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3.4 Moyens matériels et aménagement des locaux

Outre les équipes de travail et leur encadrement, la réalisation d'un tel programme nécessite certains moyens matériels et l'aménagement des locaux.

3.4.1 Politique en matière de ressources matérielles

Avant de passer en revue les moyens matériels que nécessite l'application d'un plan d'urgence, il est utile de connaître la politique suivie dans le cas objet de notre étude.

Il y a lieu de préciser, au préalable, que les quelques services d'archives qui existaient auprès des ministères et des organismes publics ne disposaient pas de budgets bien définis, ils dépendaient de la bonne volonté et de la prédisposition des services financiers et des décideurs ordonnateurs des budgets. Ainsi, les crédits alloués à la fonction "archives" étaient dérisoires. Or, l'exécution du plan d'urgence nécessitait la mobilisation de crédits nettement plus élevés que ceux que l'administration envisageait d'octroyer.

La politique suivie pour se procurer les moyens financiers requis, s'est basée sur différentes méthodes: la réglementation, la planification et l'économie de moyens. Afin d'instituer un régime de rémunération spéciale il a fallu dépasser le cadre réglementaire en vigueur qui ne permettait qu'une faible rémunération exceptionnelle. En fait, la seule possibilité offerte était d'attribuer aux intéressés un volume de 150 heures supplémentaires par an. Un décret présidentiel a été pris pour instituer un régime plus favorable applicable uniquement pendant le plan d'urgence pour le personnel qui y était affecté.

Il n'est pas toujours suffisant d'avoir des textes réglementaires si on ne réunit pas les conditions nécessaires à leur application. En fait, ce texte est paru à un moment où les budgets avaient déjà été votés. Ainsi, il faut planifier pour obtenir les moyens financiers voulus en suivant les procédures en vigueur pour l'élaboration du budget de l'Etat. Il s'agit d'inscrire des crédits dans les projets de budget (aussi bien dans le budget de gestion que dans celui de l'équipement) pour les dépenses correspondantes. Il faut appuyer les demandes formulées auprès des instances concernées par la discussion des projets de budget et par leur adoption. Cette démarche doit être suivie par tous les services publics. Cela nécessite au préalable que les décideurs soient convaincus et qu'ils donnent leur aval pour une telle démarche.

Il est plus judicieux que chaque service consacre au plan d'urgence une partie de son budget, si minime soit-elle, que de concentrer les crédits dans une seule institution, en l'occurrence les Archives nationales. Cela permet de responsabiliser les services publics. Il convient de signaler que, dans le cas objet de notre étude, une enveloppe budgétaire a été assurée par le Premier Ministre pour rétribuer les équipes chargées du suivi et de la coordination de la marche du plan d'urgence.

Un troisième aspect de la politique en matière de ressources financières consiste en un bon usage des ressources disponibles. Comme il est stratégiquement important de réussir le plan d'urgence, il ne doit pas échouer à cause d'un manque en ressources financières. Il importe, en conséquence, de savoir utiliser au mieux toutes les ressources mises à disposition: récupérer les boites d'archives contenant des documents à éliminer, restaurer les boites défaites, recourir à l'usage des liasses en cas de pénurie de boites d'archives, confectionner des rayonnages provisoires et peu coûteux (en bois le cas échéant), etc... Cette politique peut être suivie jusqu'à ce que la planification en matière de ressources financières donne des résultats positifs et que la sensibilisation aboutisse à une meilleure prise de conscience de l'importance des archives.

En réalité, l'opération d'assainissement, de tri et de classement des documents en elle-même ne nécessite pas autant de moyens financiers que l'achat d'équipement et l'aménagement de locaux à l'usage des archives.

3.4.2 Equipements et aménagement de locaux

L'accumulation anarchique des documents s'était accompagnée d'une négligence des locaux qui les abritaient de sorte que les documents ne cessaient de s'entasser dans des locaux qui ne présentaient pas les conditions requises pour leur bonne conservation. Etant donné le manque de locaux appropriés dans la plupart des services publics, le plan d'urgence. a prévu l'aménagement de nouveaux locaux. Chaque ministère et organisme public devait, au terme de l'opération d'assainissement, aménager un local pour la conservation de ses documents et archives. Cet aménagement devait bénéficier de l'approbation des Archives nationales et celle des sapeurs-pompiers.

