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4. Plan d'urgence et politique nationale de gestion des documents et des archives

4.1 Finalisation du plan d'urgence
4.2 Système national de gestion des documents et des archives

Le plan d'urgence est à intégrer dans un vaste programme de mise en place d'un système national de gestion des documents et des archives. Mais pour bien remplir sa fonction à l'intérieur de ce programme, il doit être au préalable mené à terme et finalisé.

4.1 Finalisation du plan d'urgence

Rappelons que le principal objectif visé par l'accomplissement d'un plan d'urgence est de mettre un terme à l'accumulation anarchique des documents et de liquider le passif enregistré. Ainsi, il importe de faire le bilan de l'opération et de mesurer le degré de réalisation des objectifs tracés.

4.1.1 Bilan et évaluation du plan d'urgence

L'évaluation de cette action entreprise ne relève pas seulement de la bonne pratique du management, mais elle est aussi requise par la préparation de l'étape future à l'opération d'assainissement et qui consiste à implanter un système de gestion des documents et des archives afin d'éviter de retomber dans la même situation de blocage qu'auparavant. L'évaluation doit porter sur:

Il est utile d'effectuer l'évaluation du plan d'urgence à un double niveau. Le premier niveau est celui des conseillers qui ont supervisé la marche du plan dans les services publics et qui sont à même de pouvoir apprécier la qualité du travail réalisé. L'autre niveau est celui des responsables de services publics. L'évaluation qu'ils auront à soumettre à l'autorité du pays est un moyen susceptible de les amener à assumer les résultats obtenus et à assurer la continuation du programme. Cette double évaluation permettra d'obtenir des renseignements exhaustifs et de corriger, le cas échéant, la tendance qu'auraient les chefs des services publics à exagérer l'ampleur des résultats obtenus.

Dans le cas objet de notre étude, l'opération d'évaluation a montré que les résultats sont satisfaisants dans l'ensemble, mais inégaux. Quelques ministères n'ont pas pu achever le plan d'urgence à terme.

Un délai supplémentaire de trois à quatre mois leur a été accordé et la mission des conseillers est prorogée. L'examen des résultats du plan d'urgence réalisés à tous les niveaux susmentionnés doit conduire à un suivi minutieux afin de parachever le plan dans chaque service public. Il sera utile que l'autorité archivistique signale pour chaque service, qui n'aurait pas achevé le plan, les opérations qui restent à mener en vue d'atteindre tous les objectifs fixés par le plan d'urgence. Le rapport définitif d'évaluation du plan d'urgence avec un bilan critique devra être soumis à l'autorité la plus élevée que possible afin de rendre compte des résultats obtenus et de présenter les étapes qui restent à réaliser.

La finalisation du plan d'urgence n'a pas seulement trait à l'achèvement des travaux d'assainissement et de tri-classement, mais aussi à la préservation des documents sauvés.

4.1.2 Collecte et organisation des documents sauvés

Il convient de rappeler que l'objectif principal visé par la réalisation d'un plan d'urgence est bien de sauver les documents accumulés sans organisation et d'arrêter le processus qui a conduit à ce genre de situation. Il importe donc de collecter les documents en question après l'achèvement du plan d'urgence. La réalisation de la collecte dépend de l'organisation des archives du pays considéré et des formes de blocage qui affectaient cette organisation auparavant. On est alors confronté à deux situations importantes: l'accumulation des documents sans tri, ni versement à cause de l'inexistence ou de la saturation des bâtiments d'archives, ou alors l'accumulation en dépit de l'existence de bâtiments.

Dans le premier cas, le plan d'urgence doit s'accompagner de la construction ou de l'acquisition d'un bâtiment pour conserver les archives. Autrement, si les documents assainis dépendent encore des services producteurs, ils risquent de retomber dans une situation de négligence et d'abandon.

Ainsi, il faut planifier l'octroi de bâtiment tout juste après l'achèvement du plan d'urgence et tout au plus après une période de deux ans environ.

