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3. Les étapes de la réalisation du plan d'urgence

3.1 Le récolement des locaux et des documents
3.2 Tri et classement des documents
3.3 Planning et suivi de la réalisation du plan d'urgence
3.4 Moyens matériels et aménagement des locaux

Le plan d'urgence consiste donc à recenser les locaux, à les assainir, à trier et à classer les documents afin de séparer les documents à conserver de ceux destinés à l'élimination, et enfin à aménager des locaux appropriés pour la conservation des documents.

3.1 Le récolement des locaux et des documents

Une administration qui produit des documents pendant environ quarante années sans archivage doit en avoir rassemblé des quantités énormes sauf dans le cas où elle a procédé à des éliminations arbitraires. En plus, en l'absence de locaux aménagés à cette fin, les locaux de fortune se multiplient de sorte qu'il devient difficile d'en faire le point. En fait, dans le cas de la Tunisie, rares étaient les ministères qui dominaient convenablement la situation et possédaient un récolement exhaustif de leurs locaux et de leurs archives. Ainsi, il est nécessaire d'établir le récolement des locaux où se sont accumulés les documents, d'en déterminer l'étendue, les genres ainsi que les quantités de documents qu'ils renferment afin de pouvoir planifier l'opération de tri et de classement.

3.1.1 Méthodes pour la réalisation du récolement

Il y a différentes méthodes:

C'est pour cette dernière méthode de travail que nous avons opté. Les équipes de travail des différents ministères et organismes publics chargées de réaliser le récolement ont reçu une formation appropriée.

Des formulaires unifiés ont été préparés, ils ont fait l'objet de travaux pratiques lors de la session de formation organisée à cet effet. Deux genres de formulaires ont été retenus: un formulaire pour chaque local et un formulaire récapitulatif par ministère. Les renseignements demandés étaient les suivants:

Dans le formulaire récapitulatif, les renseignements demandés étaient les suivants:

Il a été recommandé aux équipes chargées du récolement de faire des enquêtes minutieuses afin d'identifier le plus que possible de locaux. Au départ, il a été question de réaliser ce récolement en 45 jours environ, mais il s'est avéré, plus tard, que le délai était insuffisant pour certains ministères qui avaient de grandes ramifications tels que celui des Finances ou celui de l'Agriculture. Il aurait été inutile de bousculer les administrations pour obtenir des résultats peu satisfaisants.

Par ailleurs, il a été prévu de contrôler la qualité des inventaires par des sondages à base de visites sur les lieux pour vérifier l'exactitude des données.

Des visites ont été accomplies par les conseillers chargés par le Premier Ministre du contrôle et du suivi du plan d'urgence auprès des ministères.

Cependant, la réalisation du récolement n'a pas toujours été facile. Maintes difficultés ont surgi. Parfois il a fallu nettoyer préalablement les locaux pour séparer les documents des rebuts de l'administration (meubles réformés...). Parfois l'identification des documents était difficile à faire par des agents ne maîtrisant pas l'évolution et l'histoire de l'organisme auquel ils appartenaient, notamment pour les documents relativement anciens (plus de 10 ou 15 ans), cette identification devenant encore plus difficile si les documents appartenaient à une autre administration disparue ou ayant déménagé.

En tout état de cause, à cette étape de première reconnaissance des documents, il est difficile d'exiger, des équipes chargées du récolement, beaucoup de précision sur la provenance des documents. Les mystères seront élucidés' le cas échéant' lors de la description des documents, opération plus minutieuse. Mais, d'un autre côté, il faut être intransigeant quant aux indications relatives au volume et à la typologie des documents et refuser l'utilisation de libellés vagues tels que "documents divers" ou "documentation générale" etc... En fait, on était amené à rejeter certains récolements trop imprécis ou qui ne répondaient pas aux objectifs fixés. Les administrations concernées étaient alors obligées de les refaire.

