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8. Le personnel

8.1 La dotation en personnel
8.2 La formation du personnel

8.1 La dotation en personnel

Le problème des effectifs se pose à la plupart des services d'archives. L'analyse des réponses fournies en fait apparaître l'ampleur.

8.1.1 Seules les 12 institutions suivantes font état d'effectifs satisfaisants:

Scottish Record Office (Royaume-Uni)
Archives nationales (Emirats arabes unis)
Archives Records Management of New South Wales (Australie)
Archivo Nacional (Equateur)
Archives nationales (Indonésie)
Karnataka State Archives (Inde)
Landesarchiv Saarbrucken (Allemagne)
Public Record Office (Royaume-Uni)
Australian Archives (Australie)
Kenya National Archives (Kenya)
Archives nationales de Malaisie (Malaisie)
Département général des Archives, Conseil des ministres (Bulgarie)
Ku Husminister des Landes Nordrhein - Wesffallen Landesarchiv (Allemagne)

8.1.2 Toutes les autres (62) déclarent ne pas disposer d'un personnel suffisant.

8.1.3 Vingt et une rapportent que leurs effectifs sont inférieurs aux besoins tout en estimant bénéficier d'un traitement relativement favorable sur le plan des crédits qui leur sont alloués.

8.1.4 Seuls deux services d'archives, l'Archivo Nacional de l'Equateur et l'Archivo Historico de Macao peuvent se targuer d'avoir une dotation en personnel appropriée tout en bénéficiant d'un rang élevé de priorité dans l'affectation des crédits budgétaires.

8.1.5 Vingt-trois autres font état d'un personnel insuffisant, bien qu'elles reçoivent une part raisonnable des ressources du budget de l'Etat.

Lorsque l'on examine leurs effectifs, il apparaît toutefois clairement que la plupart des services d'archives manquent cruellement de personnel, ce qui explique qu'ils soient amenés à restreindre leurs activités.

Le volume des archives d'un pays est lié à la taille de sa population. Celle-ci détermine la quantité de certificats de naissance ou de mariage qui sont délivrés, le nombre d'écoles nécessaires éduquer les enfants, le nombre d'hôpitaux en service et le nombre de fonctionnaires qui font tourner l'appareil administratif de l'Etat. S'il n'existe pas de corrélation directe entre la taille de la population et celle de l'administration, car il peut y avoir insuffisance des services publics et pléthore ou pénurie de leur personnel, le nombre d'habitants influe néanmoins sur le volume de documents créés. En comparant les chiffres indiqués dans les réponses et la taille de la population, on peut donc se faire une idée précise de l'insuffisance des effectifs. L'examen du tableau reproduit à l'appendice 3 montre que la dotation en personnel de la plupart des services d'archives est de ce point de vue terriblement inadéquate.

8.1.5.1 Dix Archives nationales fonctionnent avec moins d'une dizaine de personnes. C'est le cas notamment au Chili, dont la population s'élève à 12,1 millions d'habitants.

8.1.5.2 Trente et une autres emploient moins de 50 personnes.

8.1.5.3 Six seulement emploient plus de 500 personnes.

8.2 La formation du personnel

De nos jours, il n'y a guère de différences entre un service d'archives et un quelconque organisme. Il doit lui aussi se battre pour avoir sa part de ressources matérielles et financières comptées. Pour obtenir une subvention, il lui faut mettre sur pied des programmes et les justifier. Il doit contrôler ses dépenses et en rendre compte, recruter, motiver et encadrer son personnel comme toue entreprise. Dans la plupart des services, le personnel auxiliaire surpasse en nombre les archivistes qualifiés et les spécialistes, d'où, selon les théories et pratiques admises en matière de gestion du personnel, la nécessité d'un encadrement encore plus important. Comme toutes les autres institutions, les services d'archives disposent de stocks, dont la gestion et le contrôle comptable exigent l'existence de procédures de réception, d'emmagasinage et de sortie. Comme elles, ils sont amenés à sélectionner des fournisseurs pour différents produits, à passer des commandes et à en assurer le suivi, et à réceptionner et payer les marchandises livrées. Pour gérer correctement un service d'archives, il faut donc posséder une formation ou des compétences autres que la qualification professionnelle exigée d'un archiviste. L'archivistique ne devrait être qu'une formation de base qu'il conviendrait de compléter par l'apprentissage des techniques de gestion modernes. La réalité est tout autre si l'on en juge par les réponses fournies au premier questionnaire.

8.2.1 Les réponses à la question concernant l'existence de postes correspondant à un certain nombre de titres précis se décomposent comme suit:

Il est certain que de nombreux services d'archives emploient des personnes qui consacrent une partie de leur temps à remplir ces fonctions, même si elles ne portent pas expressément le titre correspondant. On pourrait se demander s'il est si important que ces postes aient une existence officielle, du moment que les tâches sont effectuées. La réponse est oui. La création d'un poste spécifique est le signe que l'on attache de l'importance à telle ou telle fonction. C'est une chose que d'avoir un archiviste qui s'occupe des relations avec l'extérieur, c'en est une autre que d'avoir un responsable des relations publiques. Or, la question des titres de fonction est liée à celle de la formation du personnel.

8.2.2 Un certain nombre de formations de niveaux différents sont proposées dans la plupart des pays. Dans la fonction publique, des organismes sont souvent chargés d'offrir une formation complémentaire aux fonctionnaires - et notamment aux archivistes - dans des domaines divers. On serait porté à croire que les services d'archives profitent de temps à autre de ces possibilités; or, on constate dans les faits que seule une petite fraction de leur personnel a bénéficié d'une formation dans les domaines mentionnés plus haut.

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