Alors que la pandémie de Covid-19 n’a cessé de perturber la tenue d’événements partout dans le monde, la deuxième édition de la Biennale de Luanda organisée du 27 au 30 novembre 2021 s’est tenue sous un format hybride innovant, mêlant sessions en streaming, en présentiel, en virtuel, et préenregistrées. Des forums thématiques et des sessions de partenariat aux cérémonies officielles et au Festival des cultures, la Biennale de 4 jours a été conçue pour combler le fossé numérique, atteindre et engager de nouveaux publics. L'organisation d'un événement d'une telle ampleur nous a montré qu'il est essentiel de disposer d'un contenu passionnant, d'un programme clair et d'une stratégie de communication solide pour faire la différence !
Avec un format évolutif, un public plus large et une interactivité accrue, le passage à l'hybride offre une opportunité unique d'étendre la portée d’un événement et d’en profiter pour innover.
Enzo Fazzino, ancien coordinateur international de la Biennale de Luanda, UNESCO, explique : « Notre principale préoccupation lors de la planification de cette édition et de l'adaptation à cette manière totalement nouvelle d'organiser un événement de grande envergure était de garantir l'accessibilité à toutes les personnes désireuses de participer à notre effort pour créer un mouvement panafricain pour la culture de la paix ».
Organisée conjointement par l'UNESCO, l'Union africaine et le gouvernement de l’Angola, la Biennale a combiné des événements en présentiel à Luanda, en Angola, avec des sessions virtuelles en direct et préenregistrées diffusées dans le monde entier. La fusion de tous ces segments a exigé un grand effort de planification, un soutien technique et des ateliers préparatoires pour les orateurs, les modérateurs et les présidents de séance afin d'exploiter au mieux cette opportunité d'innover. Le Festival des cultures, un élément extrêmement populaire de la Biennale 2019 qui s’est tenue en présentiel, a également été organisé avec des événements en direct et en ligne.
Nous avons constaté que le Festival des cultures de la première édition de la Biennale de Luanda était absolument envoûtant. Le défi est devenu de savoir comment l'expérience en présentiel pouvait se traduire par quelque chose de tout aussi convaincant en ligne.
Grâce à la stratégie d'engagement, plus de 20 personnalités et artistes d'Afrique et de la diaspora ont participé au Festival. Des activités culturelles (expositions, festivals de films et performances artistiques) ont été organisées à Luanda, en Angola, tout au long des mois d'octobre et de novembre 2021 par plusieurs ambassades et 44 pays ont créé des pavillons virtuels pour offrir un contenu culturel sur la plateforme virtuelle de la Biennale. Grâce à ce format innovant, le Festival des cultures 2021 a eu un plus grand impact, donnant l'occasion à un public plus nombreux de célébrer la diversité culturelle de l'Afrique et de promouvoir l'interaction entre les cultures, les artistes et le public.
La Biennale de Luanda 2021 a été largement suivie aussi bien en ligne qu’en présentiel, et voici quelques leçons apprises pour vous aider à rester pertinent, à construire une stratégie d'événement solide et à engager votre public :
- Réfléchissez d'abord au contenu que vous souhaitez transmettre aux différents publics et construisez votre programme autour de cela, en restant simple et accessible.
- Placez l'objectif de votre initiative au cœur de votre stratégie et prenez le temps d'analyser vos publics cibles, leurs habitudes et les principales conclusions que vous souhaitez en tirer.
- Associez la stratégie événementielle à une stratégie de communication forte et solide.
- N'oubliez pas que tout ne doit pas nécessairement se dérouler en direct ou être virtuel - choisissez soigneusement les sessions qui méritent d'être diffusées en live streaming.
- La fracture numérique est réelle et doit être prise en compte lors de l'élaboration de la stratégie globale de l'événement pour s'assurer que les bonnes plateformes et les médias adéquats sont sélectionnés.
- Choisissez soigneusement vos locaux - effectuez des vérifications techniques approfondies afin de comprendre ce qui est faisable et ce qui ne l'est pas.
- Fixez des objectifs réalistes et restez flexible. La gestion d'événements consiste toujours à prévoir les imprévus, et encore plus lorsqu'ils sont hybrides. Ayez toujours un plan B et C.
- Entourez-vous d'un groupe de professionnels qui a une bonne compréhension de ce que vous essayez d'accomplir et qui peut vous aider au mieux de ses capacités.
- Surveillez la réaction du public pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
- Enfin, planifiez soigneusement votre budget et vos ressources et sachez qu'un programme hybride implique la mise à disposition de deux plateformes (en virtuel et en présentiel). Cela entraîne des charges globales d'organisation plus importantes et très souvent, des coûts supérieurs à ceux d'un événement uniquement en présentiel. Toutefois, ces coûts peuvent être compensés par un public plus large, un impact plus important et des événements plus écologiques.
Travailler sur cette édition de la Biennale nous a montré que, quel que soit le contexte, cette nouvelle génération d'événements ouvre la voie à des moyens passionnants d'amener des événements à de nouveaux publics avec juste ce qu'il faut en termes d'innovation, de flexibilité, de finalité et de durabilité.