Dans le deuxième cas, le plan d'urgence doit s'accompagner d'un programme qui vise à résoudre les blocages et à éliminer les contraintes qui empêchent l'exercice normal de l'archivage des documents publics qu'il s'agisse de l'absence de législation qui impose la collecte des archives publiques ou du manque de volonté politique pour accomplir cette tâche. Le fait qu'un pouvoir politique se refuse à organiser les archives pour l'intérêt public, constitue le pire affront que le métier a à subir. Il n'est pas étonnant de rencontrer des régimes qui conçoivent mal que les archives contemporaines puissent s'ouvrir au public même après des délais respectables. Dans de tels cas, l'autorité archivistique a tout intérêt à procéder prudemment et à intensifier la sensibilisation auprès des décideurs.

Outre les problèmes de locaux, la collecte des documents sauvés par l'application du plan d'urgence pose certaines questions archivistiques et notamment celles qui sont relatives à la politique de tri et d'élimination des documents et au classement à l'organisation des fonds constitués.

Pendant l'exécution du plan d'urgence, le tri effectué est préliminaire. Ainsi, les documents sauvés doivent être soumis à un tri définitif. En l'absence de tableaux de tri ou de calendriers de conservation, cette opération devient délicate. Deux possibilités sont offertes: opérer un tri même d'une manière pragmatique et utiliser ses résultats comme base pour établir les tableaux de tri ou alors médiatiser le tri en attendant l'élaboration des tableaux de tri. En fait, dans les deux cas il faudrait procéder à une évaluation des documents pour définir en dernier lieu les dispositions finales à prendre à leur égard. Ce processus est nécessaire pour l'élaboration d'un véritable calendrier de conservation touchant les documents d'un organisme déterminé pendant tout le cycle de leur vie. On peut, au demeurant, combiner les deux solutions en définissant des listes d'éliminables comme proposition pour l'établissement de calendrier de conservation et médiatiser l'élimination jusqu'à la préparation définitive de ces instruments.

Dans le cas objet de la présente étude, il a été effectivement décidé de surseoir à l'élimination définitive et de constituer un programme national de recherche pour l'organisation des archives récupérées. Ce programme, dirigé par les Archives nationales, consiste à former des groupes de spécialistes, et notamment des universitaires, qui auront à se prononcer sur la valeur secondaire des documents afin d'arrêter les dispositions relatives à leur conservation permanente ou à leur élimination. Ces groupes pourront ultérieurement procéder à l'exploitation des documents pour réaliser des recherches selon des programmes institués par les organismes appropriés ou selon des projets individuels.

La deuxième grande question archivistique posée par la collecte des fonds d'archives est celle du système de classement. En fait, pour le cas objet de l'étude, les documents produits pendant la période du protectorat français (1881 - 1956) ont déjà été archivés selon un cadre de classement constitué de "séries". Ce cadre ne peut servir pour la période de l'indépendance du pays. Il a été ainsi question d'élaborer un nouveau système de classement qui soit plus adapté aux archives contemporaines. Mais, il n'est pas généralement nécessaire d'adopter, à l'occasion de la réalisation d'un plan d'urgence, un nouveau système de classement surtout si le système en vigueur est fonctionnel et s'il n'y a pas eu de coupure historique qui aurait engendré la constitution de nouveaux fonds.

Le plan d'urgence a ainsi permis la liquidation du passif par l'assainissement de la situation des archives, leur collecte et leur organisation. Pour être sûr que cette situation ne se produira plus, il faut enrayer les blocages qui avaient pu se produire et ce par l'institution d'un système national de gestion des documents et des archives.

 

4.2 Système national de gestion des documents et des archives

Il n'est pas dans notre intention de décrire amplement la politique nationale qu'il faudrait mener en matière de gestion de documents et des archives ni les mécanismes du système national à instituer dans ce domaine. Une abondante littérature archivistique a déjà été produite à cet effet; il s'agit seulement, pour notre part, de rendre compte de la politique suivie dans le cas objet de la présente étude pour l'application d'un tel système. Certes, certaines données peuvent être spécifiques à ce cas, mais l'expérience qui a été menée peut être instructive du point de vue de la démarche suivie pour convaincre les décideurs et pour mettre en place un mécanisme d'application d'un tel système.

4.2.1 Justification du système

Rappelons qu'un système national de gestion des documents et des archives doit concerner les documents depuis leur création jusqu'au sort définitif qu'on leur réserve et qui est soit l'élimination soit la conservation permanente.

