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2. Plan d'urgence/programme et mesures préparatoires

2.1 Formes de blocage du système d'archivage
2.2 Les mesures précédent le plan d'urgence
2.3 Elaboration du plan d'urgence
2.4 Consistance du plan et mesures préparatoires

2.1 Formes de blocage du système d'archivage

Il est utile avant d'évoquer la prise de décision relative au plan d'urgence, de brosser sommairement le tableau de la situation des archives qui prévalait en Tunisie auparavant.

L'organisation des archives en Tunisie remonte à la période du souverain Ahmed Bey (1837 - 1855). Mais l'étape déterminante s'est réalisée dans le cadre des réformes accomplies par le Grand Ministre Khéireddine: en 1874 - 1875 les documents publics ont été alors inventoriés, analysés et classés d'une façon satisfaisante. La communication des documents aux différentes administrations a été aussi réglementée. Les documents qui ont pu être rassemblés remontent au XVIIè siècle. Pour l'époque antérieure, seuls quelques actes notariés et des manuscrits ont été conservés. Ainsi, le pays s'est doté d'un système d'archives assez efficace. La Tunisie a été le premier pays arabe à l'établir faire après l'Egypte.

Pendant la période coloniale (1881 - 1956) la structure de l'administration est devenue complexe. L'administration tunisienne, dirigée par le Grand Ministre sous l'autorité du Bey (le souverain du pays), était contrôlée par un haut fonctionnaire français: le Secrétaire Général du Gouvernement. Elle s'occupait de l'administration régionale et locale, de la justice, du culte, des biens habous, et des corporations des métiers.

Les fonds produits par l'administration tunisienne ont été bien conservés et relèvent actuellement de l'autorité des Archives nationales. Quant aux autres secteurs (l'agriculture, l'industrie, le commerce, les travaux publics, la santé, l'éducation ainsi que les départements de souveraineté), ils étaient dirigés directement par la France et les fonds produits en conséquence ont été pour la plupart transférés en France.

Au niveau de l'administration, une coupure assez profonde a été réalisée après l'indépendance du pays (1956). La nouvelle administration nationale, animée par de profonds sentiments patriotiques, n'avait pas fait son apprentissage à l'école coloniale et n'avait pas été associée à la gestion des affaires du pays; c'est ainsi qu'une fonction aussi importante que l'archivage des documents n'a pu prendre place dans la pratique administrative. Par ailleurs, l'équipe dirigeante a eu à affronter de grandes difficultés pour l'édification d'un nouveau Etat et le développement économique et social du pays.

Ainsi, à partir de la fin des années 1960 le blocage du système d'archivage est devenu pour ainsi dire presque général. Les différents aspects du blocage sont les suivants:

Ce blocage, qui a duré assez longtemps, a eu pour conséquences:

C'est ainsi qu'il existe une opposition entre cette situation et le passé archivistique du pays, la richesse de ses fonds et les capacités de ses cadres. Aux facteurs évoqués plus haut qui sont à l'origine de ce blocage, vient s'ajouter une certaine conception du pouvoir qui n'a pas aidé au développement du domaine des archives. C'est que, souvent, l'autorité politique ne voulait pas faire référence au passé, et préférait centrer l'attention uniquement sur l'oeuvre immédiate.

2.2 Les mesures précédent le plan d'urgence

Le déblocage de la situation des archives a commencé en 1987 lorsqu'une commission nationale a été créée pour étudier la question et proposer des solutions. Les résultats ne se sont pas fait attendre. Un plan de redressement de la situation des archives a été adopté, centré sur trois axes:

Entre 1989 et 1992, la jeune institution des Archives nationales a mené une grande action de sensibilisation pour la mise en place d'un système national d'archivage. Mais elle a du mener de front plusieurs tâches:

Les efforts fournis par les Archives nationales avaient commencé à donner leurs fruits, mais les tâches à accomplir dépassaient de loin les capacités de cette jeune institution confrontée à un passif lourd. Un bilan sommaire de la situation a été réalisé entre la fin de 1991 et le début de 1992. Une ébauche de plan d'action a été élaborée.

Mais, entre-temps, l'Etat tunisien avait entrepris au début de 1992 la réalisation d'un vaste programme de réforme administrative comprenant trois volets:

Les méthodes choisies pour la réalisation de cet important programme sortaient de l'ordinaire, vu que les tentatives précédentes de réforme de l'administration n'avaient pas abouti. Une trentaine de sujets touchant tous les aspects relatifs à l'administration ont été choisis. Chaque sujet a été étudié par une équipe de travail réunissant les meilleurs spécialistes de la question (des fonctionnaires, des retraités ou des privés). Un de ces groupes concernait l'organisation des documents administratifs.

C'est là une grande opportunité qui s'est offerte au domaine des archives. Comment y est-on venu? En fait, l'action de sensibilisation menée par les Archives nationales auprès des décideurs a joué un rôle pour que ceux-ci choisissent le domaine des documents administratifs et des archives comme un thème de la réforme administrative. L'origine en est aussi à rechercher dans la législation archivistique du pays qui a fait de la gestion des documents une obligation pour tous les services publics. Un autre facteur a joué aussi un rôle prépondérant: les Archives nationales ont pour tutelle le Premier Ministre qui est responsable de l'administration publique et le maître d'ouvrage de ce vaste programme de réforme administrative.