Il est nécessaire de mener l'enquête avec minutie, car l'ampleur des moyens humains et matériels à mettre pour la conduite du plan ainsi que le planning des travaux en dépendent largement. Il est également nécessaire de collecter les fiches d'inventaire dans les délais fixés afin de permettre l'exploitation des données qu'elles renferment. L'expérience a montré que les administrations qui n'avaient pas fourni à temps les fiches d'inventaire au groupe de travail chargé de la conduite du plan d'urgence, ont enregistré par la suite un retard dans l'application du plan.

3.1.2 L'exploitation des données

Le récolement tel qu'il a été conçu, a permis de rassembler beaucoup d'informations utiles aussi bien pour la conduite du plan d'urgence que pour l'étape suivante c'est-à-dire la mise en place d'un système moderne de gestion des documents et des archives.

Il était désormais possible de connaître avec précision les quantités de documents accumulés par chaque organisme public. Les résultats, pour le cas tunisien, étaient parfois surprenants.

Le volume des documents a constitué une donnée de base pour planifier la conduite du plan d'urgence. Combinée avec le temps imparti à la réalisation du plan, cette donnée a servi à déterminer le nombre de personnes nécessaire pour cette tâche. Il est cependant difficile d'établir une norme ou un coefficient entre le volume des documents et le nombre de personnes nécessaires. Nous y reviendrons ultérieurement quand nous aborderons le problème du tri et du classement des documents.

Il est également intéressant de mettre en évidence le nombre de locaux et les surfaces consacrées au stockage des documents dont beaucoup ont perdu toute utilité et sont dépourvus de valeur patrimoniale. Il est encore plus intéressant de relever l'étendue des locaux loués, le cas échéant, pour stocker ce genre de documents. La répartition des documents recensés par rapport aux différentes structures d'un même organisme, est aussi une donnée utile à connaître. Enfin, il est également important de connaître l'âge des documents; cela permet de situer les coupes qui avaient pu être opérées par des destructions arbitraires ou involontaires (telles que les inondations qu'ont subies les locaux de certaines administrations).

Toutes les données susmentionnées peuvent être fournies grâce au dépouillement des fiches descriptives d'un local et des fiches récapitulatives. Ces données doivent être rassemblées dans un rapport de synthèse qui sera présenté au ministre ou au chef de l'administration concernée. Le diagnostic ainsi élaboré servira d'abord à alerter les responsables et à les amener à prendre conscience de la gravité de la situation. Ce rapport sera encore plus éloquent, s'il est accompagné d'un album de photographies des locaux en question qui servira ensuite de base pour comparer la situation après l'achèvement du plan d'urgence à la situation antérieure.

Le diagnostic ou le rapport de synthèse sert aussi de base pour déterminer les moyens humains et matériels à affecter au plan. Il est nécessaire de faire prévaloir tous les arguments possibles pour amener les décideurs à consentir les moyens requis pour ce programme et à admettre le caractère urgent d'une opération qui, bien que passagère, présente beaucoup d'avantages: gain de locaux aliénés par le stockage de documents souvent devenus périmés, décongestion des locaux de travail, amélioration de l'image de l'administration aux yeux de l'opinion publique etc...

 

3.2 Tri et classement des documents

Il s'agit de l'opération matérielle et intellectuelle la plus importante à mener pendant le plan d'urgence. Elle sert à séparer les documents des objets entassés dans les mêmes locaux, à identifier les ensembles de documents selon leur provenance et enfin à séparer, ne serait-ce que d'une manière approximative, les documents destinés à une conservation permanente et ceux préparés à l'élimination.

3.2.1 Les équipes de travail

Avant d'entamer l'opération de tri et de classement des documents, des équipes de travail doivent être constituées. Plusieurs questions se posent: faut-il former une équipe centrale qui fera le tour des locaux d'un même ministère et des établissements sous tutelle, ou alors constituer de petites équipes dans chaque structure? Les membres de l'équipe doivent-ils travailler seulement à mi-temps pour le plan ou être affectés à plein temps? Quel est le profil des membres de ces équipes? Quel sera leur nombre? Quel horaire de travail adopter? Existe-t-il une forme de rémunération spéciale? etc...

