ressort que ces textes contiennent notamment les dispositions générales suivantes:

7.1.1 Une définition des documents et des archives, en général avec distinction entre documents administratifs publics et archives publiques, et dans certains cas aussi entre fonds de documents et d'archives publics, d'une part, et fonds privés, d'autre part.

7.1.2 Une définition des compétences des archives dans les domaines suivants:

7.1.2.1 Inspection des fonds de documents et d'archives tels qu'ils sont définis;

7.1.2.2 Supervision de l'état de conservation des documents et archives;

7.1.2.3 Versement aux archives des documents des administrations.

7.1.3 Le droit des particuliers et des citoyens d'avoir accès aux documents et archives.

7.2 Les compétences qui doivent être reconnues aux services d'archives

Les services d'archives doivent avoir des compétences reconnues par la loi pour pouvoir fonctionner efficacement. A tout le moins, ils doivent avoir le droit et les moyens d'inspecter les documents lorsqu'ils sont encore détenus par les administrations qui les produisent. Ils doivent également avoir le droit et les moyens d'exiger - s'ils le jugent utile - le versement de certains documents aux archives, même contre la volonté de ceux qui voudraient les conserver plus longtemps dans les bureaux, lorsqu'il apparaît qu'ils sont mal gérés, qu'ils sont de toute évidence en danger ou qu'ils auraient tout à gagner à être versés aux archives. Dans les réponses reçues, 41 institutions ont déclaré qu'elles avaient le pouvoir d'exiger le versement, 24 autres ne l'avaient pas.

L'élimination des documents doit être contrôlée par le service des archives. C'est en effet le seul moyen d'assurer qu'aucun document ayant une valeur archivistique ne soit éliminé avant d'avoir fait l'objet d'une évaluation et d'un tri en bonne et due forme. Il est satisfaisant de noter que 58 services d'archives ayant répondu au questionnaire ont un droit de regard sur l'élimination des documents, et que neuf seulement ne l'ont pas. Il faut toutefois bien voir que, dans la réalité, même si ce droit est reconnu, un contrôle est difficile à imposer. C'est peut-être la réponse donnée par les Archives nationales du Botswana qui illustre le mieux cette difficulté: elles notent qu'en droit les documents ne peuvent être éliminés sans qu'il en soit référé aux archives nationales, mais qu'en pratique la situation est différente.

La loi doit également prévoir les mécanismes nécessaires pour empêcher l'exportation d'archives. Cela est particulièrement important dans les pays en développement et dans les anciens territoires coloniaux, où des pertes importantes se sont produites.

Les dispositions législatives ou réglementaires régissant les services d'archives conditionnent leur aptitude à s'acquitter correctement de leurs fonctions. C'est dire combien il importe que les pouvoirs qui leur sont conférés par ces dispositions soient adéquats. Il est satisfaisant de noter que la majorité des services d'archives qui ont répondu au questionnaire considèrent que tel est effectivement le cas. Dans 45 pays, ils ont estimé que les pouvoirs qui leur étaient reconnus étaient suffisants, tandis que dans 26 ils les ont jugés insuffisants.

La réglementation en vigueur doit à tout moment refléter les besoins des archives. Il faut donc adapter constamment les textes. Or, tandis que 19 institutions étaient régies par des dispositions adoptées entre 1980 et 1989, de nombreuses autres étaient régies par des lois bien plus anciennes.

A noter que les Achives d'Irlande du Nord étaient régies par des dispositions datant de 1923, celles d'Ecosse par une loi de 1937 et celles d'Equateur par un décret de 1938. D'autre part, certains archivistes n'ont pas été en mesure de déterminer quels étaient les textes applicables. L'une des réponses mentionne simplement "Loi du...". La Dominique n'avait pas de législation pertinente.

7.3 L'autorité de tutelle

Le fonctionnement d'un service d'archives est déterminé par sa position organique dans l'administration. Pour qu'il fonctionne efficacement, il doit relever d'un ministère qui soit en harmonie avec ses activités, qui soit capable de faciliter les opérations archivistiques et d'imposer que les autres ministères se plient aux exigences du service. Les comparaisons sont difficiles en ce domaine, car la désignation des ministères varie d'un pays à l'autre et les combinaisons de fonctions sont souvent différentes. Pour établir le tableau ci-dessous, nous avons pris en considération le ministère prédominant. Par exemple, lorsque dans les réponses les ministères de la culture et du tourisme, de la culture et des sports, de la jeunesse, des sports et de la culture étaient mentionnés, nous avons considéré que le ministère prédominant dont l'institution dépendait était celui de la culture.

Ce n'est pas par hasard qu'un aussi grand nombre d'institutions relèvent soit du Ministère de la culture, soit du Ministère de l'éducation. Dans une certaine mesure, cette position a des racines historiques: les archives étaient considérées comme une activité culturelle à cause de leur importance pour l'histoire et la recherche historique. Il est bien évident que les archives ont encore une immense valeur en tant que composante du patrimoine culturel d'un pays; mais en même temps, elles apparaissent de plus en plus comme le sous-produit d'un long processus dans lequel d'autres considérations l'emportent. Les services d'archives participent de façon croissante à la gestion des documents dans les phases active et semi-active de leur existence, et ces tâches absorbent progressivement une grande partie de leurs énergies et de leurs ressources. Cette évolution oblige à reconsidérer la position organique des services d'archives et à exiger qu'ils ne dépendent plus des ministères à orientation culturelle. Le nombre des services d'archives qui relèvent directement du Président ou du Premier ministre est relativement élevé. Cela semble montrer que l'on évolue vers une situation dans laquelle les services d'archives auront besoin de l'appui de l'autorité suprême pour s'acquitter de leur mandat, et devront apparaître comme investis d'une autorité supraministérielle ou interministérielle, et non pas comme un élément ou une composante d'un seul ministère. Par exemple, lorsque les Archives dépendent du Ministère des arts, ou même des beaux-arts, il est difficile pour d'autres ministères d'admettre qu'elles prétendent avoir accès à leurs dossiers ou leur imposer des contrôles pour une meilleure gestion des documents.

Tandis que 60 des institutions qui ont répondu au questionnaire étaient satisfaites de leur position organique, neuf ne l'étaient pas. Il serait sans doute temps d'examiner sérieusement cette question. Aussi longtemps que les services d'archives apparaîtront essentiellement comme des organes culturels, ils continueront d'être mal placés dans la compétition pour l'affectation de ressources comptées et de se voir attribuer le faible rang de priorité que les activités culturelles reçoivent généralement. Ce n'est pas par hasard que 19 des services d'archives ont estimé bénéficier d'une faible priorité budgétaire. 11 est également significatif que cinq institutions aient estimé que leurs pouvoirs étaient insuffisants, qu'elles devraient dépendre d'une autre autorité, que les crédits qui leur étaient affectés ne leur faisaient pas justice et qu'elles avaient un rang de priorité faible. C'étaient le Service national de bibliothèque et d'archives d'Ethiopie, les Archives nationales de Brunéi, les Archives provinciales de l'Alberta, au Canada, la Division des Archives nationales de Trinité et Tobago et les Archives nationales de Zambie. Celles qui ont indiqué qu'elles devraient dépendre d'une autre autorité de tutelle souhaitaient généralement relever d'un ministère ou d'un organisme ayant des compétences très étendues. A cet égard, les Archives australiennes, qui dépendent du Ministère des services administratifs, sont peut-être un bon exemple; de même, l'Administration nationale des archives et documents administratifs des Etats-Unis d'Amérique, organisme indépendant qui fait partie des services rattachés à la présidence.

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