Ainsi, en avril 1992, une équipe de travail s'est constituée pour mener ce projet d'organisation et de gestion de l'archivage des documents administratifs. Avant de passer à la présentation du plan d'urgence, il convient de signaler que celui-ci a été le résultat d'un processus de préparation pour une politique nationale en matière d'archives, de sensibilisation des responsables des services publics à ce domaine et qu'enfin, il a bénéficié d'une conjonction avec la politique de réforme administrative entamée par le pays.

 

2.3 Elaboration du plan d'urgence

Le groupe de travail chargé de ce projet a choisi de dresser un diagnostic afin de dégager les caractéristiques générales de la situation des archives dans le pays même si certains de ses membres connaissaient assez bien cette situation.

2.3.1 Diagnostic de la situation

Afin d'atteindre l'objectif susmentionné, l'étude a porté sur des échantillons d'administrations assez représentatifs, incluant des ministères présentants certaines différences dans l'organisation de leurs documents, des établissements publics et la commune de Tunis (la du pays). L'étude devait porter sur tous les aspects qui concernent les documents de ces institutions: locaux, équipement, personnel, traitement des documents etc...

Les visites faites aux locaux d'archives concernés ont été précédées par des entrevues avec les hauts responsables (secrétaires généraux des ministères et de la commune de Tunis) suite à des correspondances officielles adressées par le Premier Ministre aux organismes concernés. Les visites effectuées dans les différents services publics ont permis, par extrapolation, de dresser un diagnostic de la situation des archives publiques.

Mis à part les rares cas d'organismes publics dont les documents obéissaient à une organisation plus ou moins satisfaisante, la situation des documents dans les services publics se caractérisait par les aspects suivants:

a) La gestion des archives courantes et des archives intermédiaires:

Très peu d'administrations appliquaient un système de classification à leurs documents et on imagine la perte de temps occasionnée par les recherches effectuées pour arriver aux documents voulus au moment voulu. En outre, une fois que les documents avaient cessé d'être archives courantes, ils ne subissaient plus aucun traitement archivistique approprié (élagage des dossiers, tri, transfert en bonne et due forme à un service d'archives avec identification des documents et de leurs contenus). Ainsi, les documents s'accumulaient dans les locaux de travail ou à proximité de ces locaux. C'était généralement à l'occasion du changement de son responsable, de son local ou de la nécessité de faire de la place pour de nouveaux agents, que l'administration procédait à des déplacements, souvent massifs, des documents accumulés vers les endroits les moins recherchés: hangars, caves, débarras, greniers, etc... Cet entreposage était parfois anarchique: les documents étaient placés à côté des meubles réformés ou avec d'autres rebuts.

b) Locaux et équipements:

Mis à part quelques cas d'administrations qui disposaient de locaux réservés aux archives munis d'équipements adéquats, la majorité des services publics ne disposaient pas de locaux appropriés aux archives. D'ailleurs, rares sont les bâtiments spécifiques qui étaient conçus à cet effet. En règle générale, les documents étaient entreposés dans les genres de locaux qui ne pourraient servir pour abriter les services de l'administration. Ces locaux étaient souvent situés en dehors des sièges des administrations, le plus fréquemment dans des zones à vocation industrielle ou dans une zone d'entrepôts prés du port de Tunis.

La plupart de ces locaux ne présentaient pas les conditions minimales de sécurité: manque ou absence d'instruments de détection et de lutte contre l'incendie, fuites ou infiltrations d'eau et exposition au soleil (toitures en tôle ondulée). Quant au rayonnage, il était parfois artisanal et, souvent les documents étaient déposés à même le sol ainsi exposés aux différents agents de détérioration surtout s'ils n'étaient pas protégés par des unités de conservation adéquates.

c) Le personnel:

Etant donné l'absence de la fonction d'archivage dans l'administration, le corps des professionnels des archives était réduit à sa plus petite expression. En dehors de quelques professionnels, le personnel affecté aux archives était souvent constitué d'agents non qualifiés ou qui n'avaient pas fait leurs preuves ailleurs. Rares sont les ministères ou les organismes publics qui disposaient de véritables services d'archives munis d'emplois fonctionnels.

Cette situation était en fait due à plusieurs facteurs:

2.3.2 Adoption du plan d'urgence

Après ce diagnostic, des propositions pour l'assainissement de la situation des archives ont été présentées à la fin de l'année 1992. Il s'agissait d'adopter un plan d'urgence pour l'assainissement de la situation des archives et la liquidation du passif et un plan à moyen terme qui visait à la mise en place d'un système de gestion des documents et des archives conforme aux choix arrêtés par la législation archivistique du pays. Et c'est le 26 février 1993 qu'un conseil ministériel restreint présidé par le Chef de l'Etat décida l'adoption du projet.

