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1. Introduction

1.1 Présentation d'un plan d'urgence pour l'assainissement et la sauvegarde des documents administratifs et des archives
1.2 Objectif de la présente étude et d'un plan d'urgence
1.3 Aspects méthodologiques

1.1 Présentation d'un plan d'urgence pour l'assainissement et la sauvegarde des documents administratifs et des archives

Généralement la situation des archives dans chaque pays dépend d'un ensemble de facteurs historiques, politiques, économiques et sociaux au point que l'on pourrait dire que chaque situation constitue un cas particulier. Mais, du fait de la ressemblance des conditions historiques générales par lesquelles peuvent passer certains pays, on peut rencontrer des situations assez proches dans différents pays même dans le domaine des archives.

Différentes études et enquêtes, réalisées notamment par le Conseil International des archives', ont montré que le secteur des archives ne s'est pas développé suffisamment dans beaucoup de pays en développement. Il serait intéressant d'étudier les causes et les mécanismes qui pourraient être à l'origine de cette situation, que ce soit au niveau des systèmes politiques, des méthodes de gestion des affaires publiques ou des traditions culturelles, linguistiques, etc... Mais, tel n'est pas notre propos. Il s'agit plutôt ici de proposer des solutions aux différents blocages qui peuvent affecter le secteur des archives. Le dysfonctionnement le plus grave peut aboutir à la disparition de la fonction d'archivage dans les services publics et à l'accumulation anarchique des documents publics dans de mauvaises conditions de conservation sans tri, ni élimination.

Si le blocage se prolonge pendant une longue période, la situation devient préoccupante; I 'adoption d'un plan d'assainissement s'avère alors nécessaire. Il faut que la prise de conscience de la gravité de cet état atteigne un point élevé pour qu'un tel plan revête un caractère d'urgence. Un plan d'urgence pour l'assainissement et la sauvegarde des documents administratifs et des archives consiste à prendre un ensemble de mesures visant à enrayer les blocages et le dysfonctionnement du système d'archivage dans un pays donné.

Il est difficile de cataloguer et d'inventorier les situations de blocage, car divers facteurs peuvent entrer en ligne de compte et générer des situations différentes les unes des autres. Certains cas, comme ceux où des difficultés passagères surgissent sans entraîner un véritable blocage, ne sont pas considérés dans cette étude. A titre d'exemple, un pays dont le bâtiment d'archives est saturé et où l'on doit attendre quelques années pour obtenir, soit une extension du bâtiment soit l'acquisition d'un autre bâtiment, connaît sûrement des difficultés pour conserver les documents traités ou pour collecter les documents mais cela ne constitue pas, pour autant, un véritable dysfonctionnement notamment si la situation ne dure pas longtemps.

Au demeurant, un plan d'urgence s'impose chaque fois que le système d'archivage n'arrive plus à fonctionner et que la situation se prolonge assez longtemps pour rendre la pratique archivistique quasi absente. Les blocages les plus fréquents peuvent être réduits à deux types qui concernent:

a) les pays ayant connu une certaine pratique archivistique mais où celle-ci s'est interrompue, souvent à la suite de raisons politiques (guerre, occupation ou installation de pouvoirs ayant une conception autoritaire ou personnalisée du pouvoir, etc...). Ce genre de situation conduit souvent à la négligence des archives et du passé et s'accompagne généralement d'une restriction de la communication des archives, d'une rétention et d'une diminution des versements de documents publics, lesquels, bien souvent, s'accumulent dans de mauvaises conditions de conservation.

La rupture peut aussi avoir pour cause d'autres facteurs comme celui de la constitution de jeunes états dans les pays ayant été colonisés et où la nouvelle administration nationale n'a pu ou su implanter un système d'archivage.

b) les pays n'ayant pas, ou ayant peu connu, la pratique archivistique et où ce secteur est resté peu développé, les traditions et les pratiques orales l'emportant souvent sur l'écrit et les documents. On constate que ce genre de situation se rencontre surtout dans les zones de climat aride et de civilisation pastorale ou dans les régions à ancienne économie arboricole ou forestière. Il se trouve que beaucoup de pays en développement qui ont actuellement des difficultés dans la constitution de leur système d'archives, se trouvent dans ces zones. A ce contexte géographique et historique, s'ajoutent souvent les répercussions du passé colonial qu'ont connu directement ou indirectement la plupart des pays en question.

En tout état de cause, toute politique de redressement de la situation des archives dans les deux types de pays susmentionnés, gagnerait à voir entreprise la réalisation d'un plan d'urgence afin d'enrayer le processus de dégradation.

