Table des matières - Précédente - Suivante


Appendices

Appendice n° 1: Extraits de la circulaire du Premier Ministre (de la Tunisie) n° 21 du 12 avril l993 relative au plan d'urgence pour l'assainissement des documents administratifs et des archives.
Appendice n° 2: Formulaire d'inventaire des documents (par local)
Appendice n° 3: Inventaire des documents: fiche de synthèse
Appendice n° 4: Bordereau des documents proposés à la conservation permanente
Appendice n° 5: Bordereau des documents proposés à l'élimination

Appendice n° 1: Extraits de la circulaire du Premier Ministre (de la Tunisie) n° 21 du 12 avril l993 relative au plan d'urgence pour l'assainissement des documents administratifs et des archives.

1. Objectifs du plan d'urgence

Le plan d'urgence sus-indiqué vise l'assainissement de la situation des documents administratifs et des archives rassemblés actuellement dans divers types de bâtiments et de locaux administratifs. Il s'agit notamment de débarrasser les documents de tout ce qui les encombre et d'oeuvrer par la suite pour la mise en place d'un système de gestion des documents et des archives conformément aux prescriptions des textes législatifs et réglementaires en vigueur.

Ce plan concerne tous les services relevant de l'Etat, les collectivités publiques locales et les établissements et entreprises publics.

2. Mesures pratiques

a) Chaque ministère désigne un haut cadre ayant rang de directeur d'administration centrale qui sera, sous l'autorité de son ministre, responsable de l'application du plan d'urgence dans les services du ministère concerné ainsi que dans les établissements publics qui lui sont rattachés.

b) Chaque ministère désigne un groupe de travail qui fera l'inventaire exhaustif des bâtiments et des locaux qui contiennent des documents administratifs et des archives et qui relève de son autorité ou de celle des établissements publics mis sous sa tutelle. Cet inventaire exhaustif vise à:

- indiquer pour chaque local son genre, son emplacement et sa surface;
- signaler les différents types de documents rassemblés ainsi que leur état de conservation;
- évaluer le volume global des documents.

c) Chaque ministère doit constituer un groupe de travail qui sera chargé du tri et du classement des documents et des archives accumulés dans tous les bâtiments et les locaux concernés. Les membres de ces groupes de travail doivent appartenir à la catégorie "B" (ayant un niveau d'instruction équivalent au baccalauréat) et doivent être affectés auxdits travaux pendant la durée du plan d'urgence. Le nombre de personnes qui doivent figurer dans ces équipes est à préciser conjointement par le responsable du plan d'urgence et le directeur des Archives nationales.

Les membres de ces équipes recevront une formation appropriée pendant deux semaines à l'Ecole nationale de l'administration et ce, sous la supervision des Archives nationales.

Les équipes de travail peuvent être aidées par des ouvriers pour exécuter les tâches que nécessite la réalisation du plan d'urgence.

d) En collaboration avec les Archives nationales, chaque ministère aura à établir un planning pour les opérations de tri et de classement de tous les documents rassemblés,

e) Parallèlement au tri et au classement des documents, des locaux doivent être aménagés pour garder les documents proposés à la conservation définitive dans l'attente de leur versement aux Archives nationales. La convenance des locaux est attestée par les Archives nationales et l'Office national de la Protection civile (sapeurs pompiers).

f) Après autorisation des Archives nationales, les documents destinés à l'élimination seront éliminés dans les deux mois qui suivent l'achèvement du plan d'urgence et ce conformément aux méthodes en usage et sous le contrôle technique des Archives nationale.

3. Rémunération des travaux relatifs au plan d'urgence

En vue d'assurer le bon déroulement de toutes les opérations relatives à la réalisation du plan d'urgence, les ministères, les collectivités publiques locales, les établissements publics et les entreprises publiques sont autorisés à faire bénéficier les agents désignés pour la réalisation du plan d'urgence d'une rémunération des travaux exceptionnels selon les procédures en vigueur.

4. Coordination et suivi de l'exécution du plan d'urgence

Une équipe désignée par le Premier ministère se charge de la coordination et du suivi de l'exécution du plan d'urgence pour l'assainissement des documents administratifs et des archives.

Appendice n° 2: Formulaire d'inventaire des documents (par local)

Ministère:
ou
Etablissement:

Local: identification Equipements de rangement, description et capacité Volume des documents en m/l Description des documents (unité de description et objet) Dates extrêmes Service producteur

Appendice n° 3: Inventaire des documents: fiche de synthèse

Ministère:
ou
Organisme:

Services producteurs et organismes sous tutelle locaux: nombre et surface totale Equipements de rangement capacité totale Volume des documents en m/l Observations

Appendice n° 4: Bordereau des documents proposés à la conservation permanente

Ministère:
ou
Organisme:
Local:
Service producteur:

n° des unités de description Description des documents (objet nature ...) Dates extrêmes des documents Volume ou quantité des documents Observations

Appendice n° 5: Bordereau des documents proposés à l'élimination

n° des unités de description Description des documents (objet nature ...) Dates extrêmes des documents Volume ou quantité des documents Observations

Table des matières - Précédente - Suivante