Dans le cas de la Tunisie, on a opté dans la plupart des cas ' pour la constitution de petites équipes au niveau des différentes structures d'un ministère et au niveau des établissements publics et ce, pour une double raison:

Ce choix implique l'existence, dans ces différentes équipes, d'agents ayant reçu une formation préalable. En fait, dans l'exemple tunisien, le nombre de personnes ayant suivi une formation pendant deux semaines avant le démarrage de l'opération du tri et du classement, n'a pas été réparti convenablement sur les structures et les établissements publics pour couvrir toutes les équipes qui sont arrivées à se constituer. Différentes solutions ont été adoptées pour pallier à cette déficience:

L'affectation des membres de l'équipe de travail à plein temps pour le compte du plan d'urgence est plus efficace que leur affectation à mi-temps, ainsi l'agent peut se concentrer davantage sur cette opération au lieu d'être partagé entre deux tâches qu'il doit accomplir à tour de rôle pendant la même journée ou le long de la semaine. D'ailleurs, l'exemple d'un ministère où l'affectation s'est faite à mi-temps a prouvé l'inefficacité de cette méthode.

Pour assurer une stabilité aux équipes, il est nécessaire que l'affectation des agents soit effectuée par une décision du chef de l'administration. Les structures ont tendance, en effet, à éviter l'affectation de leurs personnels pour le plan d'urgence argent le manque d'agents pour l'accomplissement de leurs tâches quotidiennes. C'est un haut responsable d'un ministère, ou le chef d'un établissement public, qui doit prendre la décision d'affectation.

Le personnel chargé du plan d'urgence doit comporter deux genres de profils:

Ceux-ci doivent avoir un niveau d'enseignement au moins équivalent au baccalauréat afin de pouvoir décrire le contenu des documents et établir des bordereaux.

Le nombre de personnes à affecter pour le plan dépend de deux paramètres: le volume des documents à traiter et le temps réservé au plan d'urgence. D'après les évaluations effectuées dans le cas objet de la présente étude, il faut en moyenne, pour une équipe constituée de 3 agents affectés au tri-classement et de deux manoeuvres, un mois de travail pour assainir un local qui contient 75 mètres linéaires de documents. La rentabilité de l'équipe est plus élevée lorsqu'elle est dirigée par un cadre ayant le niveau d'une maîtrise de l'enseignement supérieur (baccalauréat et 4 ans d'études universitaires). Dans tous les cas, il faut que chaque équipe soit dirigée par un membre qui a reçu une formation appropriée, même si les autres membres de l'équipe possèdent le même niveau d'instruction.

Nul doute que le personnel affecté au plan d'urgence aura à travailler dans des conditions souvent très difficiles. Afin de le motiver davantage et de lutter contre le sentiment de frustration que pourrait provoquer cette tâche ardue, il est profitable d'instituer, durant le plan, une rémunération spéciale au profit de ces agents. Ce n'est pas seulement la consistance matérielle de cette rémunération qui aura un effet sur les personnes intéressées, mais aussi le geste lui-même qui sera perçu comme une valorisation de cette tâche d'assainissement et de sauvegarde qui est souvent considérée, à tort, comme dégradante. Comme toute dépense budgétaire, la rémunération spéciale devra faire l'objet de la réglementation et des opérations budgétaires nécessaires.