Il s'agit de planifier la production des documents, d'organiser leur l'utilisation pendant leur cycle de vie, de conserver ce qui est digne d'être conservé pour la postérité afin de pouvoir le mettre à profit pour la recherche scientifique et pour la valorisation du patrimoine d'un pays. On peut donc distinguer deux valeurs importantes pour les documents:

Le système de gestion des documents et des archives se justifie par l'importance que jouent les documents comme support à l'action des services publics pour la gestion des affaires du pays et son développement intégral. Les documents administratifs, facilement repérables, constituent une source d'information appréciable pour la planification du développement d'un pays et pour le mécanisme de prise de décision des pouvoirs publics. S'ils sont bien organisés, les documents utilisés pendant la gestion courante des affaires du pays, facilitent l'action des services publics et participent à l'amélioration de leur prestation et de leur image aux yeux de l'opinion publique.

Il s'agit d'accroître le pouvoir de l'administration de rendre aux citoyens les services auxquels ils ont droit avec la qualité et la célérité requises. D'autre part, les documents administratifs servent aussi comme source pour l'opération du suivi, du contrôle et de l'évaluation de l'action des services publics. Cette fonction permet non seulement de rectifier ou de corriger, le cas échéant, la politique suivie par un pays, mais également de réaliser la transparence de l'action des pouvoirs publics et l'application du principe de " l'Etat de droit et des institutions".

La valeur patrimoniale des archives est non moins importante. Les archives constituent une base pour la souveraineté et l'identité nationales, un témoignage des actions et des réalisations du pouvoir public et un support à l'activité scientifique, artistique et littéraire dans chaque pays. L'identité culturelle des pays en développement est de plus en plus menacée par l'uniformisation à l'échelle mondiale de la production culturelle et de sa diffusion au moyen des satellites, de la numérisation et des réseaux informatiques. Certes, cette standardisation est enrichissante, mais les pays en développement qui n'y contribuent que dans une proportion infime, ont tout intérêt à la recevoir tout en ayant une identité culturelle, linguistique et morale pleinement assumée et développée mieux que de la refuser ou de la subir d'une façon involontaire et incontrôlable.

Dans la quête de l'identité nationale et culturelle, les jeunes et les moins jeunes trouvent dans les archives de leurs pays des sources et une matière inestimables. Il s'agit de cultiver cette dimension patrimoniale des archives pour réconcilier les citoyens d'un pays avec leur passé proche et lointain. Chaque société a besoin de se situer, de s'affirmer et d'afficher son identité et, c'est seulement de cette façon que son ouverture sur les autres civilisations peut être bénéfique et fructueuse.

Pour justifier la nécessité d'un système national de gestion des documents et des archives, il faut faire prévaloir auprès de décideurs tous les arguments possibles. Seulement, il y a lieu de remarquer, qu'en général, les décideurs sont souvent plus sensibles aux arguments relatifs à l'efficacité et au gain immédiat que peut procurer l'organisation des documents courants plus qu'à ceux qui ont trait à la valeur patrimoniale des archives. Dés lors, il est possible d'obtenir les décisions requises pour une telle entreprise sachant qu'en organisant le cycle de vie des documents actifs et semi-actifs, on aboutira aisément à l'organisation et à la conservation des archives définitives.

Il est ainsi utile de faire prévaloir les gains qu'engendre l'organisation des documents dans l'administration que ce soit en matière de temps, grâce à l'accès rapide et sûr à l'information ou au niveau des espaces, du matériel ou du personnel. Il est arrivé qu'un décideur ait été acquis à la cause après avoir appris que ses services louaient des entrepôts pour stocker des documents devenus périmés depuis plusieurs années. D'autres décideurs l'ont été après une opération d'organisation des documents et des dossiers de leurs propres offices.

La sensibilisation doit toucher aussi bien les décideurs que l'opinion publique et les forces politiques du pays. A cet égard, les mass média peuvent jouer un rôle prépondérant. A titre d'exemple un reportage télévisé sur la situation des archives diffusé dans le cadre d'une émission assez prisée, dans le pays objet de notre étude, a eu des effets très positifs. Le succès de l'opération de sensibilisation ne manque pas de faciliter la mise en application du système en question.

4.2.2 Elaboration et mise en place du système

Après l'élaboration d'un système de gestion des documents et des archives, sa mise en place nécessite l'existence d'un environnement approprié relatif à la législation, aux structures, au personnel qualifié et aux moyens matériels. Dans le cas objet de notre étude, le cadre législatif est assez complet comprenant une loi et trois décrets d'application. Mais, le problème qui se posait, était plutôt le manque d'application de ce corpus.

