Artículo

A transição para o híbrido: Lições aprendidas com a Bienal de Luanda 2021 (parte 1)

Biennale of Luanda 2021

Uma vez que a pandemia da Covid-19 continuou a perturbar eventos em todo o mundo, a segunda edição da Bienal de Luanda, realizada de 27 a 30 de Novembro de 2021, teve lugar num formato híbrido original, integrando streaming, sessões presenciais, virtuais e pré-gravadas. Dos fóruns temáticos e sessões de parceria às cerimónias oficiais e ao Festival de Culturas, a Bienal de 4 dias foi concebida para superar a fractura digital e alcançar e envolver novos públicos. 

A organização de um evento desta magnitude mostrou-nos que ter um conteúdo entusiasmante, um programa claro e uma forte estratégia de comunicação é essencial para fazer a diferença!

Com um formato em evolução, um público mais vasto e uma maior interactividade, a mudança para o híbrido oferece uma oportunidade única para ampliar o alcance de um evento e utilizá-lo para inovar.

Enzo Fazzino, o antigo Coordenador internacional da Bienal de Luanda da UNESCO, explica: “A nossa principal preocupação durante o planeamento desta edição e na adaptação a esta forma totalmente nova de organizar um evento em grande escala foi assegurar a acessibilidade a todos aqueles dispostos a participar no nosso esforço para criar um movimento pan-africano para a cultura de paz”.

Organizada conjuntamente pela UNESCO, a União Africana e o Governo de Angola, a Bienal combinou eventos presenciais em Luanda, Angola, com sessões virtuais em directo e pré-gravadas, transmitidas em todo o mundo. A fusão de todos estes segmentos exigiu uma grande capacidade de planeamento, apoio técnico e workshops preparatórios para oradores, moderadores e presidentes de sessão para aproveitar ao máximo esta oportunidade inovadora. O Festival de Culturas, um elemento extremamente popular da Bienal de 2019 que se realizou presencialmente, foi também organizado com eventos ao vivo e online.

Constatámos que o Festival de Culturas, durante a primeira edição da Bienal de Luanda foi absolutamente encantador. O desafio tornou-se a saber como é que a experiência presencial poderia traduzir-se em algo igualmente cativante online.
Kathleen Newlove Oficial de Eventos Internacionais

Graças à estratégia de envolvimento, mais de 20 personalidades e artistas de África e da diáspora participaram no festival. Actividades culturais (exposições, festivais de cinema e performances artísticas) foram organizadas em Luanda, Angola, ao longo de Outubro e Novembro de 2021 por várias embaixadas e 44 países criaram pavilhões virtuais para oferecer conteúdos culturais na plataforma virtual da Bienal. Através deste formato inovador, o Festival de Culturas 2021 teve um maior impacto, dando a oportunidade a uma audiência maior de celebrar a diversidade cultural africana e de promover a interacção entre culturas, artistas e público.

A Bienal de Luanda 2021 foi bastante frequentada tanto online como presencialmente, e aqui estão algumas lições aprendidas para o ajudar a manter-se relevante, construir uma sólida estratégia de eventos e envolver o seu público:

  • Pense primeiro no conteúdo que pretende transmitir aos diversos públicos e desenvolva o seu programa em torno disso, mantendo-o simples e acessível.
  • Coloque o objectivo da sua iniciativa no centro da sua estratégia e dedique tempo a analisar os seus públicos-alvo, os seus hábitos e as principais conclusões que pretende tirar.
  • Combine a estratégia do evento com uma estratégia de comunicação forte e sólida.
  • Lembre-se de que nem tudo tem de ser ao vivo ou virtual - escolha cuidadosamente quais são as sessões que valem a pena transmitir em directo.
  • A clivagem digital é real e tem que ser considerada no desenvolvimento da estratégia global do evento para assegurar que as plataformas e meios de comunicação adequados sejam seleccionados.
  • Escolha cuidadosamente os seus locais - faça verificações técnicas completas para compreender o que é e o que não é viável.
  • Estabeleça objectivos realistas e permaneça flexível. A gestão de eventos é sempre uma questão de planeamento para o inesperado, e ainda mais quando é híbrido. Tenha sempre um plano B e C.
  • Envolva-se com um grupo de profissionais que tenham uma boa compreensão do que está a tentar alcançar e que o possam ajudar da melhor forma possível.
  • Monitorize a reacção do público para compreender o que funcionou e o que não funcionou. 
  • Finalmente, planeie cuidadosamente o seu orçamento e recursos e esteja ciente de que um programa híbrido envolve o fornecimento de duas plataformas (virtual e presencial). Isto significa custos de organização globais mais elevados e, muitas vezes, custos mais elevados do que um evento puramente presencial. Contudo, estes custos podem ser compensados por uma audiência maior, maior impacto e eventos mais ecológicos.

Trabalhar nesta edição da Bienal mostrou-nos que, qualquer que seja o contexto, esta nova geração de eventos abre formas emocionantes de levar os eventos a novos públicos com a quantidade certa de inovação, flexibilidade, propósito e sustentabilidade.

Coraline Bardinat
Oficial de eventos internacionais para a Bienal de Luanda 2021 e Fundadora da Ellipse Communications
Grazia Piras
Coordenadora Internacional da UNESCO para a Bienal de Luanda 2022-23