Le plan d'urgence consistait à assainir la situation des documents administratifs accumulés sans traitement dans les divers locaux publics afin de sauver les documents qui présentaient un intérêt pour la recherche scientifique, ou pour la justification des droits des uns et des autres ainsi que pour la mémoire du pays.

Il s'agissait aussi de pouvoir procéder ultérieurement à l'élimination des autres documents qui avaient perdu toute utilité pour l'administration, de mettre fin à l'accumulation anarchique des documents administratifs et de préparer les conditions minimales pour la mise en place d'un système efficace d'archivage des documents publics. Cela devait faire l'objet d'un autre plan appelé "plan à moyen terme". Le plan d'urgence devait s'appliquer à tous les organismes relevant de l'Etat, aux collectivités publiques locales et aux établissements et entreprises publics.

 

2.4 Consistance du plan et mesures préparatoires

La façon de conduire le plan d'urgence a été précisée par une circulaire du Premier Ministre adressée à tous les responsables des services publics. Elle a concerné presque tous les aspects relatifs à ce programme.

2.4.1 Personnel et formation

Dans le cas où un ministère n'avait pas de responsable chargé des archives, il devait désigner un fonctionnaire ayant rang de directeur d'administration centrale qui, sous l'autorité de son ministre, aurait la charge de conduire le plan d'urgence dans les services de son ministère ainsi que dans les établissements publics sous tutelle. En plus du personnel affecté au service d'archives, une équipe ad hoc, représentant, dans la mesure du possible, les différentes structures de l'organisme concerné, devait être constituée. Elle aurait à accomplir les tâches techniques inhérentes au plan d'urgence.

Les membres de cette équipe devaient avoir un niveau d'enseignement au moins équivalent à celui du baccalauréat afin de pouvoir décrire, au moins sommairement, le contenu des documents. Ils devaient être affectés à plein temps à ce plan et dégagés de toute autre activité. Le nombre de personnes de cette équipe était à préciser en fonction de la masse des documents à traiter. Outre les agents ayant le niveau d'enseignement cité, l'équipe devait comprendre des ouvriers qui auraient à exécuter des travaux de nettoyage et de manutention et qui devaient être aussi affectés à plein temps à cette tâche.

Le personnel chargé des tâches techniques a reçu une formation appropriée pendant deux semaines. Cette formation, organisée par les Archives nationales, a touché plus de 200 personnes. Le cadre enseignant était constitué des enseignants universitaires en sciences documentaires et de professionnels confirmés. Le contenu a englobé des aspects théoriques de l'archivistique contemporaine ainsi que des éléments pratiques de tri et de classement des documents. Ceci a nécessité, au préalable, l'élaboration de formulaires aussi bien pour le récolement des locaux que pour la description des documents. Ces formulaires ont été unifiés pour tous les services publics.

Enfin, en vue de motiver le personnel chargé de la réalisation du plan d'urgence qui aurait à œuvrer dans des conditions difficiles, une rémunération spéciale a été instituée en sa faveur pendant le déroulement du plan. Les services publics ont été invités à prévoir, dans leurs budgets, l'inscription des crédits nécessaires pour cette rémunération spéciale.

2.4.2 Procédures et méthodes de travail

La première tâche à accomplir dans le cadre de ce plan a été le récolement des locaux dans lesquels s'étaient accumulés les documents. Ce récolement a touché aussi bien les bâtiments, que les rayonnages et l'identification des documents. Après cette opération on a procédé à l'assainissement des locaux et à leur nettoyage afin de pouvoir effectuer le tri et le classement des documents. Il s'agissait de préparer les documents destinés à l'élimination et ceux destinés à une conservation permanente.

L'opération tri-classement s'est déroulée sous le contrôle de conseillers œuvrant en collaboration avec le groupe de travail chargé du suivi et de la conduite du plan d'urgence au niveau national. Les conseillers, enseignants universitaires en sciences documentaires ou professionnels, devaient porter assistance aux équipes chargées de l'exécution du plan dans les ministères et les services publics.

Tout en appliquant le plan, les services publics avaient à aménager des locaux pour garder les documents destinés à une conservation permanente en attendant que la construction du nouveau bâtiment des Archives nationales soit achevée. L'aménagement des locaux devait subir l'aval des Archives nationales et celui de l'Office national de la Protection civile (sapeurs-pompiers).

D'autre part, le plan d'urgence a été intégré dans un programme national: il s'agissait de préparer la collecte des archives publiques dans le nouveau bâtiment en construction et faire en sorte que les versements ne soient pas chaotiques mais portent plutôt sur des archives constituées grâce à l'application du plan d'urgence; autrement, il aurait été difficile au personnel des Archives nationales de s'acquitter de la tâche de tri et de classement des documents publics accumulés depuis une quarantaine d'années.

Le plan d'urgence devait être réalisé en un an. Ce délai, qui pouvait être jugé court pour certains ministères, a été fixé délibérément pour maintenir l'urgence pendant un temps raisonnable quitte à ce que quelques ministères achèvent le plan après l'échéance.


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