La méthode adoptée, dans le cas étudié, pour être spécifique, n'en est pas moins édifiante. La rémunération spéciale a été calculée en fonction des heures supplémentaires. Mais comme la réglementation ne permet d'attribuer aux fonctionnaires qu'un contingent de 150 heures supplémentaires par personne et par an, un nouveau décret présidentiel a été pris pour déroger à cette règle et faire bénéficier les agents concernés d'un contingent d'heures supplémentaires allant jusqu'à 550 heures par an durant le plan d'urgence. L'effet de cette mesure exceptionnelle prendra fin à la date officielle de l'échéance du plan d'urgence. Cette nouvelle réglementation a fait l'objet de deux circulaires du Premier Ministre qui précisaient les modalités d'application et incitaient les différents services publics à prendre les mesures nécessaires l'inscription des crédits y afférents dans leurs projets de budget pour l'année suivante.

Lors de la réalisation du plan, une mobilité dans la constitution des équipes de travail peut se produire: des membres partent, d'autres viennent; mais cette mobilité ne doit pas aboutir au changement de tous les membres de l'équipe, car ceci nécessiterait la reprise de la formation et de l'apprentissage et affecterait les tâches de tri et de classement des documents.

3.2.2 Techniques de tri et de classement des documents

Après le nettoyage des locaux et leur assainissement, on doit procéder à une opération de tri et de classement pour tous les documents qui ont été rassemblés. Il convient de préciser, au préalable, qu'il ne s'agit pas d'un tri et d'un classement définitifs pour les raisons suivantes:

Ainsi, cette opération de tri et de classement vise à atteindre les objectifs suivants:

* l'élimination des documents qui ne présentent pas visiblement une valeur informative de nature à les rendre éligibles à une conservation permanente;
* la conservation permanente pour les autres documents;

Nous essaierons de développer les différents points susmentionnés. Dans beaucoup de cas, les dépôts qui ont abrité les documents ont servi également pour entreposer des objets de nature varice: meubles à réformer, meubles utilisables, équipements techniques etc... L'assainissement de ces locaux consiste donc à les débarrasser de tous les objets et les effets qui encombrent les documents.

Le premier tri consiste donc à séparer les archives des autres documents qui ne le sont pas. En fait, les administrations qui se déchargent de leurs documents ne font pas de différence entre les dossiers ou les pièces d'archives proprement dits, et les autres matériaux documentaires tels que les livres, les journaux et les revues. Parfois, des imprimés, des enveloppes vierges et même d'autres fournitures en papier se trouvent mêlés aux documents.

Les matériaux documentaires autres que les archives pourront, dans certains cas, être orientés vers des unités de bibliothèque ou de documentation appropriées que ce soit au sein de l'organisme concerné ou ailleurs; s'ils présentent peu d'intérêt ils seront éliminés par recyclage ou alors vendus aux bouquinistes, le cas échéant. "Le journal officiel" où sont publiés les actes publics peut bénéficier d'un traitement spécial. Si les exemplaires de cette publication sont en grand nombre, des collections annuelles peuvent être constituées pour servir aux différents rouages de l'organisme considéré. Une autre attention particulière sera accordée à ce qu'il est convenu d'appeler "la littérature grise" ou la "documentation administrative", c'est-à-dire les études, les enquêtes ou autres travaux produits par l'administration et diffusés à une échelle plus ou moins réduite.

La première opération de tri consiste donc à reconstituer les ensembles des documents d'archives. Mais, vu le caractère souvent anarchique du dépôt des documents, il n'est pas aisé de retrouver du premier coup les documents d'un même service ou structure. C'est pour cette raison que le tri doit être effectué en fonction des structures d'un même ministère ou organisme public conformément au principe de la provenance. Ainsi, en rassemblant les documents conformément à ce principe, à travers les différents locaux où les documents ont pu être stockés, on sera à même de pouvoir reconstituer les fonds d'archives.

Ce premier classement doit précéder toute opération de description des documents et d'élaboration d'états, car il est plus commode de procéder à la description des documents après un tri fait en fonction de la provenance. Les bordereaux unifiés établis pour la description des documents selon la provenance se divisent en deux genres: des bordereaux pour les documents proposés à la conservation permanente et des bordereaux pour les documents proposés à l'élimination. Ainsi, l'opération de description se double d'un tri pour distinguer les deux catégories de documents.

Le tri et la description des documents sont les opérations archivistiques les plus délicates. Etant donné qu'elles vont être effectuées par des personnes peu qualifiées, il faut prohiber toute élimination de documents qui ne soit pas autorisée par les Archives nationales afin d'éviter la destruction illicite de certaines documents. La description des documents, qu'ils soient proposés à la conservation permanente ou à l'élimination, se fait au niveau de chaque local et séparément pour chaque service producteur; elle se compose des éléments suivants:

La qualité de la description doit être contrôlée par des professionnels de haut niveau. Ce contrôle doit avoir lieu surtout au début de l'opération et chaque fois que de nouvelles personnes sont affectées au plan d'urgence.

La description des documents est un moyen qui permet de les identifier et aussi de pouvoir reconstituer les fonds des différents services. Il probable que l'identification des documents pourra servir à dégager certains documents dont la valeur primaire est encore vivace et qui pourraient, le cas échéant, servir aux besoins de l'administration. Mais, cette identification servira surtout pour préparer le versement des documents aux Archives nationales.

En fait, puisqu'il s'agit d'un lourd passif, il est préférable, à travers ce plan d'urgence, de réaliser un tri primaire et une description même sommaire afin que les documents qui feront l'objet de versements ultérieurs obéissent à une organisation minimale et ne soient pas versés en vrac. Autrement, le personnel des Archives nationales mettra un temps considérable pour le traitement matériel et intellectuel de ces documents. Il n'est pas donné, dans la plupart des pays, aux services d'archives, de disposer d'un personnel en nombre suffisant pour la liquidation d'un tel passif.

L'opération de tri et de description des documents conduit donc à l'identification de deux groupes de documents: les documents proposés à la conservation permanente et les documents proposés à l'élimination.

3.2.3 L'élimination des documents

La réglementation tunisienne est catégorique en matière d'élimination des archives publiques: celle-ci ne peut s'effectuer qu'après avis des Archives nationales sous son contrôle technique. Ainsi, les services publics ne peuvent procéder à l'élimination de documents sans avoir accompli les formalités nécessaires. Les bordereaux des documents proposés à l'élimination sont envoyés pour visa aux Archives nationales.

Dans le cadre du plan d'urgence, il était question au départ, de ne procéder à l'élimination qu'à la fin du plan. Mais, en ce faisant, il s'est avéré par la suite que beaucoup de services publics étaient devenus encombrés du fait du tri et de la mise sur rayonnage de documents qui étaient en vrac. Afin de décongestionner les locaux et de permettre la poursuite du plan, il a été décidé de procéder à l'élimination des documents les plus notoires, c'est-à-dire les documents devenus irrécupérables du fait qu'ils avaient atteint un niveau de dégradation avancée (à la suite d'inondations le plus souvent, à cause de l'humidité du local ou d'une longue exposition au soleil). D'autres catégories de documents peuvent faire l'objet d'élimination sans délai: il s'agit surtout des documents relatifs à la gestion financière dont la date de création remonte à plus de dix ans, qui ne sont plus sous l'effet d'une prescription quelconque et qui ne sont pas des documents récapitulatifs. Certains documents sur la gestion du personnel peuvent être aussi éliminés. Le sort des matériaux de documentation et de bibliothèque a été évoqué plus haut au point 3.2.2.

Les éliminations ainsi autorisées et effectuées ne manquent pas de soulager les services publics et de leur permettre une meilleure gestion de leurs locaux; ils peuvent ainsi respecter le planning des travaux.

 

3.3 Planning et suivi de la réalisation du plan d'urgence

Etant donné que la plupart des ministères ne disposaient pas de services d'archives et n'étaient pas en mesure de conduire convenablement le plan d'urgence au niveau technique, il a été décidé de constituer une équipe de professionnels, de spécialistes en documentation et d'enseignants universitaires en sciences documentaires pour assurer le suivi et veiller à une meilleure planification des travaux.

3.3.1 Assistance technique et suivi des travaux

Les membres de cette équipe ont été chargés par le Premier Ministre, au moyen d'un contrat et suivant des termes de référence, d'assurer l'assistance technique aux équipes de travail constituées dans les services publics pour la réalisation du plan d'urgence. Au niveau de chaque ministère, conseiller nommé, a été chargé aussi des établissements sous tutelle. Parfois, un seul conseiller s'est occupé de deux ministères. Par contre, vu l'ampleur des rouages de certains ministères, deux conseillers ont été nommés dans chacun d'eux. Les ministres ont été saisis officiellement par le Premier Ministre de la nomination des conseillers et de leur mission.

Parallèlement, l'équipe centrale qui avait réalisé l'étude préliminaire et proposé le plan d'urgence a été chargée de la coordination et du suivi au niveau national. Sa mission a consisté à:

Les conseillers ont passé en moyenne deux demi-journées par semaine auprès des équipes de travail et effectué des déplacements vers les services publics situés en dehors de la capitale. Ils ont expliqué aux agents concernés la manière de mener l'opération de tri et de classement et animé, le cas échéant, des sessions de sensibilisation ou de formation. Ils ont vérifié les bordereaux établis pour la description des documents pour assurer une bonne qualité technique à cette opération importante.

Les conseillers ont accomplis indirectement une mission de contrôle. C'est à travers les rapports qu'ils ont établis tous les deux mois en moyenne et les réunions qu'ils ont tenues à cette occasion avec l'équipe centrale, que les autorités du Premier Ministère ont pu suivre la marche du plan dans les différents services publics.

Ces réunions ont été des occasions propices pour discuter les questions spécifiques ou générales que soulevait l'exécution plan d'urgence.

Les rapports périodiques des conseillers signalaient les quantités de documents traités, leur pourcentage par rapport au volume initial, les difficultés rencontrées ainsi que les opérations ayant trait à l'assainissement des locaux pour la conservation des documents. Ces rapports mentionnaient aussi les séances de travail réalisées par les conseillers avec les groupes de tri et de classement ainsi que les déplacements qu'ils ont effectués à l'intérieur du pays et qui allaient servir de base pour leur rétribution.

Outre les réunions périodiques avec les conseillers, l'équipe centrale a eu à intervenir directement auprès des chefs de cabinet ou des secrétaires généraux de certains ministères pour débloquer la situation dans le cas où des difficultés ont été signalées. Par ailleurs, elle a effectué des missions de contrôle et d'inspection notamment à l'intérieur du pays. Ces missions ont fait l'objet de rapports adressés aux autorités concernées.

Parallèlement, l'équipe centrale a organisé avec les responsables de la conduite du plan d'urgence dans les ministères, des réunions plus ou moins périodiques afin de leur expliquer les modalités d'exécution du plan et les mesures ou les décisions qui ont été prises à cet effet (conduite de l'inventaire des locaux et des documents, rémunération exceptionnelle des agents travaillant dans le cadre du plan, planning des travaux etc...).

Les tâches de suivi et de contrôle se sont avérées à la fois très délicates et primordiales. Il n'est pas toujours aisé de mettre au diapason plus d'une vingtaine de ministères et des centaines d'établissements publics. La diversité des situations à gérer nécessite une présence, une disponibilité et du savoir-faire. Souvent, les responsables du plan au niveau des ministères ne rencontrent pas de la part de leurs supérieurs la compréhension et la perméabilité suffisantes pour la bonne exécution du plan. Dans d'autres cas, les services financiers ne mettent pas beaucoup de zèle pour subvenir aux besoins requis par la conduite du plan ou ne planifient pas suffisamment de crédits à cet effet.

Le suivi et le contrôle de l'exécution du plan d'urgence doivent se baser sur un planning des travaux.

