Ch12

Les fonds de documents et d'archives sont des éléments essentiels du processus de décision, dont ils font partie intégrante. Leur plus ou moins grande utilité en la matière dépend des méthodes employées pour en organiser et contrôler la création, le traitement, le stockage, la recherche et la communication. Le plus souvent, les décideurs n'en font à l'heure présente qu'un usage limité, et cela pour deux raisons: une gestion inadéquate des fonds de documents et archives et l'incapacité des décideurs d'en tirer parti.

Le problème tient essentiellement à la conception étroite que les Archives font de leur rôle et de leurs responsabilités. Paralysées par une longue tradition qui veut que le travail de l'archiviste soit une activité érudite, à caractère historique et culturel, elles éprouvent des difficultés à mesurer l'évolution du contexte dans lequel il leur faut opérer, et à identifier et satisfaire les besoins d'une fraction capitale de ceux dont elles sont censées servir les intérêts. Un conservatisme généralisé les empêche en outre de tirer profit des technologies modernes, et c'est ainsi qu'elles se retrouvent placées dans une situation intenable, lorsque la structure et les exigences des organismes qui font appel à elles, et à l'activité desquels elles doivent leur propre existence, ont changé à un point tel que leurs services sont devenus totalement inadéquats.

Aussi les Archives doivent-elles reconsidérer et réévaluer leur rôle, identifier les besoins des organismes versants et redéfinir leurs propres priorités et programmes afin de répondre à l'attente de ceux qui utilisent leurs services. Il leur faudra pour cela abandonner certaines méthodes et conceptions qui appartiennent au passé, en moderniser d'autres pour s'adapter aux réalités de notre temps, et adopter de nouvelles approches visant à améliorer leur gestion et à offrir des services appropriés. Il ne s'agit pas pour autant de rejeter les principes de gestion des documents et d'administration des archives qui ont fait leurs preuves. Il s'agit seulement de procéder à de profonds ajustements pour tenir compte des impératifs modernes.

9.2 Les responsabilités des décideurs

Quels que soient les changements et ajustements opérés par les Archives, ils resteront sans effet tant que ceux auxquels leurs services s'adressent n'en feront pas usage ou seront incapables de les exploiter. Il importe donc que les décideurs ne se contentent plus de déclarations de pure forme sur l'importance des fonds de documents et des archives, mais exploitent véritablement ces sources d'information comme autant d'éléments essentiels à la prise de décision. Avant toute chose, il leur faut déterminer les conditions qui doivent être réunies pour parvenir à des décisions pertinentes. Des mécanismes doivent être institués afin d'évaluer les décisions prises, de mesurer leur bien-fondé ou leur manque de pertinence, de quantifier l'écart entre l'effet escompté et l'effet produit et de guider ceux qui ont la charge de les prendre. A l'évidence, de nombreuses décisions sont arrêtées sur la base d'informations incomplètes. Il est non moins clair que les décideurs se montreraient plus efficaces s'ils étaient capables d'exploiter correctement toutes les informations disponibles. Tirer le meilleur parti des sources d'information existantes est un art qui s'apprend - et qui doit donc leur être enseigné. Les responsables doivent par conséquent suivre une formation en règle qui les rende aptes à exploiter au mieux les informations disponibles afin de prendre les meilleures décisions possibles.

Ils doivent en outre comprendre que le pouvoir de réorganiser un système d'information leur appartient. Cette réorganisation doit porter sur le cycle complet du document, sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives. La circulation et la communication de l'information exigent des mécanismes de contrôle à chaque étape de ce cycle. Il convient de réunir les ressources indispensables pour améliorer l'organisation du système et de les affecter en priorité à cette tâche. Cette priorité se révélera justifiée, non seulement parce que la rationalisation des méthodes de gestion des documents et des archives permettra d'amortir les coûts, mais aussi parce qu'elle aura des effets bénéfiques sur les activités, les projets et les programmes des administrations publiques.

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