 

1.2 Objectif de la présente étude et d'un plan d'urgence

Le présent travail consiste à étudier le cas d'un plan d'urgence en cours d'application afin d'établir des principes directeurs pour la mise en place des opérations nécessaires à l'assainissement et à la sauvegarde des documents administratifs et des archives accumulés dans les services publics. Il n'a pas été possible de procéder à des enquêtes pour choisir le pays à prendre comme cas typique. Il se peut que plusieurs pays poursuivent ou ont poursuivi de tels plans'. L'auteur a préféré prendre, à titre d'exemple, l'expérience conduite par son pays: la Tunisie.

Un tel plan permet de décongestionner les locaux où se sont accumulés des documents sans tri, ni classement et de sauver, par conséquent, des documents qui peuvent présenter un grand intérêt pour la recherche scientifique et constituer une partie du patrimoine national.

Il s'agit également de rompre le cycle de l'accumulation anarchique des documents, de renforcer la prise de conscience des responsables des services publics de l'importance de la gestion des documents et de mettre en évidence les avantages d'une telle politique. La liquidation du passif en matière d'archives offre une occasion aux agents de l'administration de pouvoir s'initier aux tâches élémentaires de la gestion des documents.

Le plan d'urgence doit aussi constituer une occasion pour jeter les bases d'une politique nationale en matière d'archives. Celle-ci devra s'intégrer dans le cadre du développement global du pays en tant que:

Il en découle que l'adoption d'un plan d'urgence conduit à l'élaboration de tout un programme visant à mettre en place un système d'archivage et à réunir les conditions nécessaires à sa pérennité.

L'avantage que présente l'application d'un plan d'urgence est qu'il mobilise toutes les structures publiques et permet à l'administration des archives de réaliser les objectifs qu'elle ne pourrait probablement atteindre en mettant seulement en oeuvre les moyens dont elle dispose, fussent-ils importants. Un tel plan se justifie, à notre sens, par l'ampleur des tâches à accomplir pour l'assainissement de la situation des archives et par le rôle qu'il pourra jouer dans la mise en place d'un mécanisme qui conduira à l'élaboration d'un système national d'archives.

Cela est d'autant plus urgent que l'ère de l'information, dans laquelle nous vivons, ne cesse de nous confronter aux problèmes posés par la masse grandissante des documents, les formes multiples de leur utilisation, la rapidité de leur circulation, l'évolution des technologies et des supports ainsi qu'aux contraintes de la conservation de ces documents.

Il reste, cependant, à examiner comment l'étude d'un cas concret de plan d'urgence est susceptible de nous mener à énoncer des principes directeurs en la matière.

 

1.3 Aspects méthodologiques

Différentes questions peuvent être posées à propos de notre étude:

Certes, ces interrogations sont légitimes, mais il est nécessaire, à notre sens, de contribuer au déblocage de la situation des archives dans différents pays et de profiter, tant soit peu, des expériences des uns et des autres. Etant donné la progression géométrique de l'information et des documents et l'enjeu que représente l'organisation du cycle de vie des documents pour le développement des pays, la réalisation d'un plan d'urgence trouve toute sa raison d'être et revêt une grande importance..

Sans prétendre pouvoir apporter des réponses adéquates aux interrogations posées, nous considérons qu'il est possible de partir de l'étude du cas d'un seul pays pour présenter des lignes directrices pour la conduite de tels plans dans d'autres pays. Il y a lieu de considérer les formes de blocage par rapport aux différents aspects de la fonction d'archives et non les aspects spécifiques de la situation du cas à étudier. Autrement dit, il faudrait déterminer les niveaux et les domaines où il peut y avoir un blocage. Celui-ci peut être relatif à la gestion des archives courantes et intermédiaires, à la collecte des archives définitives, au bâtiment d'archives, aux conditions de conservation, à la qualité du personnel, au budget et au moyens financiers. De même, la prise de conscience des décideurs et l'intérêt qu'ils accordent à la question peuvent paraître comme déterminants dans certains cas.

Nous essaierons de décrire l'expérience menée par la Tunisie et les étapes de sa réalisation tout en formulant au fur et à mesure les lignes directrices que nous conseillons d'observer dans de pareilles circonstances. Nous comptons sur la compréhension des collègues qui auront à mener des plans semblables pour ajuster les mesures prises ou les solutions préconisées au contexte dans lequel ils auront à agir.


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