Néanmoins, le plan d'urgence a offert l'occasion de compléter cette législation par un autre décret qui a déterminé la responsabilité de la tenue des documents administratifs dans les différents genres de services publics (ministères, établissements et entreprises publics, collectivités publiques locales...). Ainsi, dans le cas où le cadre législatif n'existe pas, il faudrait le créer vu qu'il est nécessaire pour l'instauration d'un système de gestion des documents et des archives. Celui-ci conduit à instituer des obligations, à définir des missions et des prérogatives ainsi que des procédures de travail. La législation doit fixer les grandes lignes de la politique à mener en matière de gestion des documents le long de leur cycle de vie ainsi que la nature et l'organisation des structures administratives qui en auront la charge.

Ces structures doivent se composer d'un organisme central, doté d'une mission de leadership, et d'unités appropriées au niveau des services publics. Il revient à l'organisme central de fixer la politique nationale en matière de gestion des documents et des archives et d'assurer le suivi de son application. Les unités de gestion de documents dans les services publics auront à appliquer la politique nationale choisie pour ce domaine dans la partie qui concerne tous les services publics ainsi qu'à concevoir et exécuter des programmes relatifs aux documents spécifiques des services correspondants.

Dans le cas considéré par la présente étude, la structure centrale est assurée par les Archives nationales érigée en établissement public jouissant de la personnalité civile et de l'autonomie financière. Son rattachement au Premier ministre lui procure l'autorité nécessaire pour accomplir sa mission au niveau national. Quant aux unités compétentes en matière de gestion des documents dans les services publics, elles ne sont pas partout instituées. Une des mesures que comportera le programme d'application du système de gestion des documents consiste à parachever l'institution de ce genre d'unités dans tous les services publics. En outre, l'organisme consultatif: "Le Conseil supérieur des archives" qui existe depuis 1988, a été restructuré par un décret en vue de mieux définir la politique nationale en la matière.

Etant donné le manque de professionnels qualifiés pour la gestion des documents, et en vue d'aider les services publics à se doter d'unités opérationnelles, un cycle de formation a été institué. Il vise à former en gestion des documents et en archivistique, pendant une année, des candidats titulaires d'une maîtrise (diplôme obtenu après quatre années d'études universitaires). Ainsi, la formation d'équipes de professionnels est très utile pour la mise en place du système de gestion des documents et des archives.

Au moment où s'est achevée la rédaction de la présente étude, le plan d'urgence qui y est décrit vient aussi de prendre fin. Mais, un deuxième plan est déjà en préparation; il vise l'organisation des documents publics par l'institution de systèmes de classement et l'élaboration de calendriers de conservation. La démarche à adopter sera la suivante:

a) un groupe de travail supervisera l'opération au niveau national à l'instar de la pratique suivie pendant l'application du plan d'urgence.

b) des groupes de travail pluridisciplinaires auront à élaborer:

c) Un groupe de travail, ou une commission, au niveau de chaque service public aura à élaborer:

Cette démarche sera de nature à assurer l'uniformité des techniques et des procédures de classement ainsi que des règles à observer concernant les délais de conservation des documents publics communs. Elle permettra également de responsabiliser les services publics par la prise en charge du programme relatif à leurs documents spécifiques. La réalisation de tout ce programme tiendra compte des conditions propres du pays, des pratiques et traditions administratives, de la législation et notamment en matière de prescriptions légales relatives à la conservation des documents etc... Mais, elle aura à mettre à profit les expériences d'autres pays. Déjà, la collecte d'instruments tels que les tableaux de tri ou les calendriers de conservation a été entamée. D'autre part, le processus d'organisation des documents a débuté dans certaines entreprises publiques et les Archives nationales ont déjà approuvé deux calendriers de conservation.

Il est probable que la réalisation de ce plan se prolonge sur une période allant de trois à cinq ans. Ainsi, elle mobilise longtemps tous les services publics et exige d'eux une participation à tous les niveaux.

Il importe donc de réunir toutes les conditions nécessaires pour le succès de cette opération importante. Il serait utile que la plus haute autorité exécutive du pays suive la réalisation d'une telle oeuvre.


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