3.3.2 Planning des travaux

Il convient de fixer une échéance pour les travaux à exécuter dans chaque ministère et établissement public et ceci pour différentes raisons. L'expression "plan d'urgence" implique l'accomplissement des tâches en question dans un laps de temps déterminé. Du fait que le plan d'urgence s'intègre dans une stratégie nationale en matière d'organisation des archives publiques, il doit se limiter à des échéances précises.

Une seule échéance doit être fixée pour tous les services publics même si ceux-ci préfèrent des échéances variables établies selon leurs propres prévisions.

Concernant le cas choisi pour cette étude, le délai fixé était de 18 mois (de juillet 1993 à la fin de décembre 1994). En fait, au vu des inventaires déjà élaborés avant le démarrage de l'opération de tri et de classement, on savait que ce délai ne pourrait pas être suffisant pour certains ministères possédant plusieurs structures comme ceux des Finances, de l'Economie Nationale et de l'Agriculture. Mais, il valait mieux ajuster le délai sur la base du temps nécessaire pour réaliser le plan par un grand nombre de services publics quitte à ce qu'un petit nombre d'entre eux termine le plan après l'échéance.

Afin que l'échéance fixée revête le caractère d'une obligation, elle a été décidée par le Premier Ministre dans une circulaire adressée aux ministres. Il faut dire, qu'au départ, le plan d'urgence ne devait pas excéder une année, mais étant donné le retard mis pour son démarrage dans beaucoup de ministères, le délai a été prorogé de six mois. Ce démarrage, a, en fait, coïncidé avec la saison de l'été, période des congés annuels pour beaucoup de fonctionnaires et où l'horaire officiel de travail se réduit à une seule séance quotidienne.

Une fois l'échéance fixée, il faut que chaque ministère et service public établisse un planning des travaux à réaliser pendant le temps qui leur est imparti. Bien sur, il ne s'agit pas d'une opération aisée, car plusieurs paramètres entrent en ligne de compte, à savoir la quantité des documents, le nombre de locaux à assainir et leur répartition géographique (le personnel doit se déplacer à tour de rôle vers les locaux situés en dehors du siège de l'administration), le nombre de personnes affectées au plan d'urgence, la qualité de leur travail et surtout leur rendement.

Pour toutes ces raisons, il n'a pas été possible de demander l'élaboration de planning juste après le démarrage du plan d'urgence. C'est seulement après quelques mois d'exercice qu'il a été demandé (par le moyen de la même circulaire du Premier Ministre susmentionnée aux services publics d'établir un planning. Des formulaires unifiés ont été élaborés à cette fin et devaient être remplis et renvoyés aux Archives nationales, environ six semaines après la parution de la circulaire. Les services publics ont du bénéficier de l'expérience déjà accumulée dans la réalisation des travaux mais ont rencontré certaines difficultés à élaborer des planning précis, les plus importantes étant:

Il ne faut certes pas, pour autant, que les formulaires de planning soient remplis à la légère et considérés comme une simple formalité. En tout état de cause, le planning servira de tableau de bord pour le responsable de la conduite du plan même s'il est amené à l'ajuster plus d'une fois.

Toutefois, un fait grave a été relevé: dans certains cas, les formulaires de planning ont été remplis en fonction du délai fixé pour l'achèvement du plan et non en fonction des deux importants paramètres déjà mentionnés et qui sont le nombre de personnes affectées et le volume des documents à traiter. Mais, grâce aux rapports bimestriels des conseillers, on a pu s'en apercevoir et constater que la marche de l'exécution du plan ne correspondait pas aux indications du planning; ainsi, dans ces cas, le plan d'urgence risquait de ne pas être achevé dans les délais. Il est plus judicieux et plus crédible de fixer des délais d'achèvement du plan en fonction des possibilités réelles des ministères, notamment en fonction des deux paramètres cités et, tout en tenant compte des moyens matériels qui sont mis en oeuvre.


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