Il faut dire que cette mesure s'intégrait aussi dans les choix stratégiques en matière de politique nationale dans le domaine des archives. En fait, il a été décidé que les services publics conserveraient leurs archives intermédiaires sous leur autorité et ne verseraient aux Archives nationales que les archives définitives proprement dites. Ainsi, chaque service public devra aménager un local à cette fin.

Les Archives nationales se sont constituées en conseiller technique pour aider les services publics à s'acquitter de cette tâche. Il s'agit d'étudier la fonctionnalité des locaux, la disposition du rayonnage, les aspects relatifs à la sécurité etc... Vu le manque de spécialistes dans les services publics, les Archives nationales fournissent l'assistance technique à qui la demande sans contrepartie. Il importe d'inculquer aux décideurs certaines règles de comportement. Ces derniers n'étant pas habitués à investir dans ce genre de locaux, il importe de leur démontrer que ce genre d'investissement n'est ni superflu ni improductif. Car, l'aménagement d'un local suivant les normes est plus rentable que l'affectation de divers locaux sans aménagement. De même que l'accumulation des documents dispersés à travers les bureaux empiète sur les espaces qu'on peut réserver aux agents comme locaux de travail. L'organisation des documents contribue, par ailleurs, à rehausser l'image des services publics aux yeux de l'opinion publique.

L'aménagement des locaux pour les archives doit tenir compte de certaines règles de façon à:

- réaliser la séparation entre les aires réservées au stockage et celles destinées au travail du personnel des archives;

- assurer des conditions décentes pour le travail dans les locaux réservés au personnel;

- assurer les conditions minimales pour la bonne conservation des documents que ce soit au niveau du contrôle de l'humidité ou de celui de la température;

- assurer la sécurité du local contre le risque d'incendie, d'inondation (surtout s'il s'agit d'une cave) et de vol.

La réglementation doit prévoir l'intervention des institutions d'archives nationales au préalable de tout aménagement de locaux et notamment s'il s'agit de la construction de nouveaux bâtiments afin de pouvoir appliquer les normes requises et éviter toute forme de gaspillage ou de contrefaçon. Les quelques expériences de construction de bâtiments d'archives menées pendant le déroulement du plan d'urgence ont démontré une faille dans la réglementation en matière de bâtiments civils. En conséquence, il a été envisagé de proposer un projet de décret pour instituer l'obligation de prévoir des locaux pour les archives dans les projets de bâtiments administratifs ainsi que la nécessité de consulter les Archives nationales pour ce genre de projet.

Outre l'aménagement de locaux, le plan d'urgence nécessite l'octroi d'équipements et notamment du rayonnage. La politique suivie en cette matière consiste à utiliser tous les moyens disponibles y compris la récupération d'anciens éléments jusqu'à ce que des traditions s'installent dans l'administration et qu'on arrive à consentir plus d'investissements dans ce domaine. Quand les responsables constatent l'amélioration de la situation des archives avec des locaux aménagés et des documents mis sur rayonnage, cela les encourage à investir davantage dans ce domaine.

Un autre objectif visé par la politique suivie en matière de moyens financiers, consistait à combattre une idée préconçue qui présentait l'organisation des documents comme une opération coûteuse. En fait, les investissements qu'elle demande ne sont pas lourds à l'exception de ceux qu'on doit réserver à l'acquisition de locaux et à leur équipement; mais, d'autre part, ces investissements restent valables pour une longue période. Il faut démontrer aux décideurs comment l'organisation des documents procure, au contraire, des gains à l'administration avec la rationalisation de l'usage des locaux et des équipements.

La conduite du plan d'urgence nécessite donc une équipe dirigeante qui est rompue aux pratiques administratives et à la bonne gestion et qui a une maîtrise de la question archivistique. Il s'agit de bien connaître les rouages de l'administration, les habitudes et les mentalités des responsables, de bien savoir sensibiliser, convaincre et obtenir gain de cause. Toutes ces exigences sont utiles pour faire aboutir à terme le plan